1. Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyi Penitensiar xidmət (bundan sonra -PX) aparatının, onun tabeliyində olan qurumların və müəssisələrin fəaliyyəti prosesində yaranmış elmi, tarixi və praktiki əhəmiyyəti olan bütün sənədlər Azərbaycan Respublikasının Milli arxiv fonduna daxildir.
2. Bu Təlimat “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun müddəalarına uyğun olaraq hazırlanmışdır və penitensiar sistemə daxil olan bütün struktur qurumların və müəssisələrin fəaliyyəti prosesində yaranmış sənədlərin, tamamlanmış kargüzarlıq işlərinin, eləcə də məhkumların arxivə təhvil verilmiş şəxsi işlərinin mühafizəsi, istifadəsi, məhv edilməsi, müvafiq sorğulara əsasən aidiyyəti üzrə göndərilməsi və s. məsələləri tənzimləyir.
3. “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa əsasən penitensiar sistemin qurumlarının və müəssisələrinin arxiv sənədləri Milli arxiv fondunun xüsusi hissəsini təşkil etməklə, bilavasitə PX-nin özündə mühafizə olunur.
4. Penitensiar sistemin struktur qurum və müəssisələrinin fəaliyyəti prosesində yaranmış uzunmüddətli və daimi mühafizə edilən arxiv işlərinin və sənədlərinin komplektləşdirilməsi, qeydiyyatı və mühafizəsi PX-nin Katibliyinin Arxiv işləri bölməsi tərəfindən aparılır.
2.1. Xidməti fəaliyyət prosesində icra edilmiş sənədlər, onların axtarılıb-tapılmasını asanlaşdırmaq məqsədi ilə nomenklatura üzrə təsdiq edilmiş ayrı-ayrı işlərdə cəmləşdirilir. Həmin işlərdə eyni məsələlərə dair sənədlər toplanır və müəyyən ardıcıllıqla tikilir.
2.2. Tərtib edilən işlərin üz qabığında əhatə edilən məsələnin adı, onun birinci səhifəsində isə həmin işə tikilən sənədlərin mündəricatı yazılır, səhifələr nömrələnir. İşin özü isə müəyyən edilmiş qaydada inventar qeydiyyatına götürülür.
2.3. İşlər mahiyyətinə görə ümumi və xüsusi icraatlı işlərə bölünür.
2.4. Ümumi icraatlı işlər-müvafiq qurumların rəisləri tərəfindən təsdiq edilmiş nomenklaturaya daxil edilmiş işlərdir.
2.5. Xüsusi icraatlı işlərə məhkumların arxivə verilmiş şəxsi işləri, əməkdaşların (təqaüddə olanların) şəxsi işləri, eləcə də müvafiq əmrlərlə müəyyən edilmiş digər işlər aid edilir.
2.6. Bu Təlimatla müəyyən edilmiş tələblər həm ümumi, həm də xüsusi icraatlı işlərin aparılması, arxivə verilməsi və mühafizəsi qaydalarını tənzimləyir.
2.7. Arxiv işləri bölməsi tərəfindən hər ilin əvvəlində PX-in aparatının ayrı-ayrı xidmət sahələrindən, penitensiar sistemin digər qurum və müəssisələrindən yeni hesabat ili üçün tərtib edilmiş ümumi icraatlı işlərin nomenklatura siyahısı alınır, onların düzgün tərtib olunması yoxlanılır, irad və təkliflər bildirilir, bu nomenklatura düzgün tərtib olunduqda o təsdiq olunur və istifadə edilməsi üçün müvafiq qurum və müəssisələrə qaytarılır. Nöqsanların aşkar edildiyi nomenklaturalar bu nöqsanların aradan qaldırılması üçün müvafiq struktur qurum və müəssisələrə qaytarılır.
2.8. İşlərin nomenklaturasının tərtib edilməsi.
2.8.1. Kargüzarlıq işlərinin düzgün tərtib edilməsi məqsədi ilə sənədlər əvvəlcədən ayrı-ayrı məsələlər üzrə qruplaşdırılır. Ümumi icraatlı sənədlərin qruplaşdırılması əsasında tərtib edilmiş işlər nomenklaturaya salınaraq təsdiq edilir. İşlərin nomenklaturasının tərtib edilməsi forması müvafiq normativ aktlarda nəzərdə tutulmuş qaydada müəyyən olunur.
2.8.2. Penitensiar sistemin hər bir struktur qurumunda və müəssisəsində ayrı-ayrı xidmət sahələrinin kargüzarlıq işlərini əks etdirən vahid nomenklatura tərtib olunur.
2.8.3. İşlərin nomenklaturası PX-nin Katibliyinin Arxiv işləri bölməsi ilə razılaşdırıldıqdan sonra müvafiq qurumun (müəssisənin) rəisi tərəfindən təsdiq olunur.
2.8.4. Arxiv işləri bölməsində işlərin nomenklaturası nəzərdən keçirilərkən, işlərin bu nomenklaturada düzgün qruplaşdırılması, başlıqlarının, eləcə də işlərin saxlanılma müddətlərinin düzgün yazılması yoxlanılmaqla, bu nomenklaturanın düzgün tərtib edilməsi təmin edilir.
2.8.5. Arxiv işləri bölməsi ilə razılaşdırılmış işlərin illik nomenklaturası müvafiq rəislər tərəfindən təsdiq edildikdən sonra onun bir nüsxəsi bir ay müddətindən gec olmayaraq, gələcəkdə bu işlərin təhvil verilməsinə nəzarət etmək məqsədi ilə xüsusi fondlar bölməsinə göndərilir.
2.8.6. Penitensiar sistemdə nomenklaturalar ayrı-ayrı xidmət sahələri, onların funksional istiqamətləri üzrə tərtib olunur. İşlər nomenklaturada ardıcıllıqla yerəlşdirilir və onların məxfi və ya qeyri-məxfi olması, saxlanılma müddətləri, işləri icraata qəbul etmiş əməkdaşlar və s. göstərilir.
2.8.7. Ümumi icraatlı işlərin başlıqlarında bu işlərin nomenklaturada qeyd edilmiş adı göstərilir.
2.8.8. Bir məsələyə dair müxtəlif növlü sənədlərdən ibarət olan ümumi icraatlı işlərin başlığında sənədlərin əsas növləri göstərilir.
2.8.9. Plan və hesabat sənədləri toplanmış işlərin başlığında bu sənədlərin əks etdirdiyi dövr göstərilir.
2.8.10. Yazışmaya aid işlərin başlığında yazışmanın aparıldığı orqanın, təşkilatın adı göstərilir. Bu yazışma yalnız bir orqanla aparıldıqda konkret olaraq onun adı, eyni funksiya daşıyan orqanlarla aparılarsa, onların ümumiləşdirilmiş adı ( məsələn, hüquq mühafizə orqanları) göstərilir.
2.8.11. İki il və ya daha artıq müddət ərzində həll olunan məsələlər üzrə ümumi icraartlı işlər keçici işlər hesab olunur. Onlar müvafiq məsələnin həll edilməsi üçün zəruri olan müddət bitməyənədək hər il eyni bir indekslə işlərin nomenklatura siyahısına başlanğıc tarixi göstərilməklə daxil edilir.
2.8.12. Saxlanılma müddətləri müvafiq əmrlə müəyyən edilməmiş sənədlər nomenklaturaya salınarkən, onların saxlanılma müddətləri Arxiv işləri bölməsi ilə razılaşdırılmalıdır.
2.8.13. İl başa çatdıqdan sonra nomenklaturada daimi, müvəqqəti, eləcə də ildən-ilə keçən işlərin və sənədlərin sayı barədə yekun qeydiyyat aparılır. Belə qeydiyyat aparılarkən sənədlər komplektləşdirilir və hər bir cild ayrıca bir iş kimi qeydə alınır.
Katibliyin (kargüzarlıq bölməsinin, qrupunun) rəisi nomenklaturadakı yekun qeydiyyatı təsdiq edir və yekun məlumatlar barədə Arxiv işləri bölməsinə məlumat verir.
2.8.14. Müvəqqəti və daimi mühafizə edilən sənədlər işlərdə ayrı-ayrı qruplaşdırılır.
Konkret bir məsələnin həlli ilə bağlı olan daimi və müvəqqəti mühafizə edilən sənədləri yalnız müstəsna hallarda, müvəqqəti olaraq, eyni bir işdə cəmləşdirmək olar. Kargüzarlıq ili tamam olduqda bu sənədlər müvafiq olaraq daimi və müvəqqəti mühafizə edilən iki müstəqil işə bölünür.
2.8.15. Ümumi icraatlı işlərin daxilində sənədlər məsələnin həllinin məntiqi ardıcıllığı (xronologiya) üzrə və ya sənədlərin tez axtarılıb tapılması üçün daha əlverişli olan əlifba ardıcıllığı, yaxud kargüzarlıq indeksi üzrə sistemləşdirilir.
cavab sənədi sorğu sənədindən sonra yerləşdirilir.
2.8.16. İşə hər bir sənədin yalnız bir nüsxəsi daxil edilir.
2.8.17. Ümumi icraatlı işdə yalnız bir kargüzarlıq ilinin sənədləri qruplaşdırılır (keçici işlərdən başqa).
2.8.18. Sənədlərə olan əlavələr, tarixdən asılı olmayaraq, həmin sənədlərlə birgə bir işdə qruplaşdırılır.
Böyük həcmli əlavələri əsas sənəddə müvafiq qeydlər aparmaqla ayrıca işdə qruplaşdırmaq olar.
2.8.19. Protokollar (stenoqramlar) və onlara aid materiallar müstəqil işlərdə toplanır.
2.8.20. Şəxsi heyət üzrə əmrlər əsas fəaliyyətə dair əmrlərdən, eləcə də ezamiyyətlər, məzuniyyətlər və s. haqqında olan əmrlərdən ayrı işlərdə tikilir.
2.8.21. Tərtib edildiyi və ya daxil olduğu tarixdən asılı olmayaraq, plan və hesabat sənədləri öz məzmununa görə aid olduğu ilin işinə daxil edilir. Prespektiv iş planları bu planların icrasının başlanğıc ilinə, onların icrası barədəki hesabatlar isə müvafiq illərə aid işlərdə toplanır.
2.8.22. Vətəndaşların ərizə, şikayət və təklifləri ayrıca işlərdə cəmlənir. İl ərzində təkrar ərizələr daxil olduqda və ya həmin məsələyə dair yeni sənədlər toplandıqda, onlar əvvəlki sənədlərə əlavə edilir.
2.8.23. Məsələnin həlli gedişində yaranan bütün sənədlər, yazışmalar işdə xronoloji ardıcıllıqla yerləşdirilir.
Müəyyən məsələ üzrə yazışma yenidən başlandıqda sənədlər əvvəlki sənədlərin tikildiyi işin nömrəsi göstərilməklə cari ilin işində cəmləşdirilir.
2.9. İşlərin sənədləşdirilməsi.
2.9.1. Ümumi icraatlı işin üz qabığında struktur qurumun tam və rəsmi qısa adı, işin kargüzarlıq indeksi, cildin nömrəsi, başlığı, məxfilik qrifi, ilkin və sonuncu sənədlərin tarixləri, vərəqlərin sayı, saxlanılma müddətləri və digər məlumatlar göstərilir.
2.9.2. Sənədlərin əhatə etdiyi dövr ərzində struktur qurumun adı dəyişildikdə işin üz qabığında onun əvvəlki adı ilə yanaşı yeni adı da göstərilməlidir.
İş bir müəssisə, struktur qurum tərəfindən başlanılaraq, başqası tərəfindən başa çatdırıldıqda, onun üz qabığında hər ikisinin adı göstərilir.
2.9.3. Arxiv işləri bölməsində mühafizəsi nəzərdə tutulmuş işlərin üz qabığında fondun adının və arxiv şifrinin (fond siyahısının və işin nömrələri) yazılması üçün yer ayrılır.
2.9.4. Arxiv işləri bölməsində mühafizəsi nəzərdə tutulan işlər tərtib edilərkən işin başlanğıcına-sənədlərin daxili siyahısından əvvəl sənədlərdən istifadə vərəqi (forma №-1) tikilir. İş Arxiv işləri bölməsinə verilənədək istifadə vərəqi doldurulmur və bu işdən müəyyən edilmiş ümumi qaydada istifadə olunur.
2.9.5. İlin əvvəlində işin üz qabığına nomenklaturaya uyğun olaraq yazılmış başlıq kargüzarlıq ilinin sonunda dəqiqləşdirilir. Əmrlər, kollegiya, şura iclaslarının və yığıncaqların protokolları toplanan işlər də nömrələnməli, tarixləri göstərilməlidir. Yazışmalar toplanan işlərdə bu yazışmanı aparmış qurumlar dəqiqləşdirilməlidir. Zəruri hallarda, mühüm əhəmiyyət kəsb edən işlərdə bəzi sənədlərin annotasiyası verilir. Sənəd digər sənədin surəti olarsa, başlığın sonunda bu barədə qeydiyyat aparılır. İşə sənədin əsli tikildikdə, heç bir qeydiyyat aparılmır.
Kargüzarlıq ilinin sonunda hər bir iş üzrə olan cildin başlığı dəqiqləşdirilir.
2.9.6. İşdəki sənədlərin ilk və son tarixləri müəyyənləşdirilərkən aşağıdakı əsas qaydalara riayət edilməlidir:
-daxil olan sənədlərə onların daxil olduğu, göndərilən sənədlərə isə icra olunan tarix (qeydiyyat) qoyulur;
-yığıncaqların, kollegiya iclaslarının protokolları toplanan işlərdə onların keçirildiyi günlərin tarixləri qeyd edilir;
-normativ sənədlər, planlar, aktlar və s. bu kimi sənədlər onların təsdiq edildiyi tarixlə, hesabatlar isə tərtib edildiyi tarixlərlə qeydiyyata alınır.
Əgər işdə əvvəlki illərə aid sənədlər varsa, onun üz qabığında ilkin və sonuncu tarixlərə dair olan yazının altında belə bir qeydiyyat aparılır: “_________ illərə aid sənədlər vardır”. Lazım gəldikdə, başlıqdan sonra həmin sənədlərin adları da göstərilir.
Tarixlər göstərilərkən gün, ay və il müvafiq ardıcıllıqla yazılır.
2.9.7. Daimi və uzunmüddətli mühafizə edilən sənədlər qalın üzlüklə cildlənir. Müvəqqəti mühafizə edilən işlərin üz qabığı yarı sərt və ya yumşaq üzlükdən ola bilər.
2.9.8. Daimi mühafizə edilən işlərin üz qabığında yazılar qara mürəkkəblə və ya qara tuşla yazılır. Müvəqqəti mühafizə edilən işlərin üz qabığındakı yazıları mavi mürəkkəb, pasta ilə yazmaq və ya işin üzünə çap olunmuş kağız yapışdırmaq olar.
2.9.9. Hər iş 250 vərəqədən (30-40 mm qalınlıqla) artıq olmamalıdır. Göstərilən miqdardan artıq sənəd olduqda işin nömrəsi və başlığı göstərilməklə yeni cild açılır. Yeni açılmış iş nomenklaturada müvafiq nömrənin altında, yeni sətirdə əks etdirilir.
2.9.10. Sənədlər işlərə bərk sapla, 3-4 yerdən tikilir və ya mətbəə üsulu ilə cildlənir. Tikilən sənədlər sancaqsız olmalıdır.
2.9.11. Şəxsi sənədlər, fotoşəkillər və s. zərflərə qoyulur, bu zərflər işlərə tikilir.
2.9.12. Sənədin mətni vərəqin kənarına çox yaxındırsa və o, tikiliş zamanı örtülürsə, bu vərəqin sol tərəfinə bərk kağızdan zolaq yapışdırılır.
2.9.13. Daimi mühafizə edilən böyük formatlı statistik cədvəllər, çertyojlar və digər sənədlər tikilməzdən əvvəl arxadan tənzif və ya qalın kətana yapışdırılmalıdır.
2.9.14. İşə tikilən hər bir vərəq sağ yuxarı küncündən qrafit qələm və ya nömrəvuranla nömrələnməlidir. Vərəqlərin nömrələnməsində mürəkkəbdən, rəngli qələmlərdən və s. istifadə edilməsi qadağandır.
Şəkillər və digər əyani materiallar arxa tərəfin sol yuxarı küncündən nömrələnir.
İşə bir tərəfindən tikilmiş hər hansı bir formatlı vərəq bir vərəq kimi, qatlanmış və orta hissədən tikilmiş vərəq-iki vərəq kimi nömrələnir; əgər vərəqin kənarına başqa sənədlər (məntiqi çıxarış, tərcümələr və s.) yapışdırılbsa, onlar ayrıca nömrələnir; üzərində sənəd və ya şəkil yapışdırılmış vərəq-bir vərəq kimi nömrələnir.
İşə tikilmiş zərflər nömrələnir, bu halda zərfin içində olan hər bir sənədə növbəti nömrə qoyulur. Zərfdə olan və nömrələnməsi mümkün olmayan şəxsi sənədlər, mükafatlar və digər sənədlər barədə işin daxili siyahısında müvafiq qeydiyyat aparılır.
İşə tikilmiş sıra nömrəsi olan sənədlərin, o cümlədən çap nəşrli sənədlərin nömrələnməsi ümumi qaydada aparılır.
2.9.15. Normativ sənədlərlə tanış olma vərəqləri sənədlərin icra olunmasına dair rəhbər şəxslərin dərkənarı olan sənədlə birlikdə işə tikilir, daxili siyahıya daxil edilir və nömrələnir.
2.9.16. Məxfilik dərəcəsindən, saxlanılma müddətindən asılı olmayaraq bütün sənədlər işin, cildin içərisində olan sənədlərin daxili siyahısına daxil edilir. Daxili siyahı işin, cildin əvvəlinə tikilir, burada sənədlərin nömrələri, tarixləri, qısa məzmunu və müvafiq vərəqlərin nömrələri göstərilməlidir.
Tamamlanmış işin, cildin daxili siyahısında vərəqlərin sayı göstərilən yekun yazı tərtib edilir. Daxili siyahının vərəqləri ayrıca göstərilir.
2.9.17. Tamamlanmış işin, cildin sonuncu vərəqindən sonra tikilən xüsusi vərəqdə işə tikilmiş vərəqlərin sayı, eləcə də ayrıca olaraq daxili siyahının vərəq sayı rəqəmlə və sözlə yazılır, istifadə vərəqənin, zərflərin mövcudluğu, sənədlərin vəziyyəti və s. göstərilir.
Bu cür təsdiqedici yazı olan vərəq işə əvvəlcədən tikilməyibsə, onun yuxarı hissəsi işdəki sonuncu vərəqdən sonra üzlüyə yapışdırılır.
2.9.18. Mətbəə üsulu ilə cildlənmiş işlər əl ilə tikilmiş işlər kimi möhürlə təsdiqlənir.
2.9.19. Sənədlərin daxili siyahısını və təsdiqedici yazını bu işi hazırlayan əməkdaş öz vəzifəsini və tarixi göstərməklə tərtib edir.
2.9.20. İcraatı tamamlanmış işlər müəyyən olunmuş qaydada inventar uçotuna alınır.
2.10. İşlərin mühafizə edilmək üçün hazırlanması və Arxiv işləri bölməsinə verilməsi.
2.10.1. Arxiv işləri bölməsi icraatı başa çatmış aşağıda göstərilən işləri qəbul edir:
- daimi və uzunmüddətli mühafizə edilən işləri;
- əvvəllər işləmiş əməkdaşların şəxsi işlərini;
- daxil olan pensiya işlərini;
- cəzaçəkmə müəssisələrindən məhkumların daxil olan şəxsi işləri.
2.10.2. Funksiyaları digərinə verilmədən ləğv edilən penitensiar sistemin stuktur, qurum və müəssisələrinin bütün ümumi icraatlı işləri mühafizə edilmək üçün Arxiv işləri bölməsi tərəfindən qəbul edilir. Bu zaman həmin sənədlərin müvafiq struktur qurum və müəssisələrdə müəvəqqəti olaraq saxlanılması üçün müəyyən edilmiş müddətlər nəzərə alınmır.
2.10.3. Funksiyaları digərinə verilən struktur qurum və müəssisələrin yalnız tamamlanmış ümumi icraatlı işləri Arxiv işləri bölməsinə verilir.
2.10.4. Arxiv işlər bölməsi bu təlimatın 2.10.1-2.10.3. bəndlərində göstərilənlərlə yanaşı digər kateqoriyalı işləri də PX rəhbərliyinin göstərişlərinə əsasən qəbul edə bilər.
2.10.5. Arxiv işləri bölməsi sənədləri təhvil verən sruktur qurum və müəssisələrin siyahısını, eləcə də təhvil veriləcək sənədlərin kateqoriyasını müəyyən edir, onları təsdiq olunmaq üçün PX-nin Mərkəzi Ekspert Komissiyasına (MEK) təqdim edir.
2.10.6. Ümumi icraatlı işlər tamamlandıqdan sonra bir il müddətindən gec olmayaraq Arxiv işləri bölməsinə təhvil verilməlidir.
2.10.7. Arxiv işləri bölməsində mühafizəsi nəzərdə tutulan başa çatdırılmış, lakin praktiki işdə istifadəyə ehtiyacı olan işlərdə Arxiv işləri bölməsinə təhvil verilməli və sonradan müəyyən edilmiş qaydada müvəqqəti istifadə üçün götürülməlidir.
2.10.8. İşlər yalnız siyahı üzrə Arxiv işləri bölməsinə qəbul edilir. Daimi və müvəqqəti mühafizə edilən işlərə dair ayrı-ayrı siyahılar tərtib olunur.
2.10.9. Azərbaycan Respublikası ƏN PX-nin aparatında yeni il üçün ümumi icraatlı işlərin siyahısı (forma №-2) hər bir müstəqil xidmət üzrə ayrıca tərtib olunur.
2.10.10. ƏN PX-nin struktur qurumlarında isə ümumi icraatlı işlərin vahid siyahısı (forma №-2) tərtib edilir.
2.10.11. ƏN PX-nin və onun tabeliyində olan bütün qurumların katiblikləri (dəftərxanaları) hər il əmrlərin və göstərişlərin siyahısını (forma №-3) tərtib edir. Tam məxfi, məxfi, qeyri-məxfi və işçi heyət üzrə olan əmrlər, eləcə də məxfi, qeyri-məxfi göstərişlər üzrə siyahılar ayrıca tərtib olunur.
2.10.12. İşlər siyahıda xüsusi fondda mövcud olan sistemləşdirilmə sxeminə uyğun olaraq yerləşdirilir.
2.10.13. Hər iş (cild) siyahıya müstəqil sıra nömrəsi ilə daxil edilir.
2.10.14. Ümumi icraatlı işlərin siyahısına tamamlanmış, eləcə də ildən ilə keçən tamamlanmamış işlər daxil edilir. Bu halda tamamlanmamış işlərə sıra və arxiv nömrələri verilmir. Siyahının “Qeydlər” hissəsində “______№-li siyahıdakı, _______ №-li işə bax” sözləri yazılır. Bu cür işlər tamamlandıqdan sonra fonda daxil olduqda, işin tamamlandığı ilin siyahısında onun sıra və arxiv nömrələri yazılır, siyahının digər sətir və sütunları da doldurulur. Bu işin arxiv nömrəsi onun tamamlanması barədə əvvəlki bütün illərdə daxil olan siyahıların “Qeydlər” hissəsində əks etdirilir.
2.10.15. Siyahının sütunları işlərin üzlüklərində yazılan məlumatlara uyğun olaraq doldurulmalıdır.
2.10.16. Eyni başlıqlı işlər siyahıda birinci işin başlığı ilə tam, qalanları isə “həmin iş” sözü yazılaraq əks olunur, digər göstəricilər isə bütövlükdə yazılır.
2.10.17. Siyahının “qeydlər” sütununda işlərin fiziki vəziyyətinin xüsusiyyətləri, həmçinin müvafiq akta istinad etməklə işlərin çıxdaşı və ya məhv edilməsi barədə məlumatlar göstərilir.
2.10.18. İşlərin siyahısı 2 nüsxədə tərtib olunur. Nüsxələrin biri işlərlə birlikdə Arxiv işləri bölməsinə verilir, ikinci isə təhvil verən qurumda qalır.
