1.1. Bu Təlimat Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2000-ci il 6 mart tarixli 351 saylı Sərəncamı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət geoloji İnformasiya Fondunun yaradılması və aparılması” Qaydalarına uyğun tərtib edilmiş və Dövlət geoloji İnformasiya Fonduna daxil olan geoloji informasiyanın qəbulu, sistemləşdirilməsi, saxlanması qaydaları və şərtlərini müəyyən edir.
1.2. “Dövlət geoloji İnformasiya Fondunun yaradılması və aparılması” Qaydalarının III hissəsində nəzərdə tutulmuş yer təkinin geoloji öyrənilməsi və istifadəsi üzrə işlərin nəticələrini əks etdirən hesabat sənədləri Dövlətgeolkomun Dövlət geoloji İnformasiya Fondu (bundan sonra Fond) tərəfindən qəbul edilir, sistemləşdirir və saxlanılır.
2.1. Müvafiq qaydada Fondda dövlət qeydiyyatına alınmış bütün işlər tamamlandıqdan sonra onların nəticələri haqqında hesabat sənədləri “geoloji hesabatların tərtibi və tərkibi Qaydaları”na uyğun olaraq tərtib edilməli və icraçı təşkilatın rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edildikdən sonra geoloji hesabatın bir nüsxəsi göndəriş məktubu ilə birlikdə Dövlətgeolkoma təqdim edilməlidir.
2.2. Dövlətgeolkoma təqdim edilən hesabat sənədləri geoloji hesabatların tərtibi və tərkibinə olan tələbat əsasında Fondun geoloji sənədlərin sistemləşdirmə qrupu tərəfindən yoxlanılır.
2.3. Fondun geoloji sənədlərin sistemləşdirmə qrupu təqdim edilən hesabat sənədlərində aşağıdakıları yoxlayır:
2.3.1. geoloji hesabatların tərkib hissəsi olan lazımi sənədlərin mövcudluğunu: - Titul səhifəsi. Bu səhifədə icraçı təşkilatın adı, hesabatın məxfilik dərəcəsi, dövlət qeydiyyat nömrəsi, müəlliflərin adı, soyadı, atasının adı, hesabatın tam adı, kitab və qovluqların sayı göstərilir, icraçı təşkilatın rəhbərinin imzası və möhürü ilə təsdiqlənir; - İnformasiya vərəqi. Bu vərəqdə hesabatın adı və müəllifləri göstərilməklə, yerinə yetirilən işlərin məqsədi, məzmunu və əldə edilən müsbət nəticələr haqqında qısa səciyyə verilir; - Yerinə yetirilmiş işlərin smeta və faktiki dəyəri haqqında arayışda iş növləri üzrə görülmüş işlərin smeta dəyəri və faktiki xərclər göstərilir; - hesabatın təsdiqi protokolunda onun nömrəsi, ijlasın tarixi və gündəliyi, iştirakçılar, iclasın gedişi, məruzənin müzakirəsi haqqında qısa məlumat, hesabata verilən qiymət göstərilir, iclasın sədri və katibi tərəfindən imzalanır və möhürlə təsdiqlənir.
2.3.2. Hesabatın səhifələrinin, jədvəllərin, sxem və fotoşəkillərin, qrafik əlavələrin mündəricata uyğun yığılması və onun nəfis tərtibatını, geoloji informasiyanın açıq və ya bağlı olmasından asılı olaraq onun mövcud qaydalara uyğun olaraq tərtib olunmasını (icraçı şəxsin imzası, məsul şəxsin imzasını təsdiqləyən möhürlərin, künc ştamplarının mövcudluğu daxil olmaqla);
2.4. Hesabat və xəritələrin tərtibatı və tutumunda müəyyən çatışmazlıqlar aşkar edildikdə onlar müvafiq düzəlişlər edilmək üçün geri qaytarılır. Düzəlişlər aparıldıqdan sonra hesabata Fondda yenidən baxılır.
2.5. geoloji informasiya Fonda qəbul edildikdə icraçı təşkilata geoloji materialın Dövlət geoloji İnforimasiya Fonduna qəbulu haqqında bildiriş təqdim edilir (əlavə № 1).
3.1. Fonda qəbul edilən geoloji informasiya sistemləşdirilmək üçün kataloqlaşdırılır. hesabatın inventar nömrəsi, müəlliflərin adı, soyadı, atasının adı, təqdim edilən materialın tam adı (işin müddəti göstərilməklə), tərtib edildiyi yer və il, icraçı təşkilatın adı, hesabatın tutumu qeyd olunmaqla 3 ədəd (müəlliflər, iş növü və coğrafi məkan üzrə) kataloq vərəqləri tərtib olunur. Kataloq vərəqləri əlifba sırası ilə Fondun kataloquna düzülür.
3.2. geoloji informasiyanın növündən asılı olaraq informasiya 9 bölmə üzrə kataloqlaşdırılır və sistemləşdirilir: - Ümumi geologiya; - Hidrogeologiya; - Mühəndisi-geologiya; - Geofizika; - Faydalı qazıntılar; - geoloji-kəşfiyyat işlərinin texnikası, texnologiyası və üsulları; - geoloji-kəşfiyyat işlərinin təşkili, iqtisadiyyatı və planlaşdırılması; - Elmi-Texniki informasiya; - Biblioqrafiya.
4.1. geoloji informasiya arxiv sənədlərinin qorunub saxlanması tələblərinə uyğun xüsusi saxlama otaqlarında qorunub saxlanılır.
4.2. Saxlama otaqlarında temperatur (c160) - (c180) S və havanın nəmliyi (50-60 %) olmaqla, təmizlik rejimi təmin olunur.
4.3. geoloji informasiya saxlama otaqlarında bölmələr üzrə metal konstruksiyalı rəflərə yığılır.
4.4. Saxlama otaqları xüsusi mühafizə recimi ilə təmin olunur.
4.5. Fondda saxlanılan geoloji informasiya köhnəlmə dərəcəsindən asılı olaraq vaxtaşırı bərpa olunur.
4.6. Fondda saxlanılan geoloji informasiyanın konfidensiallığı müvafiq qaydada qorunur.