1.1. Bu Qayda qeydiyyat şöbələrinin, o cümlədən Azərbaycan Respublikası vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının arxivinin, Naxçıvan Muxtar Respublikası vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının arxivinin (bundan sonra qeydiyyat şöbələrinin) və rayon tabeli şəhərlərdə, qəsəbələrdə və kəndlərdə rayon, şəhər rayonu icra hakimiyyəti nümayəndəliklərinin (bundan sonra müvafiq olaraq “icra hakimiyyətinin nümayəndəliyi”) vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı sahəsində fəaliyyətinin yoxlanılmasının üsullarını müəyyən edir.
1.2. Yoxlama zamanı Azərbaycan Respublikası Konstitusiyasının, Azərbaycan Respublikasının digər qanunlarının, bu qanunlara uyğun olaraq qəbul edilmiş qanunvericilik aktlarının, Azərbaycan Respublikası Ailə Məcəlləsinin, “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı Qaydası”nın, “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı üzrə kargüzarlığın aparılması qaydası haqqında Təlimat”ın, həmçinin Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin, Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin kollegiya qərarlarını, əmr və göstərişləri rəhbər tutulur.
1.3. “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı Qaydası”na uyğun olaraq qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin fəaliyyəti iki ildə bir dəfədən az olmayaraq yoxlanılır.
1.4. Qeydiyyat şöbələrinin yoxlanılması Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyinin Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsi rəisinin, Naxçıvan Muxtar Respublikası ərazisində isə müvafiq olaraq Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən təsdiq edilən yoxlama planına əsasən aparılır.
Qeydiyyat şöbəsinin fəaliyyəti bir qayda olaraq Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsi, Naxçıvan Muxtar Respublikası ərazisində Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyi, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı sahəsindəki fəaliyyəti isə rayon qeydiyyat şöbəsi tərəfindən yoxlanılır.
1.5. Daxil olmuş ərizə və şikayətlər (müraciətlər, məlumatlar) əsasında Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyi və Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyi rəhbərliyinin, Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsi rəisinin tapşırığı əsasında yoxlama həyata keçirilə bilər.
1.6. Yoxlama aparan şəxs qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin bu sahədə fəaliyyətini əks etdirən sənədləri öyrənməlidir.
1.7. Qeydiyyat şöbəsinin müdiri, icra hakimiyyətinin nümayəndəsi yoxlama aparan şəxsə bu sahədə fəaliyyətinə aid bütün sənədləri təqdim etməyə borcludur.
1.8. Yoxlama qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin iş fəaliyyəti dayandırılmadan aparılır.
1.9. Yoxlamanın müddəti bir qayda olaraq 7 (yeddi) gündən artıq olmamalıdır. Zərurət yarandıqda həmin müddət artırıla bilər.