2.10.19. Sabiq əməkdaşların şəxsi işləri Arxiv işləri bölməsinə əlifba ardıcıllığı ilə tərtib olunmuş siyahı (forma №-4) üzrə təhvil verilir. Bu siyahıya həmin əməkdaşlara dair tərtib olunmuş soyad kartoçkaları da (forma №-5) əlavə edilir. Bu kartoçkalar fondun soyad kartotekasında yerləşdirilir.
2.10.20. Pensiya ödənilməsi dayandırılmış və ya kəsilmiş sabiq əməkdaşların pensiya işləri ƏN PX-nin Pensiya şöbəsində 5 il müddətində saxlanıldıqdan sonra siyahı üzrə (forma №-6) Arxiv işləri bölməsinə verilir.
Şəxsi işi artıq arxivdə olan əməkdaşın pensiya işi Arxiv işləri bölməsinə daxil olduqda, əlavə məlumatlar onun soyad kartoçkasının 10-cu bəndində yazılır və pensiya işinin arxiv nömrəsi əks etdirilir.
2.10.21. Digər hallarda isə təhvil verən tərəf pensiya işinə onun soyad kartoçkasını da (forma №-5) əlavə edir.
2.10.22. Əməkdaşların əmək haqqlarının ödənilməsi kartoçkaları Arxiv işləri bölməsinə işlərə tikilmiş vəziyyətdə və müvafiq olaraq tərtib edilmiş qaydada təhvil verilir. Kartoçkalar hər bir işdə əlifba sırası ilə düzülür.
2.10.23. Ümumi icraatlı işlərin siyahısı Azərbaycan Respublikası ƏN PX-nin Mərkəzi Ekspert Komissiayası tərəfindən baxılır və təsdiq edilir.
2.10.24. İşlərin Arxiv işləri bölməsinə verilməsi səlahiyyətli əməkdaşlar tərəfindən həyata keçirilir.
2.10.25. İşlər qəbul edilərkən aşağıdakılar yoxlanılır:
-siyahıların və hər bir işin tərtib edilməsinin düzgünlüyü;
-hər bir işin qeydiyyat (uçot) nömrəsinin və başlığının siyahıda göstərilən məlumata uyğunluğu;
-işin vərəqlərinin nömrələnməsinin düzgünlüyü və sayı (qeyri-məxfi işlərin səhifələrinin nömrələnməsini seçmə qaydasında yoxlamaqla qəbul edilməsinə yol verilir).
Məhkumların arxivə təhvil vermək üçün hazırlanmış şəxsi işlərini qəbul edərkən əlavə olaraq aşağıdakılar yoxlanılır:
- məhkumlar tərəfindən şəxsi sənəd və əşyaların (qiymətli əşyaların) alınması barədə qəbzlərin olması;
- tibbi vərəqinin olması;
- cəzaçəkmə müəssisələrində işlədiyi dövrə görə əmək haqqı barədə arayışın olması.
Sabiq əməkdaşların şəxsi işlərini qəbul edərkən əlavə olaraq aşağıdakılar yoxlanılır:
-şəxsi işin xidmət siyahısında müvafiq kadr aparatı, əməkdaşın vəzifəsi, soyadı göstərilməklə onun imzasının və xidməti yazıları təsdiq edən möhürün mövcudluğu;
-işdə olan şəxsi sənədlərin sabiq əməkdaş tərəfindən alınması barədə qəbzlər və ya bu cür sənədlərin işdə olmaması barədə arayışlar.
2.10.26. Təhvil-qəbul siyahılarının bütün nüsxələri təhvil verən və qəbul edən əməkdaşların vəzifələri, soyadları göstərilməklə imzalarla təsdiq olunur. İşi qəbul etmiş əməkdaşın imzası PX-nin möhürü ilə təsdiq edilir.
3.1. Arxiv sənədlərinin düzgün qeydiyyata alınmasını və hərtərəfli istifadə edilməsini təmin etmək məqsədi ilə Arxiv işləri bölməsində onların təsnifatı, yəni arxiv fondu daxilində qruplaşdırılması aparılır.
3.2. Penitensiar sistemin hər bir qurumunun fəaliyyəti prosesində yaranmış bütün sənədlər ümumilikdə struktur qurumun sənədli fondunu təşkil edir. Həmin struktur qurumun özü isə bu fondu təşkil edən sayılır. Arxiv işləri bölməsində mühafizə edilən sənədlər ayrı-ayrı arxiv fondları üzrə qruplaşdırılır.
3.3. Hər bir arxiv fondu Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat və təsnifat vahididir. Bir arxiv fondunun sənədləri digər fondlarda saxlanıla bilməz. Sənədlərin fond aidiyyəti müəyyən edildikdə həmin sənədlər PX-nin razılığı ilə müvafiq aktla (forma №-8) fondun birindən digərinə verilə bilər.
3.4. Arxivlər, arxiv fondları və sənədlər kolleksiyası arxiv fondunun müxtəlifliyidir.
Arxiv fondu - öz aralarında müəyyən əlaqəsi -vəzifələrin eyniliyi, vahid tabeçilik və s. olan iki və daha artıq fond təşkil edənin sənədlərindən ibarətdir.
Arxiv kollegiyası-müəyyən əlamətlərinə görə (mövzu eyniliyi və s. görə) bir-biri ilə əlaqəsi olan bir və ya bir neçə fond yaradanın fəaliyyəti nəticəsində əmələ gələn arxiv fondudur.
Tarixi, elmi və s. əhəmiyyət kəsb edən az miqdarda olan sənədlər üzrə ayrıca arxiv fondu yaradılmır. Belə sənədlər ''sənədlər kolleksiyası''na əlavə olunur.
3.5. Sənədlərin fond aidiyyətini düzgün müəyyən etmək onları müvafiq arxiv fondunda, sənədlər kolleksiyasında düzgün yerləşdirmək deməkdir.
3.6. Daxil olmuş sənədlər onların daxil olduqları struktur qurumun fonduna aid edilir.
Göndərilən sənədlərin surəti bu sənədləri göndərmiş qurumun fonduna aiddir.
3.7. Ardıcıllıqla bir neçə struktur qurumlarda aparılan ümumi icraatlı işlər həmin işlərin icraatını başa çatdıran struktur qurumun fondunun tərkibinə daxildir. Ləğv edilən struktur qurumun funksiyaları yeni yaradılmış struktur quruma verilərsə, icraatı başa çatdırılmış işlər ləğv edilən struktur qurumun fonduna, başa çatdırılmamış işlər isə yeni struktur qurumun fonduna birləşdirilir.
3.8. Fond təşkil edən struktur qurumda yalnız struktur dəyişikliyi edilibsə, yəni onun sadəcə olaraq səlahiyyətləri artırılıb-azaldılıb və ya tabeçiliyi, strukturu, ştat vahidi dəyişilibsə, eləcə də fəaliyyəti müvəqqəti dayandırılıb, sonradan bərpa edilmişsə, həmin qurumun həm əvvəlki, həm də sonrakı dövrlərinə aid olan sənədləri bir fond təşkil edir.
3.9. Bir struktur qurum bir neçə müstəqil struktur quruma bölündükdə, birliyə daxil edildikdə, ləğv olunmaqla səlahiyyətləri qismən və ya tam olaraq yeni yaradılmış struktur quruma verildikdə, icraatı tamamlanmış işlər keçmiş struktur qurumun, başa çatmamış işlər isə yeni yaradılmış struktur qurumun fonduna verilir.
3.10. Arxiv fondunun xronoloji sərhəddi fond təşkil edən struktur qurumun yaradıldığı və ləğv olunduğu tarixlə sayılır. Birləşdirilmiş arxiv fondunun sərhəddi ən tez və ən gec yaradılmış qurumların tarixləri arasında olan dövr sayılır.
Bir-biri ilə əlaqəsi olan bir və ya bir neçə fond aradanın fəaliyyəti nəticəsində əmələ gələn arxiv fondunun sərhəddi ilkin və sonuncu sənədlərin tarixlərini əhatə edən dövr sayılır.
3.11. Fond təşkil edənin mövcudluğunun ilkin və son tarixlərinin müəyyən edilməsi üçün əsas bu struktur qurumun yaradılması və ləğv edilməsi barədə olan hüquqi aktlardır.
3.12. İnzibati ərazi bölgüsünün dəyişilməsindən asılı olmayaraq struktur qurumun sənədləri onun bütün mövcudluğu dövründə bir fond təşkil edir.
3.13. Arxiv işləri bölməsində aşağıdakı əsas arxiv fondları yaradılır:
- PX aparatının və penitensiar sistemin digər müəssisələrinin və qurumlarının fondları;
- tədris müəssisələrinin fondları;
- ləğv olunmuş struktur qurumların fondları;
- PX-in və penitensiar sistemin digər müəssisələri və qurumlarının əmr və göstərişlərinin kolleksiyası;
- məhkumların arxivə təhvil verilmiş şəxsi işlərinin kolleksiyası;
- işçilərə əmək haqqı verilməsi barədə şəxsi vərəqlərin kolleksiyası;
- pensiya işlərinin kolleksiyası;
- pensiyaçıların və sabiq işçilərin şəxsi işlərinin kolleksiyası.
PX rəhbərliyinin göstərişinə əsasən Arxiv işləri bölməsində digər fondlar da yaradıla bilər.
3.14. PX-nin əmr və göstərişləri ayrı-ayrılıqda müstəqil kolleksiya təşkil edir.
3.15. Penitensiar sisteminə daxil olan digər müəssisə və qurum rəislərinin əmr və göstərişləri müstəqil kolleksiya yaratmır, onlar sadəcə olaraq həmin qurumun, müəssisənin müvafiq fonduna əlavə edilir.
3.16. Arxiv fondunun daxilində sənədlərin təsnifatı.
3.16.1. Arxiv fondu daxilində sənədlərin təsnifatı onların fond daxilində qruplaşdırılması və ardıcıllıqla yerləşdirilməsindən ibarətdir.
3.16.2. İşlər fondda işlərin sistemləşmə sxeminə əsasən qruplaşdırılır. Bu sxem Arxiv işləri bölməsində hər bir müstəqil fond, birləşmiş fond və kolleksiya üzrə tərtib edilir.
3.16.3. Arxiv fondu daxilində işlərin bölgüsü işlərin struktur, xronoloji, funksional, nominal, inzibati-ərazi, əlifba və s. təsnifat əlamətlərinə görə qruplaşdırılması əsasında həyata keçirilir.
3.16.4. Hər bir fondun işləri onların aparılması üçün daha məqsədəuyğun sayılan bütün təsnifat əlamətlərinin ardıcıllığı ilə qruplaşır. Bu məqsədəuyğunluqdan asılı olaraq xronoloji-struktur, xronoloji-funksional, struktur xronoloji və işlərin sair təsnifat sxemlərindən istifadə olunur.
3.16.5. Xronoloji-struktur sxem-fəaliyyət göstərən və ləğv edilmiş struktur qurumların arxiv fondlarındakı işlərinin sistemləşdirilməsində tətbiq olunur.
Bu sxem üzrə fondun işləri illər üzrə, bir il ərzində olanlar isə qurumun struktur bölmələri üzrə qruplaşdırılır.
3.16.6. Xronoloji funksional sxem-struktur quruluşu sadə olan və ya qeyri sabit fəaliyyət göstərən və ya ləğv edilmiş qurumların fondlarının işlərinin sistemləşdirilməsində tətbiq olunur.
Bu sxem əsasında fondun işləri illər üzrə, bir il ərzində olanlar isə fondyaradanın funksiyaları, fəaliyyət istiqaməti üzrə qruplaşdırılır.
3.16.7. Struktur-xronoloji sxem- sabit struktur quruluşa və böyük həcmdə daimi və müvəqqəti mühafizə edilən sənədlərə malik olmuş, ləğv edilmiş qurumların arxiv fondlarının sistemləşdrilməsi üçün istifadə olunur.
Bu sxem üzrə fondun işləri struktur qurumlar üzrə, hər struktur qrup daxilində isə illər üzrə qruplaşdırılır.
3.16.8. Qruplar daxilində işlərin fondda qruplaşdırılması tələb olunan sənədləri axtarıb tapmaq işini asanlaşdıran bir və ya bir neçə uyğun əlamətlər üzrə aparılır.
3.16.9. Birləşmiş arxiv fonduna daxil olan arxiv fondları fond yaradan orqanların əhəmiyyətlilik dərəcəsi, əlifba ardıcıllığı və s. göstəricilərə əsasən yerləşdirilir.
Birləşmiş arxiv fonduna daxil olan hər bir fond daxilində müxtəlif sistemləşdirilmə sxemləri tətbiq olunur. Oxşar qurumların fondları üçün eyni sistemləşdirilmə sxemi istifadə olunur.
3.6.10. Kolleksiya işlərinin sistemləşdirilməsi sənədlərin tərkibi ilə müəyyənləşdirilir. Oxşar işlərin kolleksiyaları daxilində onların əlifba, xronoloji və sair ardıcıllıqla qruplaşdırılması mümkündür.
Tematik əlamətlər üzrə yaradılan kolleksiyalar daxilində işlərin mahiyyət etibarı ilə kiçik həcmli mövzular üzrə tarixləri gözlənilməklə qruplaşdırılması mümkündür. Tematik qruplar daxilində sənədlər həcmindən, tərkibindən asılı olaraq müxtəlif əlamətlər üzrə birləşdirilə bilər.
4.1. Arxiv işləri bölməsi qeydiyyat vahidi olaraq fond və iş hesab edilir.
4.2. Arxiv işləri bölməsində saxlama vahidi iş (işin cildi) sayılır.
4.3 Ümumi icraatlı işin hər bir cildi sərbəst qeydiyyat vahididir.
4.4. İki, üç və daha çox cilddən ibarət olan xüsusi icraat işləri bir qeydiyyat vahidi, lakin iki, üç və sair saxlanma vahidi sayılır.
4.5. Arxiv işləri bölməsində arxiv işlərinin qeydiyyatı bu iş üçün xüsusi olaraq təyin edilmiş və qeydiyyata məsul olan bir və ya bir neçə əməkdaş tərəfindən aparılır.
4.6. Arxiv işləri bölməsində olan arxiv işlərinin tərkibində və həcmində aparılan dəyişikliklər dərhal qeydiyyat sənədlərinə daxil edilir.
4.7. Arxiv işləri bölməsində aşağıdakı əsas qeydiyyat sənədləri tərtib edilir:
-işlərin siyahıları(2-4, 6 və 7 №-li formalar);
-daxil olan və göndərilən işlərin qeydiyyat kitabı (forma N 9);
-fondların siyahısı (forma № 10);
-fond vərəqi (forma №-11);
-fond kartoçkası (forma №-12);
-Arxiv işləri bölməsinin pasportu (forma №-13).
Əlavə qeydiyyat sənədlərinin də (siyahıların, reyestrlərin, mühafizəxananın pasportunun və s.) aparılmasına yol verilir.
4.8. Arxiv işləri bölməsinin bütün qeydiyyat sənədləri məxfilik dərəcəsindən asılı olmayaraq Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərinin xüsusi qeydiyyat jurnalında qeydiyyata alınır. Bu jurnal Arxiv işləri bölməsində aparılmaqla jurnalların, kartoçkaların və PX-də icraatı başa çatmış işlərin qeydiyyatı jurnalında əks etdirilir.
Köhnəlmiş formalı qeydiyyat sənədləri (işlərin qeydiyyatı jurnalı və s.) məhv edilmir, qeydiyyat və sorğu işlərinin aparılması üçün saxlanılır.
4.9. Qeydiyyat sənədləri arxiv sənədlərindən ayrı, qapalı otaqda, onlar üçün xüsusi ayrılmış seyflərdə, dəmir şkaflarda saxlanılır və qeydiyyata cavabdeh olan şəxsin öhdəsində olur. İş vaxtı qurtardıqdan sonra qeydiyyat sənədləri saxlanılan otaqlar, seyflər, dəmir şkaflar bağlanır, Arxiv işləri bölməsində qeydiyyata cavabdeh əməkdaşın şəxsi möhürü ilə möhürlənir.
4.10. İşlərin siyahısından başqa digər bütün qeydiyyat sənədləri daxili istifadə sənədi hesab edilməklə, işdə istifadə etmək üçün yalnız xüsusi fondun əməkdaşlarına verilə bilər.
4.11. Regional xüsusi fond aparatları olduqda, Azərbaycan Respublikası ƏN PX-nin Arxiv işləri bölməsi respublika üzrə bütün müvafiq müəssisə və qurumlarda mühafizə edilən arxiv sənədlərinin mərkəzləşdirilmiş qeydiyyatını aparır, bu məqsədlə arxiv sənədlərinin Mərkəzi Fond Kataloqunu (MFK) tərtib edir, Arxiv işləri bölməsinin pasportlaşmasını həyata keçirir.
4.12. Daxil olan və göndərilən işlərin qeydiyyatı kitabı.
4.12.1. Daxil olan və göndərilən işlərin qeydiyyatı kitabında (forma №-9) arxiv işlərinin Arxiv işləri bölməsinə ilkin daxil olmasının və oradan digər yerlərə göndərilməsinin qeydiyyatı aparılır.
4.12.2. Hər bir daxil olan və ya göndərilən iş ( siyahı ilə, aktla və s.) onun bir və ya bir neçə fondun işindən ibarət olmasından asılı olmayaraq növbəti sıra nömrəsi ilə qeydə alınır.
Əgər daxil olma və ya çıxma bir neçə fondun işindən ibarətdirsə, hər fond üzrə məlumatlar ayrıca sətirdə həmin nömrə göstərilməklə yazılır.
4.12.3. Daxil olmuş sənədlər üzrə yeni fond yaradıldıqda, ilk növbədə bu fond müvafiq siyahıda (forma №-10) qeydə alınaraq nömrələnir, sonradan bu sənədə həmin fondun nömrəsi qoyulur. Daxil olmuş iş Arxiv işləri bölməsində olan fonda aiddirsə, qeydiyyat kitabında fondun nömrəsi göstərilməlidir.
4.12.4. Hər ilin axırında qeydiyyat kitabında il ərzində daxil olmuş və göndərilmiş işlərin yekun sayı göstərilir.
4.13. Fondların siyahısı.
4.13.1. Fondların siyahısı (forma №-10) arxiv fondlarının ümumi qeydiyyatı və nömrələnməsi üçün nəzərdə tutulub.
4.13.2. Mühafizə üçün daxil olan hər bir arxiv fonduna fondun növbəti sıra nömrəsi verilir.
4.13.3. Hər bir arxiv fondu yalnız bir dəfə-müvafiq sənədlər fondların siyahısına ilk dəfə daxil olarkən yazılır.
4.13.4. Fondlar, birləşmiş fondlar və sənəd kolleksiyaları fondların siyahısına ümumi əsaslarla daxil edilir.
4.13.5. Çıxarılan və ya ləğv edilən fondun nömrəsi digər fonda verilmir. Əvvəllər müstəqil qeydiyyata alınmış fondlardan yaranmış birləşmiş fonda bu fondlardan birinin nömrəsi verilir, qalan fondların nömrələri sərbəst qalır və istifadə olunmur.
4.13.6. Siyahıda fond təşkil edənin tam və rəsmi qəbul edilmiş qısa adı, tabe olduğu qurum, dislokasiyası, fəaliyyət müddətinin ilk və sonuncu ili göstərilir. Fond təşkil edənin adı dəyişibsə, siyahıda onun sonuncu adı göstərilir. Bütün əvvəlki adlar yalnız fondun vərəqində və kartoçkasında göstrərilir (forma №-11 və 12).
4.13.7. Sənəd kolleksiyası ilkin və sonuncu sənədlərin tarixi göstərilməklə kolleksiyaya daxil olan işlərin ümumiləşdirilmiş adından ibarətdir.
4.13.8. Birləmiş fondun adı onun tərkibinə daxil olan fond təşkil edənlərin ümumiləşdrilmiş adından ibarətdir. Fond təşkil edənlərin hər birinin tam və rəsmi şəkildə qəbul edilmiş qısaldılmış adı, dislokasiyası birləşmiş fondun vərəqində və kartoçkasında (forma №-11 və 12) göstərilir.
4.14.1. Fondun adında, tərkibində, həcmində edilən dəyişikliklərin əks olunması məqsədi ilə fond vərəqi (forma №-11) tərtib olunur.
4.14.2. Fond vərəqi bu fonda dair ilk sənəd daxil olarkən tərtib edilməlidir.
4.14.3. Fondun nömrəsi vərəqdə fondların siyahısına (forma №-10) əsasən göstərilməlidir.
4.14.4. “Fondun hər bir adının başlanğıc və son tarixləri” sütununda fond təşkil edənin mövcudluğunun başlanğıc və son tarixi, bu dövr ərzində sənədlərin saxlanılıb-saxlanılmamasından asılı olmayaraq bir ad altında göstərilir.
Ümumi tabeçilikləri olan orqanların fondlarının birləşdirilməsi prinsipləri əsasında birləşmiş fondlar üçün bir ad altında onların rəhbər orqanının mövcudluğunun başlanğıc və son tarixi göstərilir.
Əgər fond təşkil edən öz fəaliyyətini davam etdirirsə, son tarix qoyulmur.
4.14.5. “Fondun adı” sütununda fond təşkil edənin tabeçiliyi göstərilməklə yarandığı vaxtdan onun rəsmi qəbul edilmiş adı, eləcə də mötərizə içərisində qısaldılmış adı, tabeçiliyi və dislokasiya yerləri xronoloji qaydada göstərilir.
Birləşmiş fondlara fond təşkil edənlərin ümumi adı verilir və bu fonda daxil olan bütün fondtəşkiledənlərin bir adı, tabeçilikləri, onların hər birinin fəaliyyətinin başlanğıc və son illəri, dislokasiya yerləri göstərilir.
Fond təşkil edənin adında edilən bütün sonrakı dəyişikliklər fond sənədləri saxlanılmaq üçün daxil olduqca fond vərəqinə əlavə olunur.
4.14.6. “Fond kartoçkalarının ƏN PX-nin Katibliyinə göndərilməsi tarixi” sütununda fond kartoçkalarının (forma №-12) Mərkəzi Fond Kataloquna daxil edilməsi üçün göndərilməsinin faktiki tarixi qoyulur.
4.14.7. Fond vərəqinə fond siyahısına salınmış və ya salınmamış hər bir sənədin daxil olması və çıxması qeyd edilir.
4.14.8. Siyahıya salınmış və salınmamış işlərin daxil olması barədə fond vərəqində qeydiyyat aşağıdakı sənədlər əsasında aparılır:
-işlərin siyahısı (2-4, 6 və 7 №--li formalar);
-işlərin tapılması barədə akt (forma №-14);
-sənədlərin şərh edilməsi, siyahıların yenidən işlənilməsi barədə akt (forma №-15);
-qeydiyyat sənədlərində buraxılmış texniki səhvlər barədə akt (forma №-16);
-köhnə uçot formalı arxiv işlərinin qeydiyyat jurnalı və arxivə qəbul edilən işlərin arxivə göndərilmə məktubları.
4.14.9. İşlərin qeydiyyatdan çıxarılmasına əsas verən sənədlər aşağıdakılardır:
-sənədlərin şərh edilməsi, işlərin siyahılarının yenidən işlənilməsi üzrə akt (forma №-15);
-sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması barədə akt (forma №- 17);
-bərpaları mümkün olmayan sənədlər, işlər barədə akt (forma №- 18);
-tapılmayan və tapılması artıq mümkün olmayan işlər barədə akt (forma №- 19);
-işin Arxiv işləri bölməsindən götürülməsi barədə qərar.
4.14.10. Fonddakı işlərin vəziyyətinin yoxlanılması haqqında akt (forma №-25) və itirilmiş işlərin axtarışının başa çatması barədə akt (forma №-26) fond vərəqində dəyişikliklər edilməsi üçün əsas ola bilməz.
4.14.11. İşlər hər dəfə daxil olanda və çıxdaş olanda “Mövcudluğu (qalıq)--------------”
sütununda bu siyahı üzrə və bütövlükdə faktiki olaraq fond üzrə qalan işlərin sayı göstərilir.
4.14.12. Bu siyahıdan bütün işlər çıxarılarsa, həmin siyahının nömrəsi digər siyahılara verilmir.
4.14.13. Fond vərəqində növbəti yazılar üçün yer qalmırsa, yeni vərəq əlavə edilir və onun yuxarı hissəsində “-----saylı fond vərəqinin davamı”, birinci vərəqində isə “vərəqin davamına 2-ci (3-cü, 4-cü və s.) vərəqlərdə bax” sözləri yazılmalıdır.
4.14.14. Fond vərəqi yararsız vəziyyətə düşərsə və ya birləşmiş fonda yeni nömrə verilərsə, yenisi tərtib edilir, köhnəsi isə fond işinə tikilir. Fondun köhnə və yeni vərəqlərinin sağ yuxarı küncünə “Vərəq yenidən tərtib edilmişdir” sözləri yazılır, tarix, onu tərtib edən əməkdaşın vəzifəsi göstərilir və imzası qoyulur.
4.14.15. Fondların vərəqləri fondun sıra nömrəsi ardıcıllığı ilə xüsusi bağlı qovluqlarda saxlanılır. Hər qovluqda ayrıca bir vərəqdə vərəqləri bu qovluqda olan fondların nömrələri və ümumi sayı göstərilən təsdiqedici qeydiyyat aparılır.
4.15. Fond kartoçkası.
4.15.1. Arxiv sənədlərinin penitensiar müəssisələrin bölgüsü üzrə mühafizəsinə dair PX-nin müvafiq əmri ilə Katibliyin Arxiv işləri bölməsindən başqa digər qurumlar yarandıqda, onlar penitensiar müəssisələrdəki arxivlərdə mühafizə edilən fondlar barədə mütəmadi olaraq PX-yə fond kartoçkaları (forma №-12) təqdim etməlidirlər. Fond kartoçkası fondlar barədə Mərkəzi Fond Kataloqunda (MFK) vahid fond qeydiyyatının aparılmasını, eləcə də həmin fondlardan da arayışların verilməsini təmin edir.
4.15.2. Fond kartoçkası Arxiv işləri bölməsində, eləcə də digər müvafiq qurumlarda mühafizə edilən hər bir arxiv fonduna birləşmiş arxiv fonduna, sənədlər kolleksiyasına tərtib edilir.
4.15.3. Fond kartoçkası fond vərəqindəki (forma №-11) yazılara əsasən çap makinasında tərtib olunur. Kartoçkada birləşmiş fondun adı bütöv yazılmaqla fond təşkil edənlərin də hamısının adı göstərilir.
4.15.4. Fondda unikal və xüsusi dəyərli sənədlərin olması, bu sənədlərin fiziki vəziyyəti kartoçkanın “Qeyd” bölməsində əks etdirilir.
4.15.5. Fond kartoçkasının üz və arxa hissəsində yazılar üçün yer qalmırsa, davamı yeni kartoçkada tərtib edilir və onun üz tərəfininin yuxarı hissəsində “-----№--li fondun kartoçkasına əlavə -vərəq 2 “ sözləri yazılır. Belə halda fond kartoçkasının birinci səhifəsində bu sözlər yazılır: “Davamı vərəq 2-də (3,4 və s.)”
4.15.6. Digər fondlarda fond kartoçkası 2 nüsxədə tərtib olunaraq, 1 nüsxəsi MFK-ya daxil edilmək üçün ƏN PX-yə göndərilir, ikincisi isə həmin fondun fond kartotekasına daxil edilir.
4.15.7. Təlimatın 4.15.1.-ci maddəsində göstərilmiş qaydada digər qurumlar yaradıldıqda, onlar hər il yanvar ayının 1-dək fondların tərkibində və həcmində baş vermiş dəyişikliklər barədə ƏN PX-yə məlumat təqdim etməlidir (forma №- 20).
Çəruri hallarda bu formaya izahedici məktub əlavə edilə bilər.
4.16. İşlərin siyahısı.
4.16.1. İşlərin siyahısı (2-4, 6 və 7 №--li formalar) Arxiv işləri bölməsində mühafizə edilən arxiv işlərinin fərdi və yekun qeydiyyatının aparılmasını təmin edir.
4.16.2. Daimi mühafizəsi üçün Arxiv işləri bölməsinə daxil olan işlərin siyahısına, fond vərəqinə uyğun olaraq, 1 rəqəmindən başlayaraq sıra nömrəsi verilir.
Sonradan bu fond üzrə daxil olan daimi mühafizə edilən bütün işlərin siyahıları həmin nömrə ilə qeydiyyata alınır; 1 nömrəli siyahı üzrə qeydiyyata alınan işlərə arxiv nömrələri ümumi şəkildə, dördrəqəmli nömrəyə çatanadək verilir.
Bu siyahıya salınmış işlərin sayı 4 rəqəmli ədədi keçdikdə, bu fond üzrə daimi mühafizə edilən işlərin siyahısına “2” nömrəsi verilir və yenidən 1-dən 4 rəqəmliyədək nömrə qoyulur. Bu qaydada yenə 4 rəqəmliyə çatdıqdan sonra siyahıya 3,4 və s. növbəti nömrələr verilir.
Müvəqqəti mühafizə edilən işlər və siyahılar da ayrıca olaraq həmin qaydada uçota alınır.
4.16.3. Ümumi icraatlı işlərin hər bir cildi siyahıda ayrıca iş kimi müstəqil arxiv nömrəsi ilə qeydiyyata alınır.
4.16.4. Xüsusi icraatlı işin hər bir cildinə eyni arxiv nömrəsi verilir və onlar sıra ardıcıllığı ilə nömrələnir. Belə işin arxiv şifri fondun, siyahının, işin və cildin nömrələrindən ibarətdir.
4.16.5. İşlərin siyahısının hər nüsxəsində sonuncu qeydiyyatdan sonra yekun yazı aparılaraq, rəqəm və sözlə bu siyahı üzrə işlərin ümumi sayı (xüsusi icraatlı işlərin həm də cildlərinin sayı), mötərizə içində birinci və sonuncu işlərin nömrələri, liter və buraxılmış nömrələr, yazını aparan şəxsin imzası, vəzifəsi, tarix göstərilir.
Eyni nömrəli siyahıların sonuncu vərəqində ümumi yekun yazısı tərtib olunur.
4.16.6. Mühafizə edilməsi üçün daxil olmuş işlərə arxiv nömrəsi verildikdən sonra işlərin hər birinin üzlüklərinin aşağı sol və yuxarı sağ tərəfində fondun adını və işin arxiv şifrini (fondun, siyahının, işin və cildin nömrələrini) əks etdirən xüsusi ştamp vurulur.
4.16.7. İşlər hər dəfə qəbul edildikdə və çıxarıldıqda (işlərin müvəqqəti istifadəyə verilməsi istisna olmaqla) müvafiq siyahının bütün nüsxələrində sənədin daxil olmasına və ya çıxdaş edilməsinə əsas verən sənədin adı, nömrəsi və tarixi əlavə edilərək yeni yekun yazı tərtib olunur.
4.16.8. Bu siyahı üzrə daxil olan işlərin sayından asılı olaraq həmin işlər siyahının sonuna yazılır və ya yeni siyahı əlavə edilir. Bu siyahı üzrə əlavə daxil olan və ya əvvəllər yaddan çıxarılaraq nömrə verilməyən işlərin liter nömrələri altında siyahıya əlavə edilməsinə icazə verilir.
Liter nömrəsi-siyahıda ondan əvvəl yazılmış işin nömrəsinə “a” hərfindən başlayaraq əlifba ardıcıllığı ilə əlavə edilən hərfi qeydiyyatdan ibarətdir.
4.16.9. Müvəqqəti istifadəyə verilmələri istisna olmaqla, işlərin siyahıdan çıxarılmasına siyahının “Qeydlər” sütununda müvafiq akta istinad etməklə “Çıxarılıb” ştampı vurulmaqla təsdiq edilir.
4.16.10. İşlər çıxarıldıqda onların arxiv nömrələri başqa işlərə verilmir. Siyahı üzrə olan bütün işlər göndərilərkən, bu siyahının nömrəsi başqa siyahılara verilmir.
4.16.11. Siyahının yekun qeydlərində düzəlişlər etmək və ya pozmaq qadağandır. Zərurət olduqda qeydiyyat sənədlərində buraxılmış texniki səhvlər barədə akt tərtib edilir (forma №-16) və onun əsasında yeni yekun qeydlər yazılır.
4.16.12. Qeyri-qənaətbəxş tərtib edilən işlərin siyahıları yenidən işlənildikdən sonra yekun yazının ardınca:
“ Siyahı yenidən işlənilib, bax siyahı №-…..№ -№- …işlər” qeydiyyatı aparılır. Siyahı təkrar işlənildikdən sonra işlər birləşdirilmişdirsə, siyahının “Əlavələr” sütununda belə işlərin qarşısında “… №-li işlə birləşdirilmişdir” sözləri yazılır.
Yenidən işlənilmiş köhnə işlərin siyahısı çıxarılmışlar kimi qeydiyyatdan çıxarılır və onların arxiv nömrələri başqa işlərə verilir; yeni siyahının işlərinə yeni arxiv nömrələri verilir.
4.16.13. Hər bir fond işinin siyahıları siyahıların nömrə ardıcıllığı ilə düzülmüş qaydada işlərə tikilir və bağlanan qovluqlarda saxlanılır.
Siyahıların 1-ci və 2-ci nüsxələri ayrıca saxlanır, birinci nüsxə ehtiyat nüsxə hesab olunur və bir qayda olaraq sorğu işində istifadə olunmur.
4.17.1. Hər fond üzrə fond işi aparılır. Fond işinə aşağıdakılar daxil edilir:
-fond təşkil edənin və fondun tarixi, onlar haqqında məlumatlar, fond sənədlərinin tərkibi və məzmunu barədə arayışlar;
-fond işlərinin sistemləşdirilmə sxemi;
-fond siyahılarının yenidən işlənməsi üzrə tövsiyyələr;
-sənədlərin digər fondlardan alınması və ya onlara verilməsi barədə aktlar (forma №-8);
-fond yenidən tərtib edildikdən sonra fondun köhnə vərəqləri (forma №-11);
-işlərin tapılması barədə aktlar (forma №- 14);
-sənədlərin tərkibi, siyahıların yenidən işlənilməsi haqda aktlar (forma №-15);
-qeydiyyat sənədlərində buraxılmış texniki səhvlər haqqında aktlar (forma №-16);
-sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması barədə aktlar (forma №-17);
-bərpaları mümkün olmayan sənədlər, işlər barədə aktlar (forma №-18);
-tapılmayan işlərin axtarışının dayandırılması haqqında aktlar (forma №-19);
-işlərin Arxiv işləri bölməsindən götürülməsi barədə qərarlar;
-fond işlərinin vəziyyətinin yoxlama vərəqləri (forma №-24);
-fond işlərinin vəziyyətinin yoxlanılması haqqında aktlar (forma №-25);
4.17.2. Fond işinə fondun nömrəsi verilir. Bütün vərəqlər tikilməli və nömrələnməli, işin bütün sənədləri üzrə daxili siyahı tərtib olunmalıdır. Sənədlərin sayı çox olduqda, fondun işi bir neçə cildə bölünür. Başa çatdırılmış cildin sonunda təsdiqedici qeydlər aparılır. Sənədlər işə xronoloji qaydada tikilməlidir.
4.17.3. Bütövlükdə fondda və ya ayrı-ayrı işlərdə dəyişiklikləri əks etdirən aktlar fodun işinə yalnız tam tərtib edilmiş şəkildə və başqa qeydiyyat sənədlərində əlavələrin edilməsi barədə qeydlər aparılmaqla birləşdirilir. Eyni formalı aktlar hər bir fond üzrə ayrıca nömrələnir.
4.17.4. Birləşmiş fond yaradılarkən, onun tərkibinə daxil olan fondların işlərindən fondun yeni işi təşkil edilir. Nömrəsi fonda verilmiş fondun sənədləri bu fondun sonunda yerləşdirilir.
4.17.5. Əgər fondun işinə birləşdirilməsi nəzərdə tutulmuş sənədlər artıq tərtib olunmuş işlərdə cəmləşdirilibsə, fondun işinə bu sənədlər, onların axtarış məlumatlarını əks etdirən arayış əlavə edilir.
4.17.6. Fondların işləri onların nömrə ardıcıllıqları ilə saxlanılır.
4.17.7. İşlərin təkrar işlənilmiş köhnə siyahıları fondların işinə əlavə edilmir, ayrıca işlərə tikilir.
4.18. Arxiv işləri bölməsinin pasportu.
4.18.1. Arxiv işləri bölməsinin pasportu (forma №- 13) Azərbaycan Respublikası ƏN PX-nin Katibliyi tərəfindən fondların vahid qeydiyyatının aparılmasına, Arxiv işləri bölməsində olan işlərin sayının öyrənilməsinə xidmət edərək, sənədlərin saxlanılması şəraiti, Arxiv işləri bölməsinin kadr aparatının işi və tərkibi barədə məlumatları özündə birləşdirir.
4.18.2. Arxiv işləri bölməsinin pasportu hər il 01.01. tarixə olan vəziyyətə əsasən iki nüsxədə tərtib edilir, birinci nüsxə yanvar ayının 15-dək ƏN PX-yə təqdim olunur, ikinci nüsxə isə həmin Arxiv işləri bölməsində qalır.
4.18.3. Arxiv işləri bölməsinin pasportu uçot sənədlərində olan məlumatlar, eləcə də digər məlumatlar əsasında tərtib edilir.
4.18.4. Lazım gəldikdə Arxiv işləri bölməsinin pasportuna müvafiq arayış əlavə olunur.
5.1. Arxiv işləri bölməsinin yerləşdiyi otaqlara olan əsas tələblər.
5.1.1. Arxiv işlərinin mühafizəsinin təmin edilməsi Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabinetinin ''Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi, mühafizəsi və ondan istifadə qaydaları haqqında'' Əsasnaməsinin 3-cü bəndinə uyğun olaraq təşkil edilir. Arxiv işləri bölməsi üçün ayrılan otaqlar xüsusi olaraq tikilir və ya onlar digər məqsədlər üçün tikilmiş, lakin müvafiq qaydada yenidən qurulmuş otaqlarda yerləşdirilir. Tikinti müvafiq normativ və layihə sənədləri əsasında və bu Təlimatın tələbləri nəzərə alınmaqla eyni tipli və ya xüsusi layihələr üzrə aparılır.
5.1.2. Arxiv işləri bölməsi aşağıdakı yerlərdən kənarda yerləşməlidir:
-havanı tozla və zərərli qazlarla (xlor, sulfid qazları və azot oksidləri ilə) çirkləndirən sənaye müəssisələrindən;
-yanğın təhlükəli obyektlərdən və qurğulardan;
-ərzaq məhsullarının saxlandığı və ya kimyəvi maddələrin istifadə edildiyi istehsalat binalarından, anbarlarından və məişət obyektlərindən.
5.1.3. Arxiv işləri bölməsi üçün yer seçilərkən arxiv mütəxəssislərinin rəyi nəzərə alınmalıdır.
5.1.4. Arxiv işləri bölməsi ikinci dərəcədən az olmayan (“V” kateqoriyalı) odadavamlı binalarda yerləşdirilir.
5.1.5. Arxiv işləri bölməsində xüsusi qaydada hazırlanmış aşağıdakı otaqlar olmalıdır:
-sənədlərin qəbulu, tozunun alınması və digər emalı üçün ayrılan otaqlar;
-sənədlərin mühafizəsi üçün yararlı otaqlar (mühafizəxana);
-məlumat və qeydiyyat sənədlərinin yerləşdirilməsi üçün ayrılan otaqlar;
-əməkdaşların xidməti otaqları (iş otaqları);
5.1.6. Sənədlərin mühafizəsi üçün ayrılan sahə Arxiv işləri bölməsindəki sənədlərin real həcmi və bu bölmənin yeni sənədlərlə komplektləşdirilməsi perspektivliyi nəzərə alınmaqla müəyyən edilir.
5.1.7. Mühafizəxana (arxiv sənədləri mühafizə edilən otaqlar) digərlərindən yanmayan divarlarla və ən azı 2 saat ərzində odadavamlılıq gücünə malik olan maneələrlə ayrılmalıdır.
5.1.8. Xidməti otaqların mühafizəxanalarda yerləşdirilməsinə yol verilmir.
5.1.9. Mühafizəxana otaqları təmir edilərkən toz yığmayan, yanmayan materiallardan işlənməli, iş prosesində ziyan verən kimyəvi maddələrdən istifadə olunmamalıdır.
5.1.10. Arxiv işləri bölməsinin otaqlarının pəncərələri quruluş etibarı ilə bura kənar şəxslərin daxil olma təhlükəsini yaradırsa, onların üstündə açılıb-örtülən dəmir çərçivələr quraşdırılır və içəridən qıfılla bağlanaraq möhürlənir.
5.1.11. Arxiv işləri bölməsində otaqların qapıları dəmirdən hazırlanmalı və ya üstü dəmir təbəqə ilə örtülməli, etibarlı qıfıllarla bağlanmalıdır.
5.1.12. Mühafizəxanalara qaz, su və digər magistral boru kəmərlərinin və kanalizasiya xətlərinin çəkilişi qadağandır. Magistral olmayan xətlərin çəkilişinə o zaman icazə verilir ki, onlar xüsusi qoruyucularda yerləşdirilsin və sıradan çıxdıqda arxivin daxilinə heç nə sızmasın.
5.1.13. Arxiv işləri bölməsi otaqlarının qapı və pəncərələrinin texniki nəzarət qurğularının növbətçi hissələrdə mərkəzləşdrilmiş müşahidə pultlarına birləşdirilməsi zəruridir.
5.1.14. Sənədlər yerləşdrilməzdən əvvəl mühafizəxanalar müvafiq olaraq Azərbaycan Respublikası ƏN PX-nin rəhbərliyinin təyin etdiyi və arxiv mütəxəssislərinin iştirak etdiyi xüsusi komissiyalar tərəfindən qəbul edilir. Komissiyanın tərkibinə PX-nin rəisinin əmri ilə onun müavinlərindən biri, Arxiv işləri bölməsinin, təsərrüfat işləri, yanğından mühafizə və digər aidiyyətli xidmət sahələrinin nümayəndələri daxil edilir.
Komissiya sənədlərin mühafizəsi üçün otaqların istifadəyə yararlılığını müəyyən edir, bu barədə akt tərtib olunur. Akt PX-nin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilir. Arxiv otaqlarının vəziyyəti PX-nin rəisinin əmri ilə yaradılmış komissiya tərəfindən mütəmadi olaraq, lakin 5 ildə bir dəfədən az olmayaraq yoxlanılır. Qəza, yanğın, təbii fəlakət baş verdikdə və ya Arxiv işləri bölməsinin rəhbərliyi dəyişildikdə arxiv otaqlarının vəziyyəti dərhal yoxlanılmalıdır.
5.1.15. Arxiv sənədlərini qızdırılmayan, rütubətli, eləcə də soba ilə qızdırılan otaqlarda mühafizə etmək qadağandır.
5.2. Arxiv işləri bölməsinin elektrik avadanlığı və işıqlandırılma sistemi.
5.2.1. Arxiv işləri bölməsinin binasında, otaqlarında qapalı elektrik şəbəkəsi quraşdırılmalıdır. Bilavasitə mühafizəxanalarda lüminisent işıqlandırmaya icazə verilir. İşıqlandırıcı cihazlar yarıkip olmalıdır.
5.2.2. Arxiv işləri bölməsinin otaqlarında işıqlandırıcı lampalar, elektrik lövhələri, paylayıcı qurğular üstü örtülü şəkildə quraşdırılır. Mühafizəxana işıqları tam və ya hissə-hissə söndürən ayırıcı dəstəklə təchiz edilir. Paylaşdırıcı elektrik lövhələri, qoruyucular və ayırıcı dəstəklər mühafizəxanaların xaricində qurulur.
5.2.3. Mühafizəxanaların işıqlandırılması üçün plafonların içərisində olan lampalardan da istifadə edilir. İstifadə olunan lüminisent lampalar LB, LXB, LTB tipli olmalıdır.
5.2.4. İşıqlandırıcı cihazlar sənədlər saxlanılan qutulardan ən azı 50 sm aralı olmalıdır.
5.2.5. İşıq rozetkaları qapaqlarla təchiz edilir və ya bağlı qutularda quraşdırılır. Tozsoranın və daşına bilən işıqlandırıcıların naqilləri izolyasiya içərisində olmalıdır.
5.2.6. Mühafizəxanaların pəncərələrinin şimal tərəfə baxmaqla tikilməsi məqsədəuyğundur.
Otaqların birbaşa günəş işığı ilə işıqlanması qadağandır. Təbii işıqlandırmaya yalnız pəncərələrdə işıqyayan şüşələr, pərdələr və jalüzlər olduqda yol verilir.
5.2.7. Daimi mühafizə edilən sənədlər yalnız qaranlıqda saxlanmalıdır (qovluqlarda, qutularda və seyflərdə).
5.2.8. Otaqların işıqlandırma dərəcəsi görünən spektr diapazonunun aşağıda göstərilmiş həddini keçməməlidir:
-qəfəsənin üfüqi səthi istiqamətində 1m yüksəklikdən döşəməyə qədər -30 LK;
-işıqlandırma Yu-16 tipli lyuksmetrlə və ya digər xüsusi cihazlarla ölçülür.
5.2.9. Sənədlərin süni və təbii işıqların təsirindən qorunması təkcə mühafizəxanalarda deyil, sənədlərlə iş aparılan bütün otaqlarda da nəzərə alınmalıdır.
5.3. Yanğınsöndürmə vasitələri.
5.3.1. Arxiv işləri bölməsi avtomatik qaz yanğınsöndürmə qurğuları ilə təchiz edilməli, sorucu -ventilyasiya, kondisionerləşdirmə və tüstü qovma sistemlərinə malik olmalıdır.
5.3.2. Arxiv işləri bölməsinin yerləşdiyi hər 30 m2 sahə -bir ədəd, hər bir mühafizəxana isə ən azı 2 ədəd yanğınsöndürənlə təchiz olunmalıdır.
5.3.3. Yanğından mühafizə məqsədilə bütün elektrik qurğuları torpağaötürücü naqillərlə təmin olunur.
5.3.4. Arxiv işləri bölməsinin otaqlarında yanğına qarşı su təchizatı qurğuları quraşdırılır. Yanğınsöndürmə üçün çəkilən su kəmərləri ikitərəfli su təchizatı ilə təmin olunmalı, su kranları binanın hər mərtəbəsində qoyulmalıdır. Krana bərkidilən su yanğınsöndürmə yollarının uzunluğu mühafizəxanaların hər bir yerinə çatmalıdır.
5.3.5. Arxiv işləri bölməsinin otaqları müvafiq mühafizə şöbəsinin növbətçi hissəsi ilə birləşdirilən avtomatlaşdırılmış yanğından mühafizə siqnal qurğuları ilə təchiz olunur.
5.3.6. Mühafizəxanaların divar və tavanları yanmayan materiallardan hazırlanır.
5.3.7. Otaqların ən azı iki çıxışı olmalıdır. Onlardan biri ehtiyat qapıdır. Sahəsi 70m2 -dən artıq olmayan mühafizəxananın bir çıxışı ola bilər.
5.3.8. Mühafizəxanaların qapıları odadavamlı, 0,6 saat müddətinə yanğına dözümlü olmalıdır.
5.3.9. Sənədlərin təxliyyə edilməsi yollarının müxtəlif əşyalarla və qurğularla bağlanması qadağandır.
5.3.10. Bütün təxliyyə çıxışlarının qapıları binadan çıxış istiqamətində rahat açılmalıdır.
5.3.11. Zirzəmilərin küçələrə müstəqil çıxışı olmalıdır.
5.3.12. Təxliyyə çıxışlarında mövcud standartlara uyğun qaydada və rənglərdə “Çıxış” və “Açıq qapı” simvolik təsvir nişanları quraşdırılır.
5.4. Sənədlərin mühafizəsinin temperatur -rütubətlilik rejimi.
5.4.1. Sənədlərin uzun müddət ərzində mühafizəsini təmin etmək üçün otaqların optimal temperaturu 17-19S0, havanın nisbi rütubətliliyi isə 50-55% olmalıdır.
5.4.2. Otaqlarda havanın kondinsionerlə tənzimlənməsi sistemi quraşdırılmalıdır.
5.4.3. Kondinsionerlər olmadıqda, tələb olunan temperatur-rütubətlilik rejimi havanı rütubətləndirən və ya qurudan texniki vasitələrlə, mühafizəxanaların havasını mütəmadi olaraq dəyişməklə yaradıla bilər.