2.1. Yoxlama zamanı aşağıda göstərilənlər araşdırılmalıdır:
2.1.1. Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qüvvədə olan qanunvericiliyə uyğun dövlət qeydiyyatına alınması vəziyyəti;
2.1.2. Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı ilə bağlı əhaliyə hüquqi xidmət işinin təşkili (iş rejiminə, əmək intizamına riayət edilməsi) habelə qeydiyyat şöbəsinin əyani vəsaitlərlə təchiz edilməsi;
2.1.3. Əməkdaşların nəzəri və peşə hazırlığı (qanunların, normativ hüquqi aktların, Ədliyyə Nazirliyinin kollegiya qərarlarının, əmr və göstərişlərinin əməkdaşlar tərəfindən öyrənilməsi və icra olunması vəziyyəti);
2.1.4. Əvvəlki yoxlama ilə aşkara çıxarılmış nöqsanlar, onların təhlili və aradan qaldırılması üçün görülmüş tədbirlər;
2.1.5. İlin yekununda ayrı-ayrı qeydiyyat əməliyyatlarının rəsmiləşdirilməsi sahəsindəki təcrübənin ümumiləşdirilməsi, bununla bağlı təkliflərin verilməsi, fəaliyyətində tətbiq edilməsi;
2.1.6. Azərbaycan Respublikasının Səhiyyə Nazirliyi ilə əməkdaşlığın vəziyyəti;
2.1.7. İşin planlaşdırılması vəziyyəti (planda nəzərdə tutulan məsələlərin aktuallığı, icra vəziyyəti, görülmüş tədbirlər və sair);
2.1.8. İş bölgüsünün aparılması, bu bölgünün iş həcminə uyğunluğu və ona riayət olunması;
2.1.9. qeydiyyat şöbəsində, icra hakimiyyəti nümayəndəliyində vətəndaşların qəbulu işinin təşkili;
2.1.10. Vətəndaşların müraciətlərinə qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş qaydada və müddətlərdə baxılması (qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin həmin dövrdəki fəaliyyəti ilə bağlı daxil olmuş ərizə və şikayətlərin sayı, verilən cavabların əsaslılığı və dolğunluğu);
2.1.11. Daxil olmuş təkrar ərizələrin sayı və onları doğuran səbəblərin araşdırılması;
2.1.12. Vətəndaşlıq vəziyyəti akt qeydlərinin tərtib edilməsi, məlumatların Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktları” avtomatlaşdırılmış qeydiyyat informasiya sisteminə ötürülməsi və onların həmin qeydlərə uyğunluğu;
2.1.13. Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarındakı qeydlərin Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktları” avtomatlaşdırılmış qeydiyyat informasiya sistemində saxlanılan məlumatlarla tam uyğun olması;
2.1.14. Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktları” avtomatlaşdırılmış qeydiyyat informasiya sisteminin imkanlarından qeydiyyat şöbəsinin gündəlik fəaliyyətində istifadəsi;
2.1.15. Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydə alınmasına (qeydiyyat “Elektron məhkəmə” informasiya sistemi vasitəsi ilə daxil olmuş məhkəmə qətnaməsindən çıxarışa əsasən aparıldıqda şəhadətnamənin verilməsinə) görə dövlət rüsumunun ödənilməsi;
2.1.16. Aparılmış əməliyyatlara görə dövlət rüsumunun ödənilməsindən azadolmaların əsaslılığı;
2.1.17. Şəhadətnamə blanklarının uçotu və saxlanılması, vaxtlı-vaxtında təmin olunması vəziyyəti;
2.1.18. Şəhadətnamələrin doldurulması qaydası;
2.1.19. Qüsurlu blankların Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyinə qaytarılması, eləcə də doldurularkən korlanmış, tapılmış, digər qeydiyyat şöbəsi və icra hakimiyyətinin nümayəndəliyi tərəfindən göndərilmiş və 6 ay ərzində vətəndaşlar tərəfindən alınmamış şəhadətnamələrin məhv edilməsi vəziyyəti;
2.1.20. Kargüzarlıq işlərinin təşkili, onun dövlət dilində və latın qrafikası ilə aparılması, arxiv sənədlərinin saxlanılması vəziyyəti;
2.1.21. Kargüzarlığın aparılması zamanı texniki vasitələrdən istifadə edilməsi;
2.1.22. Statistik hesabatların düzgünlüyü;
2.1.23. Vətəndaşın soyadı, adı, atasının adının dəyişilməsi və ölüm faktının qeyd olunması ilə əlaqədar məlumatların və şəxsiyyət vəsiqələrinin müvafiq dövlət orqanlarına göndərilməsi;
2.1.24. Hüquqi maarifləndirmə işinin vəziyyəti.
Qeyd: Qeydiyyat şöbəsi hər ay icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin hesabatını qəbul edərkən onlar tərəfindən vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatının aparılmasına, vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyat şəhadətnamələri blanklarının müəyyən olunmuş uçot və saxlanılma qaydalarına əməl olunmasına, ölmüş şəxslərin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədlərin, hərbi biletlərin təhvil verilməsinə nəzarət edir.