5.4.4. Mühafizəxanalarda havanın istilik dərəcəsinin və rütubətliyinin kəskin dəyişməsinə icazə verilmir.
5.4.5. Sənədlərin mühafizəsinin temperatur-rütubətlilik rejiminə günün eyni bir vaxtında havanın iqlim göstəricilərinin (temperatur və nisbi rütubətlik) aşağıdakı müddətləridə mütəmadi ölçülməsi vasitəsilə nəzarət edilir:
-kondisionerlər quraşdırılmış mühafizəxanalarda-həftədə 1 dəfə
-temperatur və rütubətlilik şəraiti nizamlanmamış arxiv sənədləri mühafizə edilən yerlərdə-həftədə 2 dəfə
-saxlama rejimi pozularkən -hər gün.
5.4.6. Havanın istilik dərəcəsi civə və spirtli termometrlərlə ölçülür.
5.4.7. Havanın nisbi rütubəti M-68 tipli hiqrometrlə və MV-4M tipli aspirasion psixometrlə ölçülür.
5.4.8. Mühafizəxanalarda hiqrometrlərin tətbiqinə yalnız onların yoxlanılmasından və aspirasion psixometrlərə əsasən sazlanandan sonra icazə verilir.
5.4.9. Mühafizəxanalarda hiqrometrlərin cari yoxlanışı və onların sazlanması ən azı 3 ayda bir dəfə aparılır. Arxiv işləri bölməsində, eləcə də ehtiyatda olan bütün hiqrometrlərin nəzarət qaydasında yoxlanılması və qurulması ildə bir dəfə (yay vaxtı-iyul-avqust) nisbi sakit mikroiqlimə malik otaqlarda aparılır.
5.4.10. Nəzarət-ölçü cihazları (termometrlər və hiqrometrlər) bir lövhədə quraşdırılır və mühafizəxanaların baş keçidlərindəki qəfəsələrin üzərində, isitmə və ventilyasiya sistemindən uzaqda yerləşdirilir (nəzarət nöqtəsi).
cihazlar hər bir mühafizəxanada quraşdırılır. Hər 70 m2 sahə üçün ən azı 1dəst cihaz quraşdırılmalıdır.
Hər nəzarət nöqtəsinə sıra nömrəsi verilərək, lövhədə əks etdirilir.
5.4.11. Mühafizəxanalardakı nəzarət-ölçü cihazlarının göstəriciləri qeydiyyat jurnalına (forma №-21) yazılır. Burada eyni zamanda cihazların düzgün işləməsi, havanın stabilləşdrilməsi üzrə aparılan tədbirlər göstərilir.
5.5. Sənədlərin mühafizəsinin sanitar-gigiyenik rejimi.
5.5.1. Mühafizəxanalarda kifin, gəmiricilərin, həşəratların yaranmasına və tozun yığılmasına yol verilməməlidir.
5.5.2. Sənədlərin tozdan müdafiə olunması məqsədilə:
-mühafizəxanaların maksimal kipliyi təmin edilməli, ventilyasiya sistemi tozu xaric edən süzgəclərlə təchiz edilməli;
-mühafizəxanaların, qəfəsələrin, qutuların və sənədlərin tozu ildə ən azı bir dəfə silinməlidir;
-mühafizəxana mütəmadi olaraq 2% -li formalin və ya 5%-li AB katamin məhlulu ilə silinməlidir;
-mühafiəxanaların havası dəyişdirilərkən pəncərələrə və nəfəsliklərə 50% -li qliserin məhlulu ilə isladılmış və möhkəm sıxılmış tənzif vurulur.
5.5.3. Sanitar -gigiyenik işlərin planlı şəkildə aparılması üçün mühafizəxanalarda və bütövlükdə xüsusi fondlar bölməsində sanitar günləri müəyyən edilməlidir.
5.5.4. Mühafizəxanalarda siqaret çəkilməsi, açıq məftilli elektrik avadanlığından, qızdırıcı cihazlardan istifadə edilməsi, habelə belə otaqlara üst paltarında, yaş və çirkli ayaqqabılarda daxil olmaq, çantaların və digər əşyaların mühafizəsi qadağandır.
5.5.5. Mühafizəxanalarda bioloji cəhətdən arzuolunmaz rütubətin yaranmasının qarşısını almaq məqsədi ilə havanın daima sirkulyasiya olunması təmin edilməlidir.
5.5.6. Sənədlərin döşəmə üzərində, pəncərə altında və nizamsız halda saxlanılmasına yol verilmir.
5.5.7. Bioloji zərərvericilər tərəfindən zədələnmiş sənədlərin mühafizəxanalarda saxlanılması və ya yerləşdirilməsi qadağandır.
5.5.8. Həşərat, göbələk, kif aşkar edildikdə dərhal müvafiq tədbirlər həyata keçirilməli, onların yaranma səbəbləri müəyyən edilməlidir.
Üstü göbələklə örtülmüş sənədlər saxlanılan qəfəsələr və bilavasitə ona yaxın divarlar 3%-li formalin məhlulu və ya 5%-li AB katamin məhlulu ilə silinməli, sonradan qurudulmalıdır.
Mühafizəxanalarda yerli dezinfenksiya keçirilərkən 3%-li bromlu metil, xlorodos məhlullarından və məişətdə həşəratlara qarşı istifadə olunan aerozol balonlarından istifadə edilir.
Həşəratlar arxiv sənədləri mühafizə edilən yerlərdə çoxlu miqdarda aşkar edildikdə bütün binada, otaqlarda dezinseksiya işləri aparılır. Belə dezinfeksiya karantin xidmətinin və ya sanitar-epidemioloji stansiyanın xüsusi dəstələri tərəfindən həyata keçirilir.
Gəmiricilər aşkar edildikdə isə sanitar-epidemioloji stansiyaya dərhal müraciət etmək lazımdır.
5.6. Mühafizəxanaların sənədlərin mühafizəsi üçün vasitələrlə təchiz edilməsi:
5.6.1. Mühafizəxanalar stasionar metal qəfəsələrlə təchiz olunmalıdır.
5.6.2. Qeydiyyat sənədlərinin, xüsusi dəyəri olan və tam məxfi işlərin mühafizəsi üçün metal şkaflardan və seyflərdən istifadə olunur. Belə sənədlər çox olduqda onlar üçün kip bağlanan xüsusi otaqlar (mühafizəxanalar) ayrılır və bu cür mühafizəxanalarda sənədlər açıq qəfəsələrdə saxlanıla bilər.
5.6.3. Təbii yolla işıqlandırılan mühafizəxanalarda qəfəsələr divar pəncərələrinə perpendikulyar qaydada qurulur. Pəncərəsiz mühafizəxanalarda isə qəfəsələr otaqların quruluşu nəzərə alınmaqla qurulur.
5.6.4. Stasionar qəfəsələr mühafizəxanalarda aşağıdakı normalara uyğun olaraq yerləşdirilir:
-qəfəsələrarası əsas gediş-gəliş məsafəsi-120sm;
-qəfəsə cərgələrinin araları-75sm;
-divarla ona paralel olan qəfəsələr arasındakı məsafə-75sm;
-divarla qəfəsənin tini arasındakı məsafə-45sm;
-döşəmə ilə qəfəsənin aşağı rəfi arasındakı məsafə-15sm;
-rəflər arasındakı məsafə- müxtəlif, lakin 40sm-dən az olmamalıdır.
5.6.5. Qəfəsələrin bilavasitə binanın bayır divarlarına və istilik mənbələrinə yaxın yerləşdirilməsi qadağandır.
5.6.6. Sənədlər qəfəsələrdə qutuların içərisində mühafizə edilməlidir. Qutular bir-biri ilə sıx yerləşdrilməli, onlardan sənədlərin çıxarılması rahat olmalıdır.
5.6.7. Qəfəsənin rəfi ilə qutunun yuxarı qapağı arasındakı ara məsafə havanın sirkulyasiasını təmin etməli və ən azı 3sm olmalıdır.
5.7. Sənədlərin fiziki vəziyyətinə nəzarət.
5.7.1. Arxiv işləri bölməsinə daxil olan və orada mühafizə edilən sənədlərin fiziki vəziyyətinə nəzarət zədələnmiş və xarab olmuş sənədlərin aşkar edilməsi, onların qeydiyyatı, yenidən işlənib-hazırlanması və s. məqsədlə həyata keçirilir.
5.7.2. Mühafizə üçün daxil olan sənədlər qəbul edilərkən yoxlanmalı və aralarında bioloji ziyanvericilərlə zədələnən, mətnində fiziki nöqsanları olan, nəm və digər zədələnmiş sənədlər ayrılmalıdır.
5.7.3. Bioloji ziyanvericilərlə zədələnmiş (göbələk, kif, həşərat) sənədlər sanitar-gigiyenik təmizlənməyə (dezinfeksiya, dezinseksiya) göndərilir. Belə sənədlərin xüsusi təmizlənməyə göndərilməsi operativ qaydada həyata keçirilir.
5.7.4. Mühafizə üçün daxil olan sənədlərin nəmliyinin aradan qaldırılması işi təmizləyici qurğular işləyən qəbul otaqlarında aparılır.
5.7.5. Qurudulması vacib olan nəm çəkmiş sənədlər:
-I qrup -yüksək dərəcədə nəm, birbaşa islanmış sənədlər, suya düşmüş sənədlər və s.;
-II qrup -az miqdarda nəm çəkmiş, üzərinə azacıq su düşmüş və ya uzun müddət rütubətlik dərəcəsi 80-100% olan otaqlarda saxlanılmış sənədlər;
-III qrup-az miqdarda nəm çəkmiş yüksək rütubətli yerlərdə qısa müddətə saxlanılmış (bağlı avtomaşınlarda yağışlı, dumanlı havalarda 1 sutkadan artıq olmayaraq daşınmış) sənədlər.
5.7.6. I qrupa aid sənədlər yüksək temperaturda (25-35S) və havanın nisbi rütubətliyi aşağı endirilmiş (20-40%) şəraitdə 10 gündən az olmayaraq saxlanmalıdır. Bu cür sənədlərin rütubətinin əvvəlcədən xüsusi suçəkən kağızla götürülməsi, otaqda havanın çox qızdırılması, sənədlərin isti hava ilə (30-40S) üfürülməsi, onların açıq və ya asılmış vəziyyətdə yerləşdirilməsi məsləhət görülür.
II qrupa aid sənədlər otaq şəraitində (15-25S) açıq şəkildə (havanın nisbi rütubəti 30-40% olmaqla) 3 sutkadan, rütubət 30-60% olduqda isə 5 sutkadan az olmayaraq saxlanılır.
III qrupa aid edilən sənədlər otaq şəraitində, havanın nisbi rütubəti 30-60%-dən az olmamaqla açıq şəkildə 1 sutka, bağlı şəkildə isə 2 sutkadan az olmayaraq saxlanılır.
5.7.7. Qış vaxtı havanın temperaturu mənfi dərəcə olan zaman, 1-5 saat ərzində daşınan sənədlər III qrupa aid olan sənədlər üçün müəyyən edilmiş qaydada bağlı şəkildə saxlanılır.
Qış dövründə uzunmüddətli (1 sutkadan çox) daşımalardan sonra sənədlər II qrupda nəzərdə tutulan qaydada saxlanılır.
5.7.8. Sənədlərin özü və mətni fiziki nöqsanla daxil olduqda xüsusi tədbirlər görülür, pozulmuş mətnlər bərpa edilir.
5.7.9. Mühafizə üçün daxil olan sənədlər tozluluq dərəcəsindən asılı olaraq tozdan təmizlənir.
5.7.10. Dezinfeksiyaya (dezinseksiyaya) və iqlimə uyğunlaşmağa ehtiyacı olmayan tozdan təmizlənmiş sənədlər saxlanılması üçün mühafizəxanalara verilir.
5.7.11. Bioloji ziyanvericilərlə zədələnmiş, təmizlənməmiş, nəm sənədlərin mühafizəxanalara qoyulması qadağandır.
5.7.12. Saxlanma yerlərində olan sənədlərin fiziki vəziyyətinə nəzarət işlərin mövcudluğu və vəziyyəti yoxlanılarkən, eləcə də hər hansı arxiv işi yerinə yetirilərkən sənədlərə vərəq-vərəq baxılması tələb olunarkən həyata keçirilir.
5.7.13. Bioloji ziyanvericilərlə zədələnmiş sənədlər başqa sənədlərdən ayrılır və müvafiq sanitar-gigiyenik təmizlənmədən keçirilir.
Qutularda və bağlamalarda belə ziyanvericilərlə zədələnmiş iş aşkar edilərsə, bu bağlamada və ya qutuda olan bütün işlər və həmin qəfəsədə zədələnmiş işlə 50 sm məsafədə olan qalan işlər müvafiq təmizlənmədən keçirilir.
Xüsusi təmizlənmədən keçirilmiş işlər 2 ay müddətinə başqa işlərdən kənarda karantinə qoyulur və sonradan təkrar nəzərdən keçirilir.
5.7.14. Daimi mühafizə edilən işlərin köhnəlmiş üzü dəyişdirilir. Üzün ilk vərəqi məhv edilmir, işdə olan sənədlərin siyahısından əvvəl tikilir.
5.7.15. Fiziki cəhətdən xarab olmuş sənədlər və onların mətni yenidən bərpa olunmalıdır.
5.7.16. Nəm çəkmiş sənədlər nəmişlik dərəcəsindən asılı olaraq seçilir və müəyyən edilmiş tələblərə uyğun qaydada saxlanılır. Sənədlərin nəm çəkmə səbəbləri vaxtında araşdırılır və aradan qaldırılır. Çoxlu miqdarda sənəd nəm çəkərsə, mühafizəxanaların qurudulması və saxlama rejiminin qaydaya salınması tədbirləri həyata keçirilir.
5.7.17. Mətnində fiziki qüsur olan, eləcə də bioloji ziyanvericilərlə zədələnmiş sənədlər kartotekada və ya sənədlərin fiziki vəziyyətinin qeydiyyat kitabında qeydiyyata alınır. Bu kitabda onların aradan qaldırılması üzrə görülmüş işlər və həyata keçirilmiş tədbirlər qeydə alınır.
5.8. Mühafizəxanalarda sənədlərin yerləşdirilməsi. Topoqraflaşdırma.
5.8.1. Arxiv fondlarının yerləşdrilmə qaydası onların yerləşdrilmə planı (sxemi) ilə müəyyən edilir. Planda arxiv mühafizə edilən yerin hər qəfəsəsinin nömrəsi göstərilməklə mühafizəxana üzrə fondların bölüşdürülməsi nəzərdə tutulur.
Plan qeydiyyat üzrə məsul şəxsdə, onun surəti isə mühafizəxanalarda olur.
5.8.2. İşlər qəfəsələrdəki karton qutularda üfüqi vəziyyətdə yerləşdirilməlidir. Qutunun üz tərəfində fondun, siyahının, işlərin nömrələri, zərurət olduqda isə sənədlərin tarixləri və digər məlumatlar göstərilir.
5.8.3. Arxiv işləri bölməsinin bütün otaqları, həmçinin qəfəsələr və rəflər nömrələnməlidir. Qəfəsələr giriş qapısının sol tərəfindən sağ tərəfinə, rəflər isə yuxarıdan aşağıya nömrələnməlidir.
5.8.4. Arxiv sənədlərinin tez axtarılıb tapılması üçün hər fond və qəfəsəyə dair topoqrafik göstərici kartoçkaları (22 və 23 №-li formalar) tərtib edilir. Topoqrafik göstərici kartoçkalarının bir nüsxəsi qeydiyyata cavabdeh olan şəxsdə, ikincisi isə müvafiq mühafizəxanada saxlanılır.
5.8.5. Fondlar üzrə topoqrafik göstərici kartoçka (forma №--22) hər fond üçün tərtib olunur. Zəruri hallarda bir fonda açılmış kartoçkanın davamı olan yeni kartoçka açıla bilər. Fondlar üzrə topoqrafik göstərici kartoçkaları fond nömrələrinin ardıcıllığı ilə yerləşdirilir.
5.8.6. Qəfəsələr üzrə topoqrafik göstəricilərin kartoçkası (forma №--23) hər qəfəsə üzrə açılır. Göstəricidə kartoçkalar həmin mühafizəxanadakı qəfəsələrin ardıcıllıq nömrəsi ilə yerləşdirilir.
5.8.7. Sənədlərin yerləşdirilməsində edilən dəyişikliklər göstəricilərin bütün nüsxələrində, eləcə də fondun yerləşdirilmə planında vaxtında əks etdirilməlidir.
5.8.8. Arxiv işləri bölməsinə daxil olan bütün işlər elə yerləşdirilir ki, hər fondun sənədləri bir arxiv saxlama yerində onların daxilolma illərinin ardıcıllığı ilə düzülsün.
Daimi mühafizə edilməli işlər müvəqqəti mühafizə edilən işlərdən ayrı yerləşdirilməlidir.
5.9. Mühafizəxanalara buraxılış rejimi.
5.9.1. Mühafizəxanalara yalnız arxiv işləri bölməsinin əməkdaşları daxil ola bilər. Digər şəxslər ora yalnız arxiv işləri bölməsinin rəhbərliyinin və ya PX rəisinin icazəsi ilə daxil ola bilər. Mühafizəxanaların təmizlənməsi və başqa işlərin görülməsi yalnız arxiv işləri bölməsi əməkdaşlarının yanında aparılır.
5.9.2. İş vaxtı başa çatdıqdan sonra mühafizəxanaya cavabdeh olan əməkdaş bu otağın vəziyyətini yoxlayır, siqnalizasiya sistemini qoşur, qapını bağlayır və möhürləyir. Mühafizəxanaların və metal şkafların açarları xüsusi penala qoyulur. Penal qapının möhürləndiyi möhürlə möhürlənir və təhvil-qəbul jurnalında qeydiyyat aparılaraq, arxiv işləri bölməsinin rəisinə təhvil verilir.
5.9.3. Yeni iş günü başlayarkən mühafizəxanaya cavabdeh olan əməkdaş açarları növbətçidən aldıqdan sonra möhürlərin və qıfılların bütövlüyünü yoxlamalı, onların alınması barədə təhvil-qəbul jurnalında qeydiyyat aparmalıdır.
Kənar şəxslərin mühafizəxanaya girməsini göstərən əlamətlər aşkar edildikdə, akt tərtib edilir və baş vermiş hadisə barəsində PX-nin rəhbərliyinə məruzə edilir.
5.9.4. Mühafizəxanaya cavabdeh olan əməkdaş işdə olmayan zaman (məzuniyyət, ezamiyyət və s.) zərurət olduqda mühafizəxana və metal şkaflar arxiv işləri bölməsi rəhbərliyinin və ya PX rəisinin razılığı və ən azı iki əməkdaşın iştirakı ilə akt tərtib etməklə açılır. Tərtib edilmiş aktda açılmış otağın, metal şkafların nömrələri, onların möhürləndiyi möhürlərin növü və nömrələri, otağın və şkafların açılma səbəbləri, açan şəxslərin adları, soyadları və atalarının adları, habelə şkaflardan müvəqqəti istifadə üçün götürülən sənədlər və onların verildiyi şəxslər barədə məlumatlar göstərilməlidir. Cavabdeh əməkdaş işə çıxdığı gün açılan otağı, bütün metal şkafları, işlərin verilməsi barədə qeydiyyat sənədlərindəki yazıları yoxlayır və mühafizəxananın qəbul edilməsi barədə tərtib edilən aktı imzalayır.
5.10. Arxiv işlərinin və onların vəziyyətinin yoxlanılması.
5.10.1. Arxiv sənədlərinin mövcudluğunun və vəziyyətinin yoxlanılması aşağıdakı məqsədlər üçün aparılır:
-faktiki sayının siyahıdakı son qeydlərə uyğun olmasının müəyyənləşdrilməsi;
-bərpa olunmağa, üzləşməyə, dezinfeksiya edilməyə və başqa xüsusi təmizlənməyə ehtiyac duyulan zədələnmiş sənədlərin aşkar edilməsi.
5.10.2. İşlərin mövcudluğunun və vəziyyətinin yoxlanılması hər fond üzrə 5 ildə bir dəfədən az olmamaqla mütəmadi, eləcə də aşağıdakı hallarda (əvvəlki yoxlamanın keçirilmə vaxtından asılı olmayaraq) keçirilir:
- sənədlərin müəyyən edilmiş mühafizəsi rejiminin ciddi pozulması;
- arxiv işləri bölməsinin rəhbərliyi (mühafizəxanaya cavabdeh şəxs) dəyişilərkən;
- arxiv işləri bölməsi (mühafizəxana) bir yerdən başqa yerə köçürülərkən, yeri dəyişdirilərkən.
5.10.3. İşlərin mövcudluğu və vəziyyəti müvafiq buraxılışı olan iki nəfərdən az olmayan komissiya tərəfindən yoxlanılır.
5.10.4. İşlərin faktiki mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılmasına başlamazdan əvvəl yoxlanılan fond üzrə qeydiyyat sənədlərinin dolğunluğu müəyyən edilir, eləcə də qeydiyyat sənədlərinin uyğun göstəricilərinin üzləşdirilməsi (fondun siyahı vərəqi üzrə adların, ilkin və sonuncu tarixlərin, fondun həcminin uyğunluğu) aparılır.
5.10.5. İşlərin faktiki mövcudluğu və vəziyyəti yoxlanılmazdan əvvəl siyahılar müqayisə olunur (işlərin nömrələnməsinin düzgünlüyü, faktiki sayla yekun siyahıda qeyd olunan işlərin uyğunluğu və s.) yoxlanılır. Aşkar edilən nöqsanlar fond işlərinin faktiki sayı və vəziyyətinin yoxlanılması vərəqində qeyd edilir (forma №-24, 1, 2, 4-7-ci sütunlar).
İşlərin daxil olması və göndərilməsi kitabındakı (forma №- 9) qeydlərin düzgünlüyü də yoxlanılır.
Qeydiyyat sənədlərinin tutuşdurulması əvvəlcədən planlaşdırılaraq xüsusi fond bölmələrinin müstəqil iş növü kimi də aparıla bilər.
5.10.6. İşlərin mövculduğu və vəziyyətinin yoxlanılması onların faktiki sayının siyahı ilə üzləşdirilməsi yolu ilə aparılır. Bu zaman siyahı üzrə olan hər bir işin göstəriciləri ilə işin üz qabığında olan məlumatlar tutuşdurulub yoxlanır. Məxfi işlərdə vərəqlərin faktiki sayı işlərdəki təsdiqedici qeydlərdə olan məlumatlarla uyğunluğu yoxlanılır.
İşlərin fiziki vəziyyəti sənədlərə ümumi baxış yolu ilə müəyyyən edilir.
5.10.7. Aşkar edilmiş səhvlər yoxlama vərəqində (24 №--li formanın 1, 2, 4-7-ci sütunları) və aktında (forma №-25) qeyd olunur. Yoxlama dövründə sənədlər siyahısında və digər qeydiyyat sənədlərində düzəliş və qeydiyyat aparmaq qadağandır.
5.10.8. Fonddakı işlərin vəziyyətinin yoxlama vərəqi (forma №-24) bilavasitə yoxlama gedişində, bir qayda olaraq, hər siyahı üzrə ayrıca doldurulmalıdır. Az həcmli fondların yoxlanışı zamanı bütün siyahılar üçün bir vərəq tərtib edilə bilər.
Vərəqin 1-13-cü sütunlarında işlərin mövcudluğu, 14-21-ci sütunlarında isə vəziyyətləri barədə məlumatlar göstərilir.
1, 2, 4-7-ci sütunlar qeydiyyat sənədlərinin yoxlanması gedişində doldurulur.
2-ci sütununda işlərin sayı siyahının yekun yazısı əsasında göstərilir.
3-cü sütunda yoxlama zamanı tapılmamış işlərin nömrələri göstərilir.
Müvəqqəti istifadəyə verilmiş işlər ümumi əsaslarla yoxlanır. Təsdiqedici qeydlər olduqda, onlar (kitablarda onların verilməsinə dair müvafiq qeydiyyatın olub-olmaması və s.) arxivdə olan kimi sayılır.
4-cü sütunda siyahının yekun yazısında göstərilməyən, yəni siyahıdakı işlərin ümumi sayına daxil olmayan liter nömrələri göstərilir.
5-ci sütuna işlərin ümumi sayı göstərilən, lakin yekun yazıda sadalanmayan liter nömrələr daxil edilir.
6-cı sütunda işlərin ümumi sayı hesablanarkən yekun yazıda səhvən nəzərə alınmayan nömrələr sadalanır.
7-ci sütunda işlərin ümumi sayına daxil edilmiş, lakin yekun yazıda səhvən göstərilməmiş nömrələr sadalanır.
8-ci sütunda yoxlama gedişində aşkar edilmiş digər fondun işlərinin arxiv şifri göstərilməlidir.
9-cu sütun işlərin müvəqqəti istifadəyə verilməsi barədə olan sənədlər əsasında doldurulur.
10-cu sütun siyahı ilə işlərin tutuşdurulub yoxlanmasından sonra doldurulur, burada yalnız siyahı üzrə olan işlərin sayı göstərilir. Bu saya siyahıda əks etdirilməmiş işlər daxil edilmir.
11-ci sütunda yoxlama zamanı aşkar edilmiş siyahıya alınmamış işlərin müvəqqəti indeksləri və ya kargüzarlıq nömrələri göstərilir.
Yoxlama başa çatdırıldıqdan sonra 3,4-9, 14-19-cu sütunlara əsasən yekun çıxarılır.
12-13 və 20-21 -ci sütunlar yoxlama zamanı aşkar edilə bilən digər nöqsan və çatışmazlıqları (bir neçə iş bir nömrə altında, göndərilənlər arasında hesablanan, lakin faktiki olaraq yerində olan iş və s.) əks etdirmək üçün nəzərdə tutulur.
Yoxlama vərəqi icraçılar tərəfindən imzalanır və fondun işinə daxil edilir.
5.10.9. İşlərin mövcudluğu və vəziyyəti yoxlanarkən aşağıdakı tələblərə riayət olunmalıdır:
-işlərin qəfəsələrdə və qutularda yerləşdirilmə qaydalarına əməl edilməli;
-yoxlamalar zamanı yerlərinə düzgün qoyulmayan sənədlər aşkar edildikdə öz yerinə qoyulmalı;
- müxtəlif bioloji ziyanvericilərlə zəhərlənmiş işlər digər işlərdən dərhal ayrılmalı;
- siyahıya alınmamış işlər fondun sonunda yerləşdirilməlidir (yoxlama dövründə aşkar edilmiş qeydiyyatsız işlərin siyahıya alınması qadağan edilir).
5.10.10. Sənədləri tikilməyən, qovluqlarda mühafizə edilən və daxili siyahı ilə nəzərə alınan işlərin mövcudluğu yoxlanarkən, sənədlər daxili siyahı ilə tutuşdurulub yoxlanır, vərəqlərin hamısının olması dəqiqləşdirilir.
Yoxlamanın yekun nəticəsi yoxlama vərəqində (forma №-24) öz əksini tapır. Sütunların adlarının dəyişdirilməsi zərurəti olduqda yoxlama vərəqində qeydlər aparılır.
5.10.11. İşlərin mövcudluğu və vəziyyəti üzrə keçirilmiş yoxlama başa çatdıqdan sonra siyahıların sonunda yoxlama aktının (forma №-25) tarixi və nömrəsi göstərilərək, “Yoxlanılmışdır” ştampı vurulur. Siahıda qeydiyyatsız liter və boş nömrələr aşkar edilərsə, yekun qeyd yenidən tərtib olunur.
5.10.12. Yoxlama vərəqinin yekun yazıları əsasında işlərin vəziyyətinin yoxlanılmasının nəticələri haqqında akt (forma №-25) tərtib edilir. Həmin aktla yanaşı qeydiyyat sənədlərində buraxılmış texniki səhvlər haqqında akt (forma №- 16), işlərin tapılması barədə akt (forma №- 14), bərpaları mümkün olmayan sənədlər, işlər barədə akt (forma №- 18) və s. tərtib oluna bilər.
5.10.13. Yoxlama zamanı tapılmayan hər bir iş üzrə fondun adı, siyahının, işin nömrəsi və başlığı göstərilməklə kartoçka açılır və tapılmamış işlərin kartotekasında yerləşdirilir. Bu kartoçka əsasında yoxlamadan sonrakı 1 il ərzində onun axtarışı aparılır.
5.10.14. Aşkar edilən qeydiyyatsız işlər aşkar edilməmiş işlərin kartotekasında yoxlanıldıqdan sonra hesabat sənədlərində qeydiyyata alınır.
5.10.15. Yoxlama dövründə aşkar edilməyən işlərin axtarışı arxiv işləri bölməsinin əməkdaşları, eləcə də katibliyin rəisi, zərurət olduqda müvafiq müəssisə və qurumların rəhbərliyi tərəfindən təyin edilmiş məsul şəxslər tərəfindən həyata keçirilir.
5.10.16. İtirilmiş işlərin tapılması üçün aşağıdakı tədbirlər görülür:
-hesablamalar aparılarkən, nömrələr yazılarkən və digər işlər zamanı buraxılmış nömrələri müəyyən etmək məqsədi ilə köhnə siyahılarla yeniləri tutuşdurulur, həmin işlər məhv edilmə aktları üzrə yoxlanılır və s.;
-siyahıya iki dəfə və ya səhv nömrə ilə yazılan işləri aşkar etmək üçün fond siyahısının yekun yazısı və işlərin başlıqları tutuşdurulur;
-müvəqqəti istifadəyə verilən işlərin sənədləri yoxlanılır;
-işlərin komplektləşdirilməsi, sistemləşdirilməsi zamanı buraxılmış səhvin aşkar olunması üçün əvvəllər siyahıya alınan, bərpa edilən, cildlənən işlər öyrənilir;
-siyahıya alınmış, lakin arxiv işləri bölməsinə verilməmiş işlərin tapılması üçün sənədləri arxivə təhvil verən orqanda axtarış aparıla bilər.
5.10.17. İş tapılarkən arayış tərtib edilir və itirilmiş işlərin axtarışının başa çatması haqqında akt (forma №-26) tərtib olunur. Onun kartoçkası itirilmiş işlərin kartotekasından çıxarılaraq məhv edilir.
5.10.18. Tapılmaması müvafiq sənədlə təsdiq olunmuş işlər müəyyən edilmiş qaydada qeydiyyatdan çıxarılır.
5.10.19. Müəyyən edilmiş müddətlərdə tapılması mümkün olmayan işlər üzrə akt (forma №- 19) tərtib edilir. Akta axtarışın aparılması üzrə ətraflı arayış əlavə edilir.
Arayış katibliyin rəisi, arxiv işləri bölməsinin rəisi və axtarışı aparan əməkdaşlar tərəfindən imzalanır.
Axtarışın nəticələrinə dair sənədlər Mərkəzi Ekspert Komissiyası (MEK) tərəfindən təsdiq olunur və işin qeydiyyatdan çıxarılmasına icazə verilir. Yalnız bundan sonra axtarışın tamamlanması barədə akt tərtib olunur (forma №- 26) və bütün müvafiq sənədlərdə düzəlişlər edilir.
5.10.20. İşlərin mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılmasının nəticələrinə əsasən sənədlərin mühafizəsi rejiminin təmin olunması üçün lazımi ölçülər götürülür.
5.10.21. İşlərin mövcudluğu və vəziyyəti yoxlanarkən sənəd çatışmazlığı, onların qeydiyyatında ciddi nöqsanlar, məxfi məlumatların yayılmasına yol verən hallar aşkar edilərsə, buna fövqəladə hadisə kimi baxılır və bu barədə lazımi ölçü götürülməsi üçün arxiv işləri bölməsinin aid olduğu müvafiq xidmətlərin, müəssisələrin və qurumların rəhbərliyinə məruzə olunur.
5.10.22. Düzəldilməsi mümkün olmayan zədəli işlər (forma №-18), axtarış imkanı tükənmiş tapılmayan işlər barədə (forma №-19) aktların təsdiqlənmiş surəti, zərurət olduqda isə sənədlərin itirilməsinə dair aparılmış xidməti yoxlama materialları Azərbaycan Respublikası ƏN PX-nin rəhbərliyinə təqdim olunur.
5.11. Arxiv işləri bölməisinin rəhbəri və mühafizəxanaya cavabdeh olan əməkdaşlar dəyişilərkən sənədlərin, avadanlığıq və inventarın təhvil-qəbul edilməsi.
5.11.1. Arxiv işləri bölməsinin rəhbəri dəyişilərkən PX tərəfindən təyin edilmiş 3 nəfərdən ibarət komissiya sənədlərin, avadanlıqların və inventarın təhvil-təslimini həyata keçirir.
5.11.2. Komissiya mühafizəxanaların vəziyyətini, sənədlərin mühafizə şəraitini, işlərin mövcudluğunu və vəziyyətini, möhürlərin və ştampların mövcudluğu və tamlığını, texnoloji avadanlığın, inventarın vəziyyətini yoxlayır.
5.11.3. Arxiv işləri bölməsinin rəhbərliyi dəyişilərkən sənədlərin, avadanlıqların, inventarların təhvil-qəbul aktı tərtib olunur (forma №-27). Həmin akta sənədlərin mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılması barədə aktlar əlavə olunur (forma №-25). Təhvil-qəbul aktlarına və mühafizəxanalara cavabdeh olan şəxslərin sənədlərin mövcudluğunu təsdiq edən arayışları da əlavə oluna bilər. Belə hallarda mühafizəxanalarda işlərin mövcudluğu və vəziyyəti yoxlanılmır.
5.11.4. Arxiv işləri bölməsinin rəhbərliyi dəyişilərkən sənədlərin, avadanlıqların və inventarların təhvil-qəbul edilməsi barədə tərtib edilmiş akt (forma №-27) PX-nin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilir.
5.11.5. Mühafizəxanaya cavabdeh şəxs dəyişildikdə, sənədlərin yeni təyin olunmuş cavabdeh şəxsə verilməsi PX katibliyinin əməkdaşlarından ibarət komissiyanın iştirakı ilə sənədlərin mövcudluğu və vəziyyəti yoxlanıldıqdan sonra həyata keçirilir.
5.11.6. Mühafizəxanaya cavabdeh olan əməkdaş dəyişilərkən təhvil-qəbulun aparılması aktla (forma №- 28) sənədləşdirilir. Bu akt PX tərəfindən təsdiq edilir.
5.11.7. Təhvil-qəbul vaxtı hər hansı bir çatışmazlıq aşkar edilərsə, arxiv işləri bölməsinin rəisi barədə dərhal katibliyin rəhbərliyinə məruzə edir və sənədlərin axtarışı üçün tədbirlər görür.
5.11.8. Yanğın, qəza, təbii fəlakət və başqa fövqəladə hallarda arxiv işləri bölməsində mühafizə edilən sənədlərin xilas edilməsi tədbirləri ƏN PX-nin müvafiq əmri ilə tənzimlənir.
6.1. Arxiv sənədlərinin və bu sənədlərdə göstərilən informasiyanın qısa vaxt ərzində axtarılıb tapılması məqsədilə arxiv sənədlərinin elmi-məlumat aparatı (EMA) sistemi təşkil olunur.
6.2. EMA sisteminə arxiv məlumat-sorğu kitabçaları, kompüterləşdirilmiş informasiya-axtarış sistemləri daxildir.
6.3. Arxiv məlumat-sorğu kitabçaları arxiv sənədlərinin siyahıya alınmasına əsasən yaradılır və onlardan ayrıca saxlanılır. Məxfilik dərəcəsindən asılı olmayaraq bütün arxiv məlumat-sorğu mənbələri xüsusi fondlar bölməsinin uçot sənədlərinin qeydiyyatı jurnalında qeydiyyata alınır.
Arxiv məlumat -sorğu kitabçalarına işlərin, fondların siyahıları, kataloqlar, göstəricilər daxildir.
6.4. İşlərin siyahıya alınması, yenidən işlənməsi.
6.4.1. İşlərin siyahıları (2-4, 6 və 7 №--li formalar) siyahıya alınmamış işlərə dair, eləcə də keyfiyyətsiz olan siyahılar yenidən işlənilərkən tərtib edilir.
6.4.2. Siyahılar tərtib edilərkən işlər kartoçkalarda əks etdirilir, sistemləşdirildikdən sonra siyahı müəyyən edilmiş qaydada sənədləşdirilir.
6.4.3. Kartoçkada işi başlayan və tamamlayan orqanın, struktur qurumun adı, kargüzarlıq nömrəsi (indeks), işin adı, ilkin və sonuncu sənədlərin tarixləri, işdəki vərəqlərin sayı, keçmiş arxiv şifri (siyahı yenidən işlənilərkən) və digər zəruri məlumatlar göstərilir.
Hər bir kartoçkaya verilən sıra nömrəsi qələmlə işin üz qabığına yazılır. Bu nömrə siyahıda və ya bütövlükdə fondda işlərin sistemləşdirilməsi müddəti ərzində kartoçkanın müvəqqəti nömrəsi olur. İşlərin sistemləşdirilməsi qurtardıqdan sonra məlumatlar kartoçkadan siyahıya və işin üz qabığına köçürülür.
6.4.4. İşlər siyahıya alınarkən orqanın rəsmi və ümumi qəbul edilmiş qısaldılmış adı işlədilə bilər. Bu məqsədlə siyahı tərtib edilərkən istifadə edilən qısa sözlərin əlifba ardıcıllığı ilə lüğəti tərtib olunur.
6.4.5. İşin başlığı müəyyən edilmiş tələblərə uyğun olaraq tərtib olunur. İşin başlığında əlavə olaraq aşağıdakı açıqlamalar (annotasiya) verilir:
- xüsusi dəyərli sənədlər;
- başlıqda göstərilməyən, lakin axtarış oluna bilən sənədlər;
- əsas sənədə əlavə olunan sənədlər;
- işçi heyətə dair məlumatlar, eləcə də sorğu əhəmiyyətinə malik olan digər sənədlər.
Annotasiyada sənədin növü, müəllifi, ünvanı, məzmunu, tarixi, zərurət olduqda isə digər məlumatlar da göstərilir.
6.4.6. İşdəki sənədlərin fiziki vəziyyəti, dolğunluq dərəcəsi, xarici və başqa əlamətləri kartoçkada başlıqdan və annotasiyadan sonra göstərilir və sonradan siyahının “Qeyd” sütununda əks etdirilməsi üçün istifadə olunur.
6.4.7. İşdəki sənədlərin ilkin və son tarixləri barədə qeydiyyat müəyyən edilmiş qaydada aparılır.
6.4.8. Sənədlər kartoçkada qeydə alınarkən təsdiqedici yazının olması yoxlanılır, bu yazı olmadıqda isə işdəki vərəqlər sayılır və təsdiqedici qeydiyyat aparılır.
6.4.9. Bu kartoçkaların sistemləşdirilməsi fondlarda işlərin sistemləşdirilməsi sxemi üzrə həyata keçirilir, müvafiq siyahılar ayrı-ayrı bölmələrə ayrılır.
6.4.10. Kartoçkalar sistemləşdirildikdən sonra hər iş barədə ümumi məlumatlar siyahıya köçürülür.
6.4.11. İşlərə arxiv nömrələri müəyyən olunmuş qaydada verilir.
6.4.12. Kartoçkanın üstündə göstərilmiş işin başlığı siyahının müvafiq sütununa dəyişilmədən daxil edilir; yeni sətirdən, sütunun sol tərəfindən 2 sm ara verməklə sənədlərin annotasiyası yerləşdirilir. İşlərin eyni başlıqları “eyni” sözü ilə göstərilir, digər məlumatlar isə siyahıya tam köçürülür. Siyahının hər bir yeni vərəqində işin başlığı tam göstərilməlidir.
6.4.13. Ümumi icraat işləri başlandıqları və ya qurumun icraatına daxil olduğu il üzrə siyahıya əlavə olunur.
Konkret bir il üçün olan siyahıda bir neçə ilin sənədlərini özündə cəmləşdirən iş olduqda, növbəti illərin siyahılarının hər birində, yekun qeyddən əvvəl, müvafiq siyahının və həmin işin nömrələrinə istinad edilərək belə bir qeydiyyat aparılır: “….. ilə dair sənədlər ….№ --li işdə, …..№--li siyahıda da vardır.
6.4.14. Bir ilə dair ümumi icraatlı işlərin bir neçə siyahısı olarsa, bu siyahıların hər birinin sonunda yekun qeyddən əvvəl “……illər üzrə sənədlər …….№--li işlərin ……..№--li siyahılarında da vardır” qeydiyyatı aparılır.
6.4.15. Ümumi icraatlı işlərin siyahısında bir neçə il ərzində icraatda qalan işlər əksəriyyət təşkil edirsə, müqəddimədə bu barədə xüsusi qeydiyyat aparılır və siyahının adında “…..illər üzrə olan işlərin siyahısı” sözləri əks etdirilir.
6.4.16. İşlərin siyahısının “Qeydlər” sütununda sənədlərin fiziki vəziyyəti, işlərin xarici tərtibatı, kiçik həcmli filmlərin, sənədlərin digər surətlərinin mövcudluğu və s. göstərilir.
6.4.17. İşlərin siyahısının sonunda yekun qeyd aparılır.
6.4.18. İşlərin siyahısı 3 nüsxədən ibarət tərtib edilir.
6.4.19. İşlərin siyahısına aşağıdakı sorğu məlumatları əlavə olunur:
-siyahının titul vərəqi;
-mündəricat (siyahı ayrı-ayrı bölmələrdən ibarət olduqda);
-qısaldılmış sözlərin siyahısı;
-arxiv şifrlərinin çevirmə cədvəlləri;
-işarələr (göstəricilər).
6.4.20. İşlərin siyahılarının titul vərəqində arxiv işləri bölməsinin tam adı, fondun adı, nömrəsi, siyahının nömrəsi və adı, siyahıya daxil edilmiş ilk və axırıncı sənədlərin tarixləri göstərilir.
6.4.21. Ümumi icraatlı işlərin siyahılarının titul vərəqində fondun adı, bu fondu təşkil edən qurumun rəsmi adı yazılır. Nəzərə alınmalıdır ki, işlər siyahıya daxil edildiyi ayrı-ayrı dövrlərə uyğun olaraq bu qurumun əvvəlki və sonrakı rəsmi adları, qəbul edilmiş qısaltmalar, dislokasiya yerləri mötərizə içində xronoloji ardıcıllıqla göstərilməlidir.
6.4.22. Fasilələrlə bir neçə ilə dair sənədlər daxil edilmiş siyahıların titul vərəqində, yalnız həmin sənədlərin aid olduğu illər göstərilir.
6.4.23. Siyahıların mündəricatında müvafiq vərəqlərin nömrələri göstərilməklə, müqəddimə, qısaldılmş sözlərin siyahısı, bölmə və fəsillərin adı, arxiv şifrlərinin çevirmə cədvəlləri sadalanır.
6.4.24. Hər hansı bir konkret siyahıya və ya fond siyahısına tərib edilən müqəddimədə fondtəşkiledən haqqında qısa arayış (tarixi, adında olan dəyişikliklər, vəzifələri, strukturu və s.) fondun tarixi, siyahının və ya bütövlükdə fond sənədlərinin tərkib və məzmununun qısa xarakteristikası, sistemləşdirmə sxemi, işlərin yaranması və təsvirinin xüsusiyyətləri, siyahının məlumat aparatının tərkibi göstərilir.
6.4.25. Fonddakı bütün işlərin siyahıları üçün tərtib edilmiş ümumi müqəddimə fondun birinci siyahısında yerləşdirilir. Bir qrup siyahıya tərtib edilmiş ümumi müqəddimə həmin siyahıların birincisində yerləşdirilir. Ümumi müqəddimə tərtib edilərkən ayrı-ayrı siyahıların müqəddimələrində yalnız bu siyahılara daxil edilmiş işlərə dair məlumatlar yazılır.
6.4.26. İşlərin siyahısına müqəddimə təritb edilərkən fondtəşkiledənə aid normativ aktlardan, fond sənədlərindən, qeydiyyat sənədlərindən, fond sənədlərinin elmi-məlumat aparatından və digər sənədlərdən istifadə olunur.
6.4.27. Fondtəşkiledənin tarixi və ya fond üzrə əlavə məlumatlar aşkar edildikdə, işlərin siyahısının müqəddiməsinə düzəlişlər, əlavələr olunur və ya müqəddimə yenidən tərtib edilir.
6.4.28. Zəruri olduqda siyahılar üçün göstəricilər də tərtib olunur.
6.4.29. Qeyri-qənaətbəxş tərib olunan siyahılar yenidən işlənir. Siyahılar yenidən işlənilərkən, dəyərlərin ekspertizası keçirilir, sənədlərin fond mənsubiyyətinin başlığı, işlərin tarixləri dəqiqləşdirilir, zərurət yarandıqda isə işlərin yenidən işlənib hazırlanmış sxem üzrə sistemləşdirilməsi aparılır.
6.4.30. Siyahı yenidən işlənərkən bir-birinə yaxın xronoloji dövrü əhatə edən və həcmcə böyük olmayan və ya məzmunca eyni olan siyahılar yeni bir siyahıda birləşdirilə bilər.
6.4.31. Siyahılar yenidən işlənərkən, işlərin yeni və köhnə arxiv şifrlərinin çevirmə cədvəli tərtib edilir və yeni siyahıya tikilir. Həcmcə böyük olan çevirmə cədvəli ayrıca cilddə tikilir və yenidən işlənən axırıncı siyahının sonunda müstəqil iş kimi qeydiyyata alınır.
6.4.32. Zəruri olduqda, siyahıların təkmilləşdirilməsi, başlıqların dəqiqləşdirilməsi, siyahılarda məlumat aparatının yaradılması, siyahıların yenidən çap edilməsi işləri aparılır.
6.4.33. Siyahılar təkmilləşdirildikdən, yaxud yeniləri yaradıldıqdan sonra köhnə siyahıları məhv etmək qadağandır. Onlar öz başlıqları ilə yeni siyahının sonunda müstəqil iş kimi qeydiyyata alınmalıdır. Köhnə siyahının bütün nüsxələrinin titul vərəqlərində “Siyahı yenidən tərtib olunub ….№--li siyahının …№--li işlərinə bax” qeydi yazılır.
6.4.34. Fondun yeni nömrəsi, siyahı nömrəsi və işlərin nömrələri, işlərin dəqiqləşdirilmiş başlıqları, ilk və sonuncu sənədlərin tarixləri siyahılar yenidən işləndikdən və təkmilləşdirildikdən sonra işlərin üzlüyünə köçürülür.
6.4.35. Bir nüsxədə tərtib edilmiş, yazıları pozulmaqda olan və ya əlyazma şəklində olan işlərin siyahıları lazım olan nüsxədə yenidən tərtib olunur.
6.4.36. Siyahıya alınmamış sənədlər siyahıya alındıqdan sonra və ya siyahılar yenidən işləndikdən sonra sənədlərin siyahıya alınması və yenidən işlənilməsi barədə akt tərtib edilir (forma №-15). Ümumi icraatlı işlərinin siyahısı MEK tərəfindən baxılır və təsdiq edilir.
6.5.1. Kataloqlar lazımi sənədlərin məzmunun daha tam açılması və onların operativ axtarışı üçün yaradılır.
6.5.2. Kataloqa aşağıdakılar daxil edilir:
-kataloqa daxil edilən sənədləşdirilmiş informasiyanın təsnifat sxeminin tərtibi;
-kataloqa daxil edilməsi üçün sənədlərin seçilməsi;
-kataloq kartoçkalarında sənədlərin təsviri;
-kataloq kartoçkalarının kataloqda sistemləşdirilməsi;
-kataloqun aparılması.
6.5.3. Kataloqlar yalnız siyahıya alınmış sənədlər üzrə tərtib edilir. Siyahıların yenidən işlənməsi nəzərdə tutulan fondun və ya onun müəyyən hissəsinin sənədləri kataloqa yalnız iş başa çatdıqdan sonra daxil edilməlidir. Siyahıda ayrı-ayrı sənədlərin axtarışını təmin edən göstərici varsa, bu siyahıya daxil olan sənədlərin kataloqu yaradılmır.
6.5.4. Kataloqlaşdırma aparmaq üçün fondlar və ya bir qrup iş seçilərkən ayrı-ayrı siyahılar üzrə fondların və siyahıların kataloqlaşdırma növbəsini müəyyənləşdirmək məqsədi ilə bu sənədlərdən istifadə intensivliyi və prespektivliyi nəzərə alınmalıdır.
6.5.5. Kataloqlar sistemli, fənn-mövzulu, fənn, adlı və s. bölgü üzrə yaradılır. Kataloqun bu və ya başqa qaydada yaradılması sənədlərin tərkibindən və kataloqlaşmanın məqsədindən asılı olaraq müəyyən edilir.
6.5.6. Sistemli kataloqda sənədləşdirilmiş informasiya təsnifat sxeminə uyğun olaraq, orqanların bütün fəaliyyət istiqamətləri üzrə, kataloqun bölmə və fəsillərinin daxilində isə məntiqi və ya xronoloji ardıcıllıqla təsnifləşdirilir (qruplaşdırılır).
6.5.7. Fənn-mövzulu kataloqda sənədləşdirilmiş informasiya qurumlarının fəaliyyətinin ayrı-ayrı istiqamətləri üzrə, mövzu daxilində isə fənlərin (ayrı-ayrı məsələlərin) əlifba sırası ilə təsnifləşdirilir.
Fənn mövzulu kataloqa misal olaraq penitensiar sistemin qurumlarının tarixi üzrə toplanan sənədləri göstərmək olar. Qurumun tarixinə dair kataloqda informasiya qurum adlarının əlifba sırası ilə, bir quruma aid olan sənəd qruplarının daxilində isə------xronoloji və ya digər əlamətlər üzrə təsnifləşdirilir.
6.5.8. Fənn kataloqunda sənədləşdirilmiş informasiya fənlərin (məsələlərin) adlarına görə əlifba sırası ilə, eyni qrup sənədlərin daxilində isə - ayrı-ayrı qurumlar üzrə xronoloji və ya məntiqi ardıcıllıqla təsnifləşdirilir.
6.5.9. Adlı kataloqda sənədləşdirilmiş informasiya şəxslərin soyad, ad və ata adlarının əlifba sırası ilə, bir şəxsə dair sənədlər qrupu daxilində isə-xronloji və ya digər məqsədəuyğun ardıcıllıqla təsnifləşdirilir.
6.5.10. Bir kataloq kartoçkasında (forma №-29) aşağıdakılar haqqında qeydiyyat aparıla bilər:
-sənədin bir hissəsi-sənəd bütövlükdə bir çox məsələyə aid olduqda (protokol, hesabat və s.);
-bir məsələyə dair məzmununa görə dəyərli və əhəmiyyətli olan sənəd (bu işin digər sənədləri başqa məsələlərə aid olduqda);
-bir iş üzrə eyni məsələyə dair bir qrup sənəd;
-bir məsələyə aid olan iş;
-eyni məzmunlu və ya eyni mahiyyətli bir qrup iş.
6.5.11. Kartoçkanın “Məzmun” sütununda məsələnin qısa məzmunu göstərilərək, yeni sətirdən sənədin (sənədlərin) növü, müəllifi, ünvanı və əsli olması göstərilir. Buna ehtiyac olmadıqda, sənədlərin məzumunu barədə məlumatlar işlərin və ya sənədlərin başlıqları şəklində verilir.
Protokollar kataloqlaşdırıldıqda gündəlikdə olan məsələlər, baxılmanın nəticələri, qərar hissəsinin məzmunu kartoçkada əks etdirilir.
Adlı kataloqların “Məzmun” sütununda ayrıca sətirlərdə şəxsin soyadı, adı və atasının adı, zərurət olduqda isə bu şəxs barədə sənədlərdə olan digər məlumatlar göstərilir.
6.5.12. Kataloq kartoçkasının “İndeks” sütununda kataloqa daxil edilən sənədləşdirilmiş informasiyanın təsnifat sxeminə uyğun olan indeksi göstərilir. İndeksləşmə kartoçkada sənədlərin əks etdirilməsi başa çatdıqdan sonra aparılır.
6.5.13. “Rubrika” və “Yarımrubrika” sütunlarında sənədlərin konkret məzmunu dəqiqləşdirilir. Bu sütunların adları kartoçkalar kataloqa indekslər üzrə yerləşdirilən zaman formalaşdırılır.
Adlı kataloqların göstərilən sütunlarında şəxslərin soyadlarının ilk hərfləri yazılır.
6.5.14. Kartoçkanın “Hadisənin tarixi” sütununda sənəddə təsvir edilən hadisələrin tarixi göstərilir. Zərurət olduqda sənədlərin tərtib edildiyi tarix “Məzmun” sütununda göstərilir.
6.5.15. İnzibati-ərazi vahidinin adı kataloq kartoçkasının “Hadisə yeri” sütununda sənədin aid olduğu dövrün inzibati ərazi bölgüsünə uyğun olaraq yazılır.
6.5.16. Kartoçka bütövlükdə bir iş üzrə tərtib edilibsə, “Vərəqlərin №-” sütununda vərəqlərin ümumi sayı göstərilir.
6.15.17. Məxfi məlumatlar, bir qayda olaraq, kataloq kartoçkalarına daxil edilmir. Məxfi informasiya daşıyan kartoçkalar müəyyən edilmiş qaydada qeydiyyata alınır və məxfi kataloqa daxil edilir.
6.5.18. Tam şəkildə tərtib edilmiş kataloq kartoçkaları bölmələr, yarımbölmələr, indekslər, rubrikalar, yarımrubrikalar, digər təsnifat əlamətləri üzrə sistemləşdirilir və kataloqda yerləşdirilir.
6.5.19. Bölmələr, yarımbölmələr, rubrikalar, yarımrubrikalar kataloqda bir-birindən ayırıcı (fərqləndirici) kartoçkalarla ayrılır.
6.5.20. Hər kataloq yeşiyinin üz tərəfinə kataloqun bölmə və yarımbölmələrinin adları göstərilmiş ad göstəricisi yapışdırılır.
6.5.21. Kataloqların vəziyyəti mütəmadi olaraq yoxlanılır, onların düzgün təsnif edilməsi, kartoçkaların müvafiq bölmə, yarımbölmə, rubrika, yarımrubrikalarda düzgün yerləşdirilməsi, yeni bölmələrin yaradılması zərurəti, ayrı-ayrı kartoçkaların dəyişdirilməsi məsələləri dəqiqləşdirilir.
6.5.22. Sənədlərin kataloqa daxil edilməsi işi başa çatdıqdan sonra kataloqlaşdırmaya dair görülən işlərin qeydiyyatını aparmaq üçün hər bir kataloqlaşdırılmış siyahının “Qeyd” sütununda təsdiqedici qeydiyyatdan aşağıda “Kataloq” möhürü vurulur, yaxud “…№--li vərəqlər kataloq siyahısına alınıb” qeydi edilir.
Kataloqa daxil edilmiş işlərin mərkəzləşdirilmiş qeydiyyatı fondun və siyahının nömrələri, tarixləri göstərilməklə xüsusi jurnalda və ya kartotekada aparılır.
6.6.1. Göstəricilər işlərin siyahısına, kataloqlara və işlərdəki sənədlərə təritib olunur.
6.6.2. Təyinatından asılı olaraq göstəricilər fənn, adlı, coğrafi və digər növlərə bölünür.
6.6.3. Həcmcə böyük olmayan çoxlu sayda işlərin siyahıları olduqda, yaxud siyahılar mürəkkəb struktura malik olduqda, sənədlər çoxsahəli məlumat kəsb etdikdə və onların axtarışı göstəricilərlə daha rahat olduqda işlərin siyahılarına göstəricilər tərtib edilir.
Göstəricilər, bir qayda olaraq, iş başlıqlarına görə tərtib edilir.
6.6.4. Siyahıların fənn göstəricilərində fənlərin adı sənədlərin axtarış məlumatları-hər rubrika və yarımrubrika həddində fondun, siyahının, işlərin, zəruri olduqda isə vərəqlərin nömrələri göstərilməklə əlifba sırası ilə yerləşdirilir.
6.6.5. Siyahıların adlı göstəricilərində barələrində sənədlər olan şəxslər soyadların, adların, ata adlarının, ləqəblərin, təxəllüslərin əlifba sırası ilə düzülüşü qaydasında bu sənədlərin axtarış məlumatları göstərilməklə yerləşdirilir. Şəxsin soyad və ya adının yazılışının müxtəlif variantları olduqda, bu barədə kartotekanın aidiyyəti bölmələrində müvafiq kartoçkalar qoyulur, bir-birinə istinad edilməklə, onların eyni bir şəxsə aid olduğu göstərilir. Lazım gələrsə, adlı göstəricilərdə müvafiq izahatlar da verilir.
6.6.6. Kataloqlar üçün fənn və digər göstərici tərtib oluna bilər. Fənn göstəricilərində fənn (məsələ) uyğun gəldiyi bölməyə, yarımbölməyə, indeksə, kataloqun rubrikasına, yarımrubrikasına istinad edilir. Kataloqlara digər göstəricilər də eyni qaydada tərtib edilir.
6.6.7. İşlərin sənədlərinə tərib edilən fənn və ad göstəriciləri müvafiq işlər baxılmaqla tərtib edilir və siyahılar üzrə tərtib edilən göstəricilərdən fərqli olaraq bu sənədlərdə olan məlumatlara dair daha geniş informasiyanı özündə əks etdirir. Sənədlərin siyahıya çox və ya az alınması göstəricinin hansı məqsədlə tərtib edilməsi, sənədlərin məzmunu və tərkibi ilə müəyyən edilir.
6.6.8. Göstəricilər lazım olan nüsxədə çap edilir, müvafiq siyahılarla birlikdə və ya onlar üçün ayrılmış xüsusi yerlərdə arxiv işlərindən və kataloqlardan ayrı saxlanılır.
6.6.9. Müvafiq siyahıların sonunda onlara dair göstəricilərin olması barədə qeydiyyat aparılır.
6.7. Sənədlərin icmalları.
6.7.1. Sənədlərin icmalları aşağıdakı növlər üzrə tərtib olunur:
Fond icmalı bir arxiv fondunun sənədlərinin tərkibi və məzmunu barədə sistemləşdirilmiş məlumatlardan ibarətdir.
Mövzu üzrə icmal müəyyən mövzuda olan bir və ya bir neçə arxiv fondun sənədlərinin tərkibi və məzmunu barədə sistemləşdirilmiş məlumatlardan ibarətdir.
6.7.2. Sənədlərin icmalı fondtəşkiledənin və fond sənədlərinin xarakteristikasından, sənədlərin axtarışını təmin edən göstəricilərdən ibarətdir.
6.7.3. İcmalda bir-biri ilə oxşar və ya məzmunca yaxın olan sənədlərin xarakteristikası annotasiya şəklində verilməklə, onların növ müxtəlifliyi, müəllifləri, qısa məzmunu, ilk və son tarixləri, əsli və həcmi göstərilir. Bir qrup sənədin annotasiyasına məna və məzmunca daha vacib olan ayrı-ayrı sənədlərin xarakteristikası əlavə edilə bilər.
6.7.4. Bir qrup sənədin annotasiyasına bu sənədlərin fondlarının, siyahılarının, işlərinin, lazım gəldikdə isə vərəqlərinin də nömrələrini əks etdirən axtarış məlumatları daxil edilir.
6.7.5. Axtarış məlumatları olan bir qrup sənədin annotasiyası icmalda ardıcıl tətbiq olunan aşağıda göstərilmiş bir və ya bir neçə əlamətlər üzrə yerləşdirilir:
-mövzu, yarımmövzu və məsələlər üzrə;
-fondtəşkiledənin funksiyaları üzrə;
-fondtəşkiledənin struktur qurumları üzrə;
-xronoloji ardıcıllıqla.
6.7.6. Sənədlərin icmalı vərəqinin məlumat-sorğu hissəsinə aşağıdakılar daxil edilir:
-icmalın adı göstərilən titul vərəqi;
-icmalın bölmə və yarımbölmələri sadalanmaqla mündəricatı;
-istifadə olunmuş ixtisarların siyahısı;
-sənədləri barədə məlumatlar icmala daxil edilmiş fondların siyahısı (mövzu icmalları üçün).
7.1. Arxiv işləri bölməsində mühafizə edilən arxiv sənədləri elmi, praktiki məqsədlər, eləcə də vətəndaşların hüquqi və qanuni mənafeyini təmin etmək üçün istifadə olunur.
7.2. Tərtib edilmə vaxtından asılı olmayaraq, arxiv sənədlərindən istifadə olunarkən, məxfilik rejiminə dair ƏN PX tərəfindən müəyyən edilmiş tələblərə riayət olunmalıdır.
7.3. Hüquqi şəxslərə, əcnəbilərə və vətəndaşlığı olmayan şəxslərə arxiv sənədləri barədə məlumatlar Azərbaycan Respublikasının müvafiq qanunları və digər normativ sənədlərlə müəyyən edilmiş qaydalar əsasında verilir.
7.4. Arxiv işləri bölməsinin əməkdaşları öz xidməti fəaliyyətlərində arxiv sənədlərindən yalnız şöbə rəhbərliyinin icazəsi ilə istifadə edə bilərlər.
7.5. Mühafizə edilən sənədlərdən istifadə edilməsi məqsədilə arxiv işləri bölməsi:
-işləri müvəqqəti istifadəyə verir;
-arxiv sənədləri barədə əlaqədar orqanları məlumatlandırır;
-vətəndaşların və təşkilatların sorğuları əsasında sənədlərdən çıxarışlar verir;
-dərc edilmək, sərgilərə çıxarılmaq, ədəbiyyat və incəsənət sahəsində, media məhsullarında istifadə etmək üçün müəyyən edilmiş qaydalara riayət etməklə sənədlər hazırlayır.
7.6. Arxiv sənədlərinin dərc olunması, sənədlər sərgisində göstərilməsi, ədəbiyyat və incəsənət sahəsində, eləcə də media məhsullarında istifadə olunması üçün hazırlanması ƏN PX-nin rəhbərliyinin göstərişinə əsasən arxiv işləri bölməsi tərəfindən həyata keçirilir.
7.7. Arxiv işlərinin mühafizəxanalardan istifadəyə verilməsi.
7.7.1. Arxiv işləri istifadə üçün mühafizəxanalardan arxiv işləri bölməsinin qiraət zalına verilir və ya tələb edən quruma göndərilir.
7.7.2. Arxiv işləri yalnız yazılı sorğu əsasında verilir və göndərilir.
Sorğuda sənədlə tanış olmanın məqsədi, mövzu, istifadə müddəti, yeri, icraçı şəxsin vəzifəsi, soyadı, adı, atasının adı göstərilməlidir.
7.7.3. İşin müvəqqəti istifadə üçün verilməsinə dair sorğu müvafiq orqanın və ya müstəqil struktur qurumun rəhbəri tərəfindən imzalanmalı, PX-nin katibliyində rəsmi qaydada qeydiyyatdan keçməlidir.
7.7.4. Sənədlər müvəqqəti istifadə üçün feldeyger xidməti (xüsusi rabitə) vasitəsilə göndərilir.
7.7.5. Arxiv işlərinin verilməsinə yazılı icazəni ƏN PX-nin rəisi verir.
7.7.6. İşlər müvəqqəti istifadə üçün yarandıqları qurumlara, hissələrə, yaxud bu sənədlərə hüquqi səlahiyyəti olan digər qurumlara verilir. Başqa orqanlara onlar yalnız fondyaradanın və ya fondyaradanın tabe olduğu orqanın, təşkilatın rəhbərliyinin yazılı razılığı əsasında verilməlidir.
Razılaşdırılmadan verilə bilər:
ƏN PX-nin kadr aparatlarının, hərbi-həkim komissiyalarının sorğusu ilə sabiq əməkdaşların şəxsi işləri.
7.7.7. Əmr və göstərişlərin əsli arxiv işləri bölməsindən müvəqqəti istifadəyə verilmir.
Müstəsna hallarda -normativ aktların surətləri olmadıqda, fondyaradanın rəhbərliyinin yazılı icazəsi əsasında icraçı əmr və göstərişlərin əsli ilə arxiv işləri bölməsində tanış ola bilər.
7.7.8. Arxiv işləri bölməsində mühafizə edilən xüsusilə mühüm arxiv sənədləri tanışlıq üçün ancaq ƏN və PX-nin rəhbərliyinə verilir.
Müstəsna hallarda ƏN və PX-nin rəhbərliyi tərəfindən imzalanmış sorğu əsasında icraçıya xüsusilə mühüm arxiv sənədləri ilə tanış olmağa arxiv işləri bölməsinin qiraət zalında arxiv işləri bölməsinin rəhbərliyinin iştirakı ilə icazə verilə bilər. Bu zaman sənəddən çıxarış edilməsinə icazə verilməsi sorğuda göstərilməlidir. Xüsusilə mühüm sənədlərin surətinin çıxarılması qadağandır.
7.7.9. Arxiv işləri sorğuları icra edən PX-nin əməkdaşlarına müvəqqəti istifadə üçün 10 gün müddətinə, qiraət zalında işləyən tədqiqatçılara, eləcə də işləri müvəqqəti istifadə üçün alan idarə və təşkilatlara isə 1 ay müddətinə verilir. Müddətin uzadılmasına icazəni əsaslandırılmış yazılı sorğu əsasında PX-nin rəisi verir. Arxiv işləri bölməsinin əməkdaşı fondda olan və müvəqqəti istifadə üçün götürülmüş sənədləri vaxtaşırı yoxlayır.
7.7.10. Sənədlər istifadəyə verilməmişdən əvvəl arxiv işləri bölməsinin əməkdaşı sənədin tərtib olunmasının düzgünlüyünü yoxlayır və lazım gələrsə, onun müəyyən olunmuş tələblərə əsasən tərtib olunması üçün tədbir görür.
7.7.11. İstifadəyə verilən hər bir işdə sənədlərdən istifadə olunması vərəqi (forma №-1) olmalıdır. İşlə tanış olan hər bir şəxs həmin vərəqi doldurmalıdır.
Əgər iş, sənədlərdən istifadə vərəqi olmadan yaradılıbsa və ya həmin vərəqdə qeyd üçün yer qalmamışdırsa, işin üz qabığının daxili hissəsinə yeni vərəq (blank) yapışdırılır. İstifadə vərəqlərinin olması işdə qeyd edir.
7.7.12. İşi qəbul edən şəxs sorğunun arxa tərəfində işin (cildin) başlığını, vərəqlərin sayını, arxiv şifrini, öz vəzifəsini, tarixi göstərməklə imza edir. Arxiv işləri bölməsinin əməkdaşı şəxsin vəsiqəsinin (sənədinin) nömrəsini yoxlayır və sorğuda qeyd edilir.
7.7.13. Arxiv işləri bölməsindən müvəqqəti verilən və göndərilən arxiv işləri barədə uçot jurnalında (forma №-30) qeydiyyat aparılır. İş istifadə edilmək üçün qiraət zalına verilirsə və ya hər hansı bir idarə və ya təşkilata göndərmək üçün katibliyə (dəftərxanaya) təhvil verilirsə, işi qəbul etmiş əməkdaş jurnalda (forma №-30) imza edir. İşlər mühafizəxanadan verilərkən aşağıdakı kitablara qeyd edilir:
-işlərin otaqlara verilməsi;
-işlərin qiraət zalına verilməsi;
-işlərin müvəqqəti istifadə üçün verilməsi.
Sorğu əsasında göndərilən işlərin arxivə qaytarılması nəzarətə götürülür. Arxiv işləri bölməsinin rəisi işlərin vaxtında qaytarılmasına nəzarət edir və onların qaytarılması üçün müvafiq tədbirlər görür.
7.7.14. İcraçı arxiv işləri bölməsindən arxiv işini götürərkən, işin fiziki vəziyyətini, vərəqlərin faktiki sayının təsdiqedici qeydlərə uyğun gəlməsini yoxlayır.
7.7.15. Arxiv işləri bölməsindən məxfi iş götürən əməkdaş iş barədə məlumatları (arxiv şifri, başlığı, vərəqlərin sayı) dərhal, müəyyən edilmiş qaydada, məxfi sənədlərin siyahısında qeydə almalıdır.
7.7.16. İşi şəxsən arxivdən götürən şəxs onu həmin gün müvafiq qurumun katibliyində (dəftərxanasında) daxili sənəd kimi qeydiyyatdan keçirməlidir.
7.7.17. Arxiv işlərindən istifadə edilərkən sənədlərdə qeydlər aparmaq, xətt çəkmək, vərəqləri qatlamaq, işin içərisindən sənədlər götürmək qadağandır.
Müstəsna hallarda PX rəisinin yazılı razılığı ilə işdən sənəd götürülə bilər və bu halda onun əvəzinə sənədin surəti və ya müvafiq arayış tikilməlidir. Arayışda sənədin kim tərəfindən, hansı əsasla götürülməsi və kimə verilməsi göstərilməlidir. Sənəd qaytarıldıqdan sonra yenidən işə tikilməli, möhürlənməli, daxili siyahı və təsdiqedici yazıda müvafiq qeydlər aparılmalıdır.
7.7.18. Arxiv işləri bölməsinin qiraət zalında arxiv sənədləri ilə işləyərkən, tədqiqatçının həmin sənədləri qiraət zalından çıxarmasına icazə verilmir.
7.7.19. Müvəqqəti istifadəyə verilmiş məxfi və tam məxfi arxiv sənədlərindən qeydlər müəyyən olunmuş qaydada uçota alınmış xüsusi bloknotlarda və ya işçi dəftərində yazılmalıdır.
7.7.20. Tədqiqatçı arxiv işləri bölməsinin qiraət zalında məxfi və tam məxfi arxiv sənədləri ilə işlədikdən sonra arxiv işləri bölməsinin əməkdaşı tədqiqatçının öz xüsusi bloknotunda apardığı qeydlərin sorğuda göstərilən mövzuya uyğun olub-olmamasını yoxlayır.
7.7.21. Müəvəqqəti istifadəyə verilmiş hər bir işin yerində əvəzedici kartoçka yerləşdirilir. Kartoçkada fondun, siyahının, işin nömrəsi, verilmə tarixi, işi alan şəxsin soyadı, adı, atasının adı, vəzifəsi göstərilir və işi verən əməkdaş tərəfindən imzalanır.
7.7.22. Arxiv işləri arxiv işləri bölməsinə qaytarıldıqdan sonra nəzarət sənədləri götürülür, sorğularda və verilmə (uçot) jurnalında (forma №-30) müvafiq qeydlər aparılır. Tədqiqatçı işi şəxsən təhvil verirsə, məktubun surətində edilən müvafiq qeydiyyat onun qaytarılması üçün əsas sayılır. İşin qaytarılmasına dair müşayiət məktubu işdə sorğu məktubundan sonra tikilir.
7.7.23. İş üçün lazım olan sənədlərin seçilməsində tədqiqatçıya kömək məqsədilə arxiv işləri bölməsinin əməkdaşları saxlanılan arxiv işlərinin elmi-sorğu aparatından istifadə edir və ya lazım gəldikdə onu məxfilik rejimi gözlənilməklə bölmə rəisinin icazəsi ilə icraçıya verir. EMA-nın məlumat kitabçası tədqiqatçıya ancaq arxiv işləri bölməsinin qiraət zalında verilə bilər və bu barədə uçot jurnalında (forma №-30) qeydiyyat aparılır.
7.7.24. Arxiv işləri bölməsinin iş rejimində qiraət zalının iş vaxtı və eləcə də sənədlərin müvəqqəti istifadəyə verilməsi və qəbul edilməsi vaxtları nəzərdə tutulur.
7.8. Orqanların arxiv sənədləri barədə məlumatlandırılması
7.8.1. Arxiv işləri bölməsi tematik məsələlərə dair maraqlı orqanlara məlumat xarakterli məktublar göndərərək, onları arxivdə saxlanılan sənədlər barəsində məlumatlandırır.
7.8.2. Məlumatlandırıcı məktubların, icmalların, sənədlərin hazırlanması arxiv işləri bölməsinin öz təşəbbüsü ilə və ya orqanların sorğusu əsasında aparılır.
7.8.3. Təşəbbüs əsasında məlumatlandırma PX rəhbərliyinin yazılı razılığı ilə aparılır.
7.8.4. Təşəbbüs əsasında məlumatlandırma mövzunun aktuallığı və orqanların ona olan tələbatı ilə müəyyən olunur.
7.8.5. Məlumat məktubunda fondların adı və məlumatın mövzusuna dair sənədlərin qısa şərhi verilir. Sənədlərin məzmununun dolğunluğu sorğunun xarakterindən, məxfilik rejiminin tələblərindən, təşəbbüs qaydasında məlumatlandırma zamanı isə məlumatın göndərildiyi orqanın tərkibindən asılı olaraq seçilir.
Təşəbbüslü məlumat məktubunda sənədlərin istifadə qaydaları göstərilir.
7.8.6. Arxiv işləri bölməsində saxlanılan sənədlərin icmalı bu təlimatın 6.7-ci bəndi ilə müəyyən olunmuş qaydada tərtib edilir.
7.8.7. Sənədlərin mövzu siyahısında (forma №-31) arxiv işləri bölməsində konkret mövzu üzrə aşkar edilmiş sənədlərin məzmun və tərkibi açılır və bu sənədlərin axtarış məlumatları göstərilir.
İşlər və ya ayrıca sənədlər siyahıda tərkibindən və məzmunundan asılı olaraq xronoloji, nominal və başqa əlamətlər üzrə yerləşdirilir.
7.8.8. Məlumatlandırıcı məktublar, sənədlərin icmalı və mövzu siyahısı PX rəisi tərəfindən imzalanır.
7.8.9. Arxiv işləri bölməsi tərəfindən hazırlanmış məlumatlandırıcı məktubların və sənəd icmallarının PX-nin rəisinin yazılı icazəsi olmadan çoxaldılması (surətinin çıxarılması) qadağandır.
7.9. Arxiv arayışlarının, sənədlərin surətlərinin və bu sənədlərdən çıxarışların verilməsi.
7.9.1. Arxiv işləri bölməsi Ədliyyə Nazirliyi, Milli Təhlükəsizlik, Prokurorluq və məhkəmə orqanlarının, digər nazirlik, idarə, müəssisə, təşkilatların, həmçinin vətəndaşların sorğusu əsasında arxiv arayışları, sənədləri və bu sənədlərdən çıxarışları müvafiq normativ sənədlərin tələblərinə əsasən, məxfilik rejimi qaydalarına riayət etməklə verir (göndərir).
7.9.2. Arxiv arayışlarına sorğu predmetinə uyğun olaraq arxiv işləri bölməsindəki sənədlərdə olan məlumatlar daxil edilir.
7.9.3. Arxiv arayışı PX-nin xüsusi blankında sənədin adı_-”Arxiv arayışı” göstərilməklə tərtib olunur.
7.9.4. Təkrar arxiv arayışları tərtib olunarkən arxiv işləri bölməsinin əməkdaşları əvvəlki və yeni arayışlarda verilən məlumatların uyğunluğunu yoxlayır, yeni arayışı arxiv sənədlərində aşkar edilən əlavə məlumatlarla tamamlayır.
7.9.5. Sənədlərdə olan məlumatlar arxiv arayışında dəqiq şərh olunmalıdır, sorğuya heç bir aidiyyəti olmayan məlumatlar arayışa daxil edilmir. Arayışda sənədlərin adı, tarixi və bu sənədlərdə göstərilmiş məlumatlar xronoloji ardıcıllıqla şərh edilir.
Arayışda sənədlərdən çıxarışlar dırnaq işarəsi içərisində göstərilməlidir. Orqanın adı mətndə ilk dəfə tam şəkildə, təkrar işlənilərkən isə qısa şəkildə yazılır.
Arayışın mətnindən sonra onun hazırlanmasında istifadə olunan sənədlərin axtarış məlumatları yazılmalıdır.
Arxiv arayışına arxiv sənədlərinin surətləri və çıxarışlar əlavə edilə bilər.
7.9.6. Arxiv arayışı PX-nin rəisi (müavini) tərəfindən imzalanır və idarənin möhürü ilə təsdiq edilir. Arayış iki və daha çox vərəqdən ibarətdirsə, hər bir vərəq möhür ilə təsdiq edilməlidir. Arayış katiblikdən (dəftərxanadan) göndərilən sənəd kimi qeydiyyata alınır. Arayışın möhürsüz surətinin hər bir vərəqi bilavasitə icraçı tərəfindən imzalanır, sənədləşdirilir və sorğuların icra olunmasına dair işə tikilir.
7.9.7. Natamam arxiv arayışlarının, düzgünlüyü şübhə doğuran məlumatların verilməsinin səbəbləri barədə izahlar arayışın mətnində və ya arayışa əlavə olunan göndəriş məktubunda şərh olunur.
7.9.8. Sorğuda tələb olunan sənəd, məlumat arxivdə yoxdursa, arxiv işləri bölməsi sənədin olmaması barədə (lazım gələrsə bunun səbəbini və müraciət etmək üçün məsləhət görülən ünvan göstərilməklə) PX rəisinin imzası ilə “Arxiv arayışı” başlığı olan cavab məktubu hazırlayır.
7.9.9. Sənədin arxiv surəti arxiv sənədlərinin tam mətninin arxiv işləri bölməsi tərəfindən rəsmi təsdiq edilmiş əksi hesab olunur.
7.9.10. Sənəddən arxiv çıxarışı sənədin müəyyən bir suala, fakta və ya şəxsə aid olan hissəsinin, mətninin arxiv işləri bölməsi tərəfindən rəsmi təsdiq edilmiş tam əksi hesab edilir.
7.9.11. Zəruri hallarda sənədin arxiv surətində və sənəddən arxiv çıxarışında təkcə sənədin mətni deyil, rəhbərliyin sənəddə olan bütün dərkənarları da əks etdirilir.
7.9.12. Sənədin arxiv surətinin (çıxarışın) məzmunu sorğuya dəqiq cavab verməlidir.
Arxiv sənədinin adı, tarixi, nömrəsi və imzalar onun arxiv surətində (çıxarışda) tam göstərilməlidir.
7.9.13. Sənədin arxiv çıxarışında bu sənədin məzmunundan, sorğuya müvafiq, bütün çıxarışlar edilməli, hər bir çıxarışın məzmun əlaqəliliyi və məna dəqiqliyi pozulmamalı, arxiv sənədindən çıxarış mətni dırnaq işarəsi içərisində yazılmalıdır.
Sənəddən çıxarışın əvvəli və sonu, eləcə də sənədin mətnində buraxılan ayrı-ayrı sözlər üç nöqtə (…) ilə işarələnir. Sənədin orijinalının (əslinin) korlanması nəticəsində aydın yazılmayan, müəyyən düzəlişlər edilmiş yerləri və sözləri barədə arxiv surətinin mətnində müvafiq qeydlər aparılır.
Sənədin əslinin mənaca şübhə doğuran ayrı-ayrı sözləri “Əslinin mətnində belədir” qeydləri ilə göstərilir.
Sənədin arxiv surətinin (çıxarışının) mətnindən sonra sənədin axtarış məlumatları göstərilir. Zəruri hallarda sənədin əslinin xarici görünüşünün xüsusatları da göstərilir.
7.9.14. Sənədin çapla yazılmış arxiv surətinin (çıxarışın) bütün vərəqləri bilavasitə icraçının imzası və PX-nin möhürü ilə təsdiq edilir.
7.9.15. Foto və elektroqrafik üsulla hazırlanmış sənədlərin axtarış məlumatları, imzalar və möhür onların arxiv surətlərinin hər vərəqinin arxasında yerləşdirilir.
7.9.16. Arxiv sənədlərinin surəti (çıxarış) sorğunun müəllifinə PX rəisinin imzaladığı müvafiq məktubla göndərilir.
7.9.17. Arxiv işləri bölməsi vətəndaşların ancaq sosial-hüquqi xarakterli ərizələrini icra edir. Sorğuya cavab üçün arxivdə lazımi sənədlər olmadıqda arxiv işləri bölməsi bu sorğunu müvafiq orqanlara (müəssisə, təşkilat) göndərir və bu barədə ərizəçiyə məlumat verir.
7.9.18. Vətəndaşlara yalnız onların özləri, himayəsində və ya qəyyumluğunda olan şəxslər, həmçinin yaxın qohumları barəsində arxiv arayışları, bu arayışların surəti və çıxarışları verilir (göndərilir).
7.9.19. Yayılmasına məhdudiyyət qoyulmuş məlumatlar barədə arxiv arayışları, surətləri və onlardan çıxarışlar vətəndaşlara verilmir, zəruri hallarda səlahiyyətli orqanlara göndərilir və həmin orqanlar bu haqda ərizəçiyə cavab verir.
7.9.20. Vətəndaşların arxiv işlərində aşkar edilmiş şəxsi sənədlərinin əsilləri həmin sənədi vermiş orqana (müəssisəyə, təşkilata) və ya bu orqanın hüquqi varisinə göndərilir. Vətəndaşların yazılı ərizəsi əsasında PX rəisinin icazəsi ilə vətəndaşların şəxsi sənədlərinin əsilləri (pasportlardan, şəxsiyyət vəsiqələrindən, hərbi biletlərdən, xidməti vəsiqələrindən başqa) arxiv işlərindən çıxarılaraq özlərinə verilə bilər. Götürülmüş sənədin yerinə müvafiq arayış, zəruri halda isə həm də sənədin surəti qoyulur.
7.9.21. Sabiq əməkdaşların şəxsi arxiv işlərində olan anketlər, kadrların uçot vərəqləri və tərcümeyi-halları arxiv arayışının verilməsinə əsas ola bilməz. Zərurət olduqda adı çəkilən sənədlərdə göstərilən məlumatlar ərizəçiyə bildirilir.
7.9.22. Tərcümeyi-hala aid arxiv sənədlərində və sorğuda olan bəzi məlumatlar bir-birindən fərqli olduqda, qalan məlumatların isə düzgün olması şübhə doğurmadıqda sənədlərdə olan bütün məlumatlar arxiv arayışına (surətinə, çıxarışa) olduğu kimi daxil edilir, fərqlər isə arayışın (surətin, çıxarışın) mətnində “Sənəddə olduğu kimi” sözləri yazılmaqla göstərilir.
Ad və ata adı olmadıqda və ya onları açıqlamaq mümkün olmadıqda da qeydiyyat yuxarıdakı qaydada aparılır.
7.9.23. Əmək stajını təsdiq edən arxiv arayışında yalnız arxiv sənədlərində olan məlumatlar, ərizəçinin əvvəl işlədiyi vəzifəsinin dəqiq adı, vəzifəyə təyin olunma və bu vəzifədən azad olunma tarixləri göstərilməlidir.
7.9.24. Əvəzçilik etməyə, iş vaxtından artıq işləməyə görə verilən ödəmələr və ya əmək haqqına daxil olmayan birdəfəlik ödəmələr barədə məlumatlar əmək haqqının məbləği barədə arxiv arayışına daxil edilmir.
Əmək haqqının məbləği müvafiq dövr üçün mövcud olan pul ifadəsi şəklində göstərilməlidir.
7.9.25. Arxiv arayışları, arxiv sənədlərinin surətləri, arxiv çıxarışları, şəxsi sənədlərin əsilləri ərizəçilərin özlərinə onlar tərəfindən şəxsiyyət vəsiqələri, etibar edilmiş şəxslər tərəfindən isə şəxsiyyət vəsiqələri ilə birlikdə etibarnamələr təqdim edildikdə verilir.
Arxiv arayışını (surətini, çıxarışını), şəxsi sənədin əslini alan şəxs aldığı sənədin surətində imza edir və ya şəxsi sənədin alınması üçün ayrıca qəbz verir. Təqdim olunan şəxsiyyət vəsiqəsinin (pasportun) seriyası, nömrəsi, kim tərəfindən və nə vaxt verildiyi qəbzdə göstərilməlidir. Zərurət olduqda, arayış (surəti, çıxarışı) adı məktubla, şəxsi sənədin əsli isə qiymətli məktubla ərizəçiyə göndərilir.
8.1. Arxiv işləri bölməsində arxiv sənədlərinin siyasi, elmi, praktiki dəyərini müəyyən etmək, habelə məhv edilməsi üçün seçib ayırmaq məqsədilə müntəzəm olaraq ekspertiza keçirilməlidir.
8.2. Arxiv işləri bölməsinin əməkdaşları mühafizəxanalarda saxlanılan sənədlərin dəyərini müəyyən etmək məqsədi ilə onları ekspertiza keçirilməsi üçün hazırlayır və fond təşkil edənin nümayəndələri ilə birlikdə ekspert komissiyalarının tərkibində bu sənədlərin dəyərliliyinin ekspertizasının keçirilməsində iştirak edirlər.
8.3. Sənədlərin dəyərliliyinin ekspertizasının keçirilməsi.
8.3.1. Sənədlərin dəyərliliyinin müəyyən edilməsi, saxlanılması və ya məhv olunması üçün seçilməsinin ekspertizası keçirilərkən aşağıdakılar nəzərə alınmalıdır:
-sənədlərin siyahıda nəzərdə tutulmuş saxlanılma müddətləri;
-işlərdə daimi və uzun müddətli siyasi, elmi, tarixi, praktiki və digər əhəmiyyətli sənədlərin olması;
-Ədliyyə Nazirliyi və ya PX-nin MEK-inin göstərişləri və tövsiyyələri;
-tədris və informasiya xarakterli işlərin və ayrı-ayrı sənədlərin sonrakı istifadəsinin mümkünlüyü;
-fəaliyyəti nəticəsində sənədləri komplektləşdirən orqanın əhəmiyyəti;
-sənədlərin yaranma tarixi;
-sənədlərin əsli və hüquqi qüvvəsi;
-dublet və eyni sənədlərin mövcudluğu;
-sənədlərin fiziki vəziyyəti;
-intensiv istifadə olunan sənədlərin surətlərinin saxlanılmasının zəruriliyi.
8.3.2. Sənədlərin müvafiq saxlanılma müddəti müəyyən edilmiş işlərə aid edilməsinin düzgünlüyü işin bütün vərəqlərinə baxılmaqla yoxlanılır. Sənədlərin məhv edilməsi üçün ancaq iş başlığına əsasən seçilməsi qadağandır.
8.3.3. Saxlanılma müddəti ötmüş işlərin dəyərliliyinin ekspertizası keçirilərkən, nəzərə alınmalıdır ki, yalnız saxlanılma müddəti cari ilin yanvarın 1-dək (işin saxlanılma müddətinin qurtardığı ildən sonra gələn ilin yanvarın 1-ni də hesablayaraq) qurtarmış sənədlər məhv edilə bilər.
8.3.4. Daimi və müvəqqəti mühafizə edilən sənədlərdən ibarət işlər üçün daimi saxlanılma müddəti müəyyən edilir.
Lakin, işdə çoxlu sayda müvəqqəti mühafizə edilən sənədlər olduqda sənədlərin 2 işə ayrılmasına -daimi və müvəqqəti mühafizə edilən işlərin formalaşmasına və ya bəzi sənədlərin məhv edilməsi üçün çıxarılmasına icazə verilir.
8.3.5. Müxtəlif dəyər dərəcəsinə malik sənədlərdən ibarət işin saxlanılma müddəti ən böyük əhəmiyyətə malik sənədlərə müvafiq müəyyən edilir.
8.3.6. Daimi və ya uzunmüddətli mühafizə edilən sənədlərin əsilləri olmadıqda, onların saxlanılma müddətləri müvafiq olaraq ekspert komissiyaları və ya MEK tərəfindən müəyyən edilir.
8.3.7. Mühüm əhəmiyyət kəsb edən və tez-tez istifadə olunduğundan korlanan sənədlərlə birlikdə onların surətlərinin bir və ya iki nüsxəsi də mühafizə edilir.
8.3.8. Ekspertiza keçirilən zaman saxlanılma müddəti qurtarmamış sənədlərin itirilməsi aşkar edildikdə, onların axtarışı təşkil olunur. Tapılmadıqda onların yerinə saxlanılma müddəti MEK tərəfindən müəyyən edilmiş, mənaca həmin sənədlərə uyğun olan əvəzedici sənədlər qoyulur.
8.3.9. Dublet və məzmunu eyni olan sənədlər əsl sənədlərlə tutuşdurulub yoxlanıldıqdan sonra artıq nüsxələr məhv edilmək üçün ayrılır.
8.3.10. Sənədlərin dəyərliliyi ekspertizaadan keçirilən zaman onların fiziki vəziyyəti nəzərə alınır. Mətninin böyük hissəsi oxunmayan, zədələnmiş mətninin bərpa edilməsi mümkün olmayan sənədlər məhv edilmək üçün ayrılır. Zədələnmiş dəyərli sənədlərin mətninin qismən bərpa edilməsi mümkün olduqda, onlar saxlanılır, bərpa olunur və fotoşəkli çəkilir.
Daimi mühafizə edilmək üçün nəzərdə tutulan zədələnmiş (korlanmış) sənədlər yalnız Ədliyyə Nazirliyi və ya PX-nin MEK-inin icazəsi ilə məhv edilir.
8.3.11. Saxlanılma müddətinin qarşısında “MEK” işarəsi olan sənədlərin dəyərliliyinin ekspertizası keçirilərkən onların daha da çox müddətə saxlanıla bilməsi nəzərə alınmalıdır. Bu sənədlərin ekspertizası zamanı “MEK” işarəsi götürülür və PX-nin xidmət sahələri, PX-nin tabeliyində olan müəssisə və təşkilatlar tərəfindən yeni saxlanılma müddətləri müəyyən edilir (daimi saxlanılma müddəti də daxil edilməklə). Nəzərə alınmalıdır ki, bu müddətlər müvafiq Siyahı üzrə təsdiq edilmiş aşağı həddən az olmamalıdır.
8.3.12. Aşağıda göstərilən sənədlərin məhv edilməsi qadağandır:
-ümumi icraatlı işlər;
-daimi və uzunmüddətli mühafizə edilən sənədlərin siyahıları təsdiq edilməyənə qədər;
-təftiş olunmamış mühasibat sənədləri -yuxarı orqanın icazəsi olmadan.
8.3.13. Arxiv sənədlərinin ekspertizası prosesində vətəndaşların şəxsi sənədlərinin əsilləri aşkar edildikdə bu Təlimatın 7.9.20 bəndinin tələbləri rəhbər tutulmalıdır.
8.4. Sənədlərin dəyərliliyinin ekspertizasının nəticələrinin sənədləşdirilməsi.
8.4.1. Sənədlərin dəyərliliyini müəyyən edən ekspertizanın nəticələri, sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması barədə aktla (forma №-17) sənədləşdirilir.
8.4.2. Məzmunca eyni olan və dublet sənədlərin artıq nüsxələri məhv edilmək üçün ayrılarkən, aktın “Qeyd” sütununda bu sənədin əslinin olması və ya əvəzedicinin mövcudluğu göstərilməlidir.
8.4.3. Eyni adlı işlər məhv edilmək üçün seçilərkən, aktda onların ümumi başlığı və siyahının eyni maddəsi göstərilir, aktın qalan sütunları isə tam doldurulur.
8.4.4. Sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması barədə olan təsdiq edilmiş aktlar hər fond üzrə ayrıca nömrələnir və müvafiq fondun işinə tikilir.
8.4.5. Sənədlər məxfilik rejiminin tələblərinə riayət edilməklə, müvafiq komissiyanın və sənədləri məhv edilmək üçün hazırlayan əməkdaşların iştirakı ilə məhv edilir.
8.4.6. Sənədlər məhv edildikdən sonra işlərin siyahılarında (2-4, 6 və 7 №-li formalar), daxil olan və göndərilən işlərin qeydiyyat kitabında (forma №-9), fond vərəqlərində (forma №-11), arxiv kartoçkalarında sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması barədə aktın nömrəsi və tarixi göstərilməklə “Məhv edilmişdir” sözləri yazılır.
(2.9.4-cü və 7.7.11-ci bəndələrə dair)
Fond № ____________ Siyahı №_________ İş №_______________
Format A 4 (210 x 297)
(2.10.10, 2.10.11, 4.7, 4.14.8, 4.16.1, 6.4.1, 8.4.6-cı bəndələrə dair)
Orqanın, struktur qurumun adı AİÜEK-in ______________________tarixli
_________________________ ________№-li protokolu
Fond №_______________
Siyahı №______________
Siyahıya daxil edilib ____________________________________________________________iş
Siyahını tərtib etdi:________________ _______________ _________________
( vəzifə) (imza) (soyadı, a, a…)
Tarix_____________________
Təhvil verən orqanın, struktur qurumun rəisi: _______________ _________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix_____________________
İşləri təhvil verdi: ___________________ ________________ ________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
İşləri qəbul etdi: ___________________ ________________ ________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix ______________________________
Qeyd: 1. Fonda, siyahıya və işlərə arxiv nömrələri Arxiv işləri bölməsində verilir.
2. “Siyahıya daxil edilib” yekun yazısında işlərin ümumi sayı hər bir cild nəzərə alınmaqla göstərilir.
3. 8-ci sütunda Siyahının adı da göstərilir.
4. İşləri qəbul edən əməkdaşın imzası Arxiv işləri bölməsinin möhürü ilə təsdiq edilir.
Format A 4 (210 x 297)
(2.10.11, 4.7, 4.14.8, 4.16.1, 6.4.1, 8.4.6-cı bəndələrə dair)
Orqanın, struktur qurumun adı _____________________________________________________
Fond №_______________________
Siyahı №______________________
_________________________________________________________________________________
Siyahıya _________________ iş üzrə ________________ №-li__________________
(rəqəm və yazı ilə) (rəqəm və ya yazı ilə)
əmr və göstərişlər daxil edilib.
Siyahını tərtib etdi:
____________________ __________________ ______________________
(vəzifə) (imza) (soyadı,a.,a…)
Tarix________________________
Təhvil verən orqanın, struktur qurumun rəisi: _____________ ______________________
(imza) (soyadı,a.,a…)
Tarix________________________
______________________ ____________________ ______________________
(vəzifə) (imza) (soyadı,a.,a…)
___________________ _____________________ ______________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix_________________
Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərində dəyişikliklər edilmişdir.
___________________ _____________________ _____________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix_________________
Qeyd: 1. Fonda, siyahıya arxiv nömrələri Arxiv işləri bölməsində verilir.
2. 4 və 5-ci sütunlarda işə daxil edilmiş hər bir göstəriş və əmr haqqında məlumat verilir.
3. İşləri qəbul edən əməkdaşın imzası Arxiv işləri bölməsinin möhürü ilə təsdiq edilir.
Format A 4 (210 x 297)
(4.7, 4.14.8, 4.16.1, 6.4.1, 8.4.6-cı bəndələrə dair)
Orqanın, struktur qurumun adı _____________________________________________________
Fond № _______________________________________
Siyahı № ______________________________________
Siyahıya _____________________ cilddə___________________________şəxsi iş daxil edilib.
Siyahını tərtib etdi:
________________ ____________________ ___________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix________________________
Təhvil verən orqanın, struktur qurumun rəisi: _________ ______________________________
_________________ ___________________ ___________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
_________________ ___________________ ___________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix_________________
Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərində dəyişikliklər edilmişdir.
________________ ___________________ ___________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix________________________
Qeyd: 1. Fonda, siyahıya arxiv nömrələri Arxiv işləri bölməsində verilir.
2. İşləri qəbul edən əməkdaşın imzası Arxiv işləri bölməsinin möhürü ilə təsdiq edilir.
Format A4 (210 x 297)
(2.10.20 və 2.10.21-ci bəndrə dair)
1. Soyadı_______________________________________________________________________
2. Adı, atasının adı_______________________________________________________________
3. Anadan olduğu tarix___________________________________________________________
4. Doğulduğu yer________________________________________________________________
5. Axırıncı iş yeri_________________________________________________________________
6. Vəzifəsi_______________________________________________________________________
7. Xüsusi rütbəsi_________________________________________________________________
8. İşdən azad olunma tarixi________________________________________________________
9. Əmr №_______________ “______” _____________________20____il. Azad olunma səbəbi
_____________________________________________________________________________
10. Pensiya verilməsinin kəsilməsinin tarixi__________________________________________
Kartoçkanı tərtib etdi____________________________________________________________
(vəzifə, imza, soyadı, a., a., tarix)
Fond №_________________Siyahı №__________________Şəxsi işin arxiv №______________
Fond №________________Siyahı №__________________Pensiya işinin arxiv №____________
Şəxsi (pensiya) işin götürülməsi, qaytarılması və məhv edilməsi haqqında qeydlər:
_______________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ________________________
(2.10.20, 4.7, 4.14.8, 4.16.1, 6.4.1, 8.4.6-cı bəndlərə dair)
Orqanın, struktur qurumun adı _____________________________________________________
Fond № _________________________________________________________________________
Siyahı № _________________________________________________________________________
Siyahıya _____________________________________________________pensiya işi əlavə edilib.
(rəqəm və ya yazı ilə)
Siyahını tərtib etdi:
______________________ ___________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a..)
Tarix_____________________
Təhvil verən orqanın, struktur qurumun rəhbəri:
Tarix____________________ _____________________ _________________________
(imza) (soyadı, a., a..)
______________________ _____________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a..)
______________________ _____________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a..)
Tarix____________________________
Arxiv işləri bölməsinin sənədlərinə dəyişikliklər edildi:
____________________ ______________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a..)
Tarix___________________________
Qeyd: 1. Fonda, siyahıya, işlərə arxiv nömrəsi Arxiv işləri bölməsində verilir.
2. İşləri qəbul edən əməkdaşın imzası PX-nin möhürü ilə təsdiq edilir.
(4.7, 4.14.8, 4.16.1, 6.4.1, 8.4.6-cı bəndlərə dair)
Orqanın, struktur qurumun adı _____________________________________________________
Fond № _________________________________
Siyahı № ________________________________
Xüsusi kontingentin _______________________________________________________________
Siyahıya ________________________________________________________şəxsi iş daxil edilb.
Siyahını tərtib etdi:
______________________ ___________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a..)
Tarix_____________________
Təhvil verən orqan, struktur qurumun rəisi:
Tarix________________ _____________________ __________________________
(imza) (soyadı, a., a..)
____________________ _____________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a..)
___________________ _____________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a..)
Tarix_____________________
Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərinə dəyişikliklər edildi:
___________________ _____________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a..)
Tarix_____________________
Qeyd: 1. Fonda, siyahıya, işlərə arxiv nömrələri Arxiv işləri bölməsində verilir.
2. 7-ci sütunda Siyahının adı da göstərilir.
3. İşləri qəbul edən əməkdaşın imzası PX-nin möhürü ilə təsdiq edilir.
(3.3, 4.14.8, 4.14.9, 4.17.1-ci bəndlərə dair)
“Təsdiq edirəm” “Təsdiq edirəm”
Təhvil verən orqanın, struktur Qəbul edən orqanın, struktur
qurumun rəisi _________________ qurumun rəisi _________________
__________________________ ____________________________
Əsas:_______________________________ƏN PX “_____”_________________20_____ il
tarixli _________________saylı göstərişinə əsasən ___________________________________
_____________________________________________________fondun aşağıdakı işlərini, uçot
(təhvil verilmiş fondun №-si və adı)
sənədlərini və elmi -məlumat aparatını______________________________________________
təhvil verdi, PX-nin arxiv işləri bölməsi isə qəbul etdi.
Fonda _______________№ -si verilib.
______________________ ___________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a..)
Tarix________________________ M.Y.
Qeyd: 1. Orqan, struktur qurum rəislərinin imzası gerbli möhür ilə təsdiq edilir.
2. Sənədləri təhvil verən və qəbul edən əməkdaşların imzaları PX-nin möhürü ilə təsdiq edilir.
Format A 4 (210 x 297)
(4.7, 4.12.1, 5.10.5, 8.4.6-cı bəndlərə dair)
Cild № _________________________
Başlanıb _______________________
Tamamlanıb ____________________
9 №-li formanın davamı
cəmi: 01.01.__________________il tarixə ___________________________iş, o cümlədən daimi
mühafizə edilən ___________________________________iş;
müvəqqəti mühafizə edilən __________________________iş;
işçi heyət üzrə_____________________________iş;
İllik yekun yazını tərtib etdi: _________________ ___________________ ________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix _________________________________________
Qeyd: 1. 6-cı sütun fond vərəqi üzrə siyahıya nömrə verildikdən sonra doldurulur.
2. Siyahıya alınmamış işlər (sənədlər) daxil olduqda və ya göndərildikdə 5-ci sütun yalnız işlərin fond aidiyyəti müəyyən edildikdən sonra doldurulur; 6-12-ci sütunlar işlər siyahıya alındıqdan sonra doldurulur, daxil olmuş və ya göndərilmiş siyahıya alınmamış işlərin (sənədlərin, vərəqlərin) sayı isə “Qeyd” sütununda göstərilməlidir.
Format A 3 (297 x 420) və ya A 4 ( 210 x 297)
(4.7, 4.12.3, 4.13.1, 4.14.3-cü bəndlərə dair)
Cild №_________________________
Başlanıb _______________________
Tamamlanıb ____________________
Format A 4 (210 x 297)
10 №-li formanın davamı
01.01.20______ ilə Siyahıya __________________________________№-li fondlar daxil edilib.
Arxivdə cəmi__________________________________________________________fond vardır.
Sərbəst nömrələr _________________________________________________________________
İlin yekunu üzrə yazını tərtib etdi:
______________________ ___________________ __________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a.,a..)
Tarix________________________
Format A 4 (210 x297)
(4.7, 4.13.6, 4.13.8, 4.14.1, 4.15.3, 4.17.1, 8.4.6-cı bəndələrə dair)
Qeyd: 1. Daxil olan və ya göndərilən sənədlər işlərə tikilməmiş, siyahıya alınmamış olduqda, onların vərəqlərinin sayı 1-ci bölmənin sütunlarında göstərilir.
2. Ümumi icraatlı işlərin hər bir cildi müstəqil iş kimi qeydiyyata alınır.
3. Xüsusi icraatlı işlərin fond vərəqlərində “İşlərin sayı” və “Mövcudluluq (qalıq)” sütunlarında (10,11) işlərin və onların cildlərinin ümumi sayı kəsr işarəsi ilə göstərilir.
Format A 4 ( 210 x 297) və ya A 3 (297 x 420)
(4.7, 4.13.6, 4.13.8, 4.14.6, 4.15.1-ci bəndlərə dair)
Arxiv işləri bölməsinin rəisi
Tarix___________________ __________________ ________________________
(imza) (soyadı, a,a…)
_____________________________________________________________________________
Qeyd: Kartoçka mətbəə üsulu ilə çap olunur.
Format A 5 (148 x 210)
(4.7, 4.18.1-ci bəndlərə dair)
Arxiv işləri bölməsinin
Arxiv işləri bölməsinin rəisi:
Tarix______________________ ____________________ _____________________________
(imza) (soyadı, a, a…)
Qeyd: 1. 1-ci bölmənin 1-ci sütunu fond siyahısının əsasında doldurulur. M.Y.
2. 1-ci bölmənin 6-cı sütununda köhnə qeydiyyat formalı jurnallarda qeydiyyata alınmış, qoşma məktublar ilə qəbul olunmuş və qeydə alınmamış işlərin ümumi sayı göstərilir. Qeydə alınmamış işlərin qısa xarakteristikası 1-ci bölmənin “Qeyd” sütununda verilir. İşə tikilməmiş sənədlər olduqda, onların vərəqlərinin ümumi sayı göstərilir.
3. 1-ci bölmənin 7-ci sütununda Arxiv işləri bölməsinə işlərlə birlikdə verilmiş kartoçkaların ümumi sayı göstərilir.
4. 1-ci bölmənin 9-cu sütunu xüsusi fond bölmələrinin komlektləşdirilməsinin mənbə orqanlarının siyahısı əsasında doldurulur.
5. 2-ci bölmənin 1 və 2-ci sütunlarında sənədlərinə kataloq kartoçkaları tərtib olunmuş işlərin ümumi sayı göstərilir (1-ci bölmənin 7-ci sütununda göstərilmiş kartoçkalardan başqa).
6. 3-cü bölmənin 4-cü sütununda arxiv saxlanan otaqların vəziyyəti, mühafizə və yanğına qarşı siqnalizasiya sisteminin, mikroiqlimi tənzimləyən vasitələrin mövcudluğu, temperatur-nəmlik rejimi, istifadə edilən qəfəsələrin növü və sairə göstərilir.
7. Arxiv işləri bölməsinin rəhbərinin imzası PX-nin möhürü ilə təsdiq edilir.
Format A 4 ( 210 x 297)
(4.14.8, 4.17.1, 5.10.2-ci bəndlərə dair)
PX-nin Arxiv “Təsdiq edirəm”
işləri bölməsi ƏN PX-nin rəisi
________________ __________________
_________________________________iş zamanı _______________________________________
(işin növü) (fondda, mühafizəxanada,
____________________________________________________________aşağıdakı aşkar olunub:
Cəmi________________________________________________________________iş aşkar edilib.
Arxiv işləri bölməsinin rəisi:
___________________ __________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix__________________________
Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərinə dəyişikliklər edildi:
_____________________ __________________ ____________________________________
(vəzifə ) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix____________________________
Format A 4 (210 x 297)
(4.14.8, 4.14.9, 4.17.1, 6.4.36-cı bəndələrə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi “Təsdiq edirəm”
________________ ____________________
Fond №___________________Fondun adı: ____________________________________________
____________________tarixədək_________________№-li fondda ____________________işə dair
____________siyahı,_________iş,_____________________vərəqdə sənədlər qeydə alınıb.
İşlənməsi üçün alınıb:
-_____________№-li siyahı üzrə __________________________________________________ iş;
- siyahıya alınmamış _____________________________________________________ iş (vərəq);
- qeydiyyatdan keçməmiş _________________________________________________ iş (vərəq);
- digər fondlardan ______________________________________________________________ iş;
_____________________________prosesində_____________№-li fondun tərkibində
aşağıdakı dəyişikliklər edildi:
- yenidən tərtib olunub___________________________________________________________iş;
- başqa işlərlə birləşdirilib _________________________________________________ iş (vərəq);
- saxlanmasına ehtiyac qalmamışdır ________________________________________ iş (vərəq);
- başqa fondlara keçirilib __________________________________________________ iş (vərəq);
- digər xüsusi fondlar bölmələrinə verilib __________________________________________iş;
- ləğv edilib_____________________________________________________________________iş;
- _____________ işlərə dair __________________________ №-li siyahılar yenidən tərtib edilib.
_______________ tarixədək ________________№-li fondda _________________________illərə
(işin qurtarma tarixi)
dair __________________________________________________________№-li siyahılar vardır.
Qeydlər:__________________________________________________________________________
Aşağıda göstərilən iş növləri həyata keçirilib: ________________________________________
kataloqlar üçün (sistemləşdirilmiş, mövzulu, adlı və s.)_________________________kartoçka
Fond işlərinin siyahılarına dair aşağıdakı sorğu aparatı tərtib edilib:
_________________________________________________________________________________
_____________________ _________________ _________________________________________
(vəzifələr) (imzalar) (soyadlar, a., a…)
Tarix_____________________
_____________________ _________________ _____________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix________________
Siyahılar PX-nin AİÜEK-inın “_______”__________________20_____ il tarixli
____________________№-li protokolu ilə təsdiq edilib.
Fondun sənədlərini qəbul etdi:
_________________ __________________ ________________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a., a…)
Tarix __________________________
Format A 4 (210 x 297)
(4.14.8, 4.16.11, 4.17.1, 5.10.12-ci bəndlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi “Təsdiq edirəm”
________________ ____________________
AKT №__________________________________
Fond №________________ Fondun adı:_______________________________________________
____________________________________________________________________________aparılan
iş zamanı yazılarda aşağıdakı texniki səhvlər aşkar olunmuşdur:
Arxiv işləri bölməsinin rəisi ___________________ __________________________________
(imza) (soyadı, a., a…)
___________________ __________________ __________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı,a.,a…)
Tarix _______________________________________
Format A 4 (210 x 297)
(4.14.9, 4.17.1, 8.4.1-ci bənlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri “Təsdiq edilmişdir”
bölməsi ƏN PX AİÜEK-inın _________№-li
______________tarixli protokolu ilə
Məhv edilməsi üçün __________________________________________20_________ illərə dair
Əsas: _______________________________________________________________________________
Cəmi: ________________________________cildli _____________________________________iş.
(rəqəm və ya yazı ilə) (rəqəm və ya yazı ilə)
Akta daxil edilmiş daimi və uzunmüddətli mühafizə edilən ümumi icraatlı sənədlərin saxlanılma müddətləri AİÜEK tərəfindən ____________________________________________________tarixli
_______________________№-li prtokol ilə təsdiq edilmişdir.
Sənədlərin ayrılmasını həyata keçirib:
_______________________ ____________________ ___________________________________
(vəzifələr) (imzalar) (soyadlar, a., a…)
Tarix__________________________________
Format A 4 (210 x 297)
(4.14.9, 4.17.1, 5.10.2, 5.10.22-ci bənlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri “Təsdiq edilmişdir”
bölməsi ƏN PX AİÜEK-inın __________№-li
________________tarixli protokolu ilə
Fond № _____________________________
Fondun adı _______________________________________________________________________
Fondda bərpa edilməsi mümkün olmayan ________________________iş (sənəd) aşkar edilib:
Cəmi: ____________________________________________zədələnmiş iş (vərəq) aşkar edilib.
PX-nin rəisi: __________________ _______________________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix _____________________
Arxiv işləri bölməsinin rəisi: __________________ ______________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix _____________________
Arxiv işləri bölməsinin əməkdaşı: __________________ _____________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix _____________________
_______________________________________________________________nəzərə alınmaqla
sadalanan işlər (sənədlər) qeydiyyatdan çıxarılmalıdır (məhv edilməlidir).
_____________________ ___________________ _______________________________________
(vəzifələr) (imzalar) (soyadlar, a., a…)
Tarix__________________________
Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərinə dəyişikliklər edildi:
_____________________ ___________________ _______________________________________
(vəzifə) (imza) (soyad, a., a…)
Tarix__________________________
Qeyd: İşlər qismən bərpa olunmaz dərəcədə zədələndikdə onların vərəqlərinin sayı və qısa xarakteristikası 6-cı sütunda göstərilir.
Format A 4 (210 x 297)
( 4.14.9, 4.17.1, 5.10.19, 5.10.22-ci bəndlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri “Təsdiq edilmişdir”
bölməsi ƏN PX AİÜEK-inın ________№-li _____________tarixli protokolu ilə
____________________________________________________nəticəsində ________№-li fondda
aşağıda göstərilən işlərin çatışmazlığı aşkar edildi.
Həyata keçirilmiş axtarış tədbirləri müsbət nəticə vermədiyi üçün aşağıdakı işləri qeydiyyatdan çıxarmağı mümkün hesab edirik:
Cəmi __________________________________________________________________________iş.
İtmiş sənədlərin məzmunu qismən aşağıdakı işlərin sənədləri ilə əvəz edilə bilər:
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
PX-nin rəisi: _______________________ ________________________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix _____________________
Arxiv işləri bölməsinin rəisi: __________________ __________________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix _____________________
Axtarşı aparılmış şəxslərin vəzifəsi: _______________ ______________________________
(imza) (soyadı, a.,a.)
Tarix ____________________
Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərinə dəyişikliklər edildi:
__________________ __________________ _______________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a,a…)
Tarix____________________
Format A 4 (210 x 297)
( 4.15.7-ci bəndə dair)
20______ il yanvarın 1-nə fondların tərkibində və həcmində olan dəyişikliklər haqqında
Arxiv işləri bölməsinin rəisi: ____________________ _______________________________
(imza) (soyadı, a,a..)
Tarix _______________________
Format A 4 (210 x 297)
(5.4.11-ci bəndə dair)
Cild №_________________________
Başlanıb _______________________
Tamamlanıb ____________________
Format A 4 ( 210 x 297)
Mühafizəxanalarda nəzarət-ölçü cihazlarının göstəricilərinin qeydiyyatı jurnalının titul
Qeyd: 6-cı sütunda qəzalar, nəzarət-ölçü cihazlarının yoxlanılması və sazlanması, mühafizə rejiminin normallaşdırılması tədbirləri haqqında məlumatlar göstərilir.
Format A 4 (210 x 297)
Mühafizəxanalarda nəzarət-ölçü cihazlarının göstəricilərinin qeydiyyatı jurnalının forması
(5.8.6-cı bəndə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi Mühafizəxananın №________________
Qəfəsə üzrə topoqrafik kartoçka
Qəfəsə №________________
Format A 5 (148 x 210) və ya A 6 (105 x 148)
(4.17.1, 5.10.5, 5.10.7, 5.10.8, 5.10.10-cu bənlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi
_____№-li fond Fond işlərinin vəziyyətinin yoxlama vərəqləri ____№-li yoxlama vərəqi
Yoxlamanı apardılar____________________________________________________________________
Cəmi____________________________________________________________________________iş.
___________________________ ________________________ _____________________________
(vəzifələr) (imzalar) (soyadlar, a., a..)
Tarix____________________________
Format A 3 (297 x 420)
(4.14.10, 4.17.1, 5.10.7, 5.10.11,
5.10.12, 5.11.3-cü bəndlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi “Təsdiq edirəm”
________________ ____________________
___________________________________________________________________________________
(fondun nömrəsi və adı)
Yoxlama “______” ________________-dən “______”__________________-dək aparılıb.
Yoxlama nəticəsində müəyyən edilmişdir:
1. Qeydiyyat sənədləri üzrə qeydiyyatda____________________________________ iş olmalıdır.
2. Faktiki olaraq________________________ iş________________________ müəyyən edilməyib.
(rəqəm və yazı ilə ) (işlərin №-si)
- yekun yazıda qeydə alınmayan____________________________________________________ iş;
- qeydə alınıb, lakin yekun yazıda göstərilməyib______________________________________ iş.
4. Aşağıdakı №-lər buraxılıb:
- yekun yazıda ____________________________________________________iş qeydə alınmayıb;
- qeydə alınıb, lakin yekun yazıda göstərilməyib _____________________________________iş.
5. Qeydə alınmış, lakin başqa fonda aid ___________________________________iş aşkar edilib.
6. Qeydə alınmayan işlər aşkar olunub:
- həmin fonda aid _____________________________________________________________iş;
- başqa fondlara aid____________________________________________________________iş.
7. Həmin fonda aid qeydə alınmış_______________________________________ iş mövcuddur,
- dezinfeksiya və dezinseksiyaya ehtiyacı olan________________________________________ iş:
- bərpaya ehtiyacı olan _________________________________________________________iş;
- cildlənməyə və tikilməyə ehtiyacı olan ____________________________________________iş;
- mətnləri çətin oxunan və bərpaya ehtiyacı olan ____________________________________iş;
- bərpası mümkün olmayan ______________________________________________________iş.
_________________________________________________________________________________
8. Beləliklə, faktiki olaraq bu fond üzrə (qeydə alınmış və alınmamış)____________________
____________________________________________________________________iş mövcuddur,
9. Qeydlər:________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_____________________ ______________________ ____________________________________
(vəzifələr) (imzalar) (soyadlar, a., a…)
Tarix______________________________
Arxiv işləri bölməsinin rəisi: ____________________ ______________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix____________________________
Format A 4 (210 x 297)
(4.14.10, 4.17.1, 5.10.17, 5.10.19-cu bəndlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi “Təsdiq edirəm”
________________ ____________________
_______________________________________________________________________________tərkibi
komissiya tərəfindən _______________________________-dən__________________________ -dək
____________________________________________________________________fond işlərinin
mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılması həyata keçirildi.
Yoxlama zamanı müəyyən edilmişdir:
1. Fondda faktiki olaraq _______________________________________________________iş vardır.
2. Aşkar edilmədi___________________________________________________________________iş.
Aparılmış axtarış nəticəsində
1. Sonradan aşkar edildi_____________________________________________________________iş.
2. Tapılmamış qalmışdır_________________________________________________________iş.
_____________________________________________________________________________________
(işlərin №-si və başlıqları)
3. Tapılmayan işlərin axtarışının nəticəsiz qalması barədə__________________________________
tarixli ___________________№ -li akt tərtib edildi.
Aparılmış iş nəticəsində “_____” ____________________20____ ilə_______________ №-li fondda
faktiki olaraq___________________________________________________________ iş mövcuddur.
Arxiv işləri bölməsinin rəisi: ______________________ ____________________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix________________________
Axtarış aparılmış şəxslərin vəzifələri:: _______________________ __________________________
(imza) (soyadı, a.,a…)
Tarix________________________
Format A 4 (210 x 297)
(5.11.3, 5.11.4-cü-bəndlərə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi “Təsdiq edirəm”
Ədliyyə Nazirinin müavini
________________ ________________________
Biz,________________________________________________________________________________
bu aktı tərtib etdik ondan ötrü ki, _____________________________________________________
(xüsusi fond bölməsinin adı)
a) Arxiv işləri bölməsinin otaqlarının təsviri____________________________________________
__________________________________________________________________________________;
b) Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyatında olan işlərin ümumi sayı__________________________
__________________________________________________________________________________;
c) Qeydiyyat sənədlərinin, elmi-məlumat aparatının mövcudluğu və təsviri
__________________________________________________________________________________;
ç) Texniki və digər avadanlığın mövcudluğu və təsviri___________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
__________________________ ____________________ ___________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a,a…)
_________________________ ___________________ _____________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a,a…)
Tarix_______________________________
Komissiyanın üzvləri:
_______________________ _____________________ _____________________________________
(vəzifələr) (imzalar) (soyadları, a, a…)
Tarix_______________________
Qeyd: 1. Təhvil-qəbul aktına komissiya tərəfindən işlərin mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılması aktı və ya ayrı-ayrı mühafizəxanalara cavabdeh olan şəxslərin (belə bölgü varsa) öhdələrində olan sənədlərin mövcudluğu haqqında arayışlar əlavə edilir.
2. Zəruri hallarda akta bu aktın müvafiq bəndlərinə dair ətraflı arayışlar əlavə edilə bilər.
Format A 4 (210 x297)
(5.11.6-cı bəndə dair)
PX-nin Arxiv işləri bölməsi “Təsdiq edirəm”
Ədliyyə Nazirinin müavini
________________ ___________________
Biz, ________________№-li mühafizəxanaya sabiq cavabdeh _______________________________
(vəzifəsi, soyadı, a.,a…)
və yeni təyin edilmiş________________________________________ həmin aktı tərtib etdik ondan
(vəzifəsi, soyadı, a., a…)
ötrü ki, birinci öhdəsində olan işləri təhvil verdi, ikinci isə qəbul etdi:
Cəmi:_________________________
_________________________ _____________________ __________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a,a…)
___________________________ ___________________ __________________________________
(vəzifə) (imza) (soyadı, a,a…)
Tarix________________________
Arxiv işləri bölməsinin rəisi: _____________________ __________________________________
(imza) (soyadı, a,a…)
Tarix________________________
Komissiyanın üzvləri:
____________________________ __________________ __________________________________
(vəzifələr) (imzalar) (soyadları, a,a…)
Tarix________________________
Qeyd: 1. Təhvil-qəbul aktına işlərin mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılması aktları əlavə edilir.
2. Təhvil-qəbul aktında mühafizəxanadakı qeydiyyat sənədlərinin, elmi-məlumat aparatının, texnoloji və digər avadanlığın, ştampların mövcudluğu göstərilir.
Format A 4 (210 x 297)
(6.5.10-cu bəndə dair)
İndeks___________________________________
Hadisənin tarixi ___________________________
Hadisənin yeri ____________________________
Məzmun:____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Arxiv işləri bölməsinin aidiyyəti _______________________________________________________
Fodun adı ___________________________________________________________________________
Fond №_______________ Siyahı №______________ İş №_____________ Vərəqlər№___________
Kartoçkanı tərtib etdi _________________________________________________________________
(vəzifə, soyad, tarix)
_____________________________________________________________________________________
Format A 6 ( 105 x 148)
(7.7.13, 7.7.22, 7.7.23-cü bəndlərə dair)
Cild №______________________________
Başlanıb ____________________________
Tamamlanıb _________________________
Format A 4 ( 210 x297)
30 №-li formanın davamı
İş kimə (hara) verilib (göndərilib)
İşlərin qəbul edilməsinə dair imza
İşi göndərən əməkdaşın imzası
İşin qaytarılma tarixi və işi qəbul edən Arxiv işləri bölməsinin əməkdaşlarının imzası
Format A 3 (297 x 420)
(7.8.7-ci bəndə dair)
Mövzu:_____________________________________________________________________________
_________________________ ____________________ ____________________________________
(rütbə) (imza) (soyadı, a,a…)
Arxiv işləri bölməsinin rəisi:
____________________ _____________________________________
(imza) (soyadı, a,a…)
Tarix_____________________
Format A 4 (210 x 297)
1. 19 iyun 2007-ci il tarixli 3316 nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Orqanı (Azərbaycan Respublikasının Normativ Aktlarının Bülleteni, 2007-ci il, № 05-06)
2. 30 sentyabr 2021-ci il tarixli 10-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiya Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202109300010, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 30 sentyabr 2021-ci il)
3. 5 iyul 2023-cü il tarixli 8-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiya Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202307050008, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 5 iyul 2023-cü il)
4. 13 oktyabr 2023-cü il tarixli 10-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiya Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202310130010, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 13 oktyabr 2023-cü il)