3.1. Qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı sahəsində fəaliyyəti yoxlanılarkən aşkara çıxarılan nöqsanların aradan qaldırılmasında qeydiyyat şöbəsinin müdirinə, icra hakimiyyəti nümayəndəsinə köməklik edilir.
3.2. Qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin fəaliyyətinin yoxlanılması başa çatdıqda yoxlamanı aparan şəxs tərəfindən yoxlamanın nəticəsi haqqında iki nüsxədən ibarət arayış tərtib edilir.
Arayışda bu Qaydanın II bölməsində göstərilənlərdən əlavə aşağıdakılar da öz əksini tapmalıdır:
- yoxlama aparan şəxsin vəzifəsi, soyadı, adı, atasının adı;
- yoxlamanın aparılmasının əsaslan;
- yoxlamanın əhatə etdiyi dövr;
- fəaliyyəti yoxlanılan orqan barədə məlumat (adı, ünvanı, əməkdaşları və s.);
- sonuncu yoxlama ilə aşkar edilmiş nöqsanlar və görülmüş tədbirlər barədə qısa məlumat;
- yoxlanılan dövr ərzində yol verilmiş qanun pozuntusu və nöqsanlar, onların aradan qaldırılması üçün təkliflər;
- yoxlama ilə aşkar edilmiş nöqsanların aradan qaldırılması üçün yerində görülmüş tədbirlər;
- yoxlama aparan şəxsin qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin fəaliyyətinə dair rəyi.
3.3. Qeydiyyat şöbəsinin, icra hakimiyyəti nümayəndəliyinin əməkdaşları arayışla tanış olmalı və onu imzalamalı, arayışda göstərilənlərə münasibətini bildirməli, yol verilmiş nöqsanlara dair izahat verməlidirlər.
3.4. Qeydiyyat şöbəsinin fəaliyyətinin yoxlanılmasına dair arayışın birinci nüsxəsi Ədliyyə Nazirliyinin Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsinə, Naxçıvan Muxtar Respublikası ərazisində Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinə təqdim edilir, ikinci nüsxəsi isə yoxlanılan orqanda saxlanılır.
3.5. Yoxlamanın nəticələri Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsinin rəisinə (müavininə), məruzə edilir, yoxlama aparan şəxsin və fəaliyyəti yoxlanılan qeydiyyat şöbəsi əməkdaşlarının iştirakı ilə Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsi rəisinin və ya onun müavininin yanında müzakirə olunur. Zəruri hallarda yoxlamanın nəticələri Ədliyyə Nazirliyinin rəhbərliyinə məruzə edilir və intizam məsuliyyəti məsələsinə baxılır.
Naxçıvan Muxtar Respublikası ərazisində yoxlamanın nəticələri Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyi rəhbərliyinə məruzə edilir və Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin müəyyən etdiyi qaydada müzakirə olunur.
3.6. Müzakirədən sonra saxlanılması üçün yoxlama materialları Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsinin ümumi şöbəsinə, Naxçıvan Muxtar Respublikası ərazisində Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyi Aparatının müvafiq səlahiyyətli struktur qurumuna təhvil verilir və Ədliyyə Nazirliyinin arxivinə təhvil verilənədək orada saxlanılır.
Qeyd: Qeydiyyat şöbəsi icra hakimiyyəti nümayəndəliyində vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı aparılarkən qanun pozuntusu və nöqsanlara yol verildiyini aşkar edərsə, tədbir görülməsi üçün bu barədə yerli İcra hakimiyyəti orqanına məlumat verməlidir. Göstərilən hallar mütəmadi baş verdikdə və ya ciddi nöqsanlar mövcud olduqda bu barədə müvafiq tədbirlərin görülməsi üçün Ədliyyə Nazirliyinin Notariat, qeydiyyat və reyestr baş idarəsinə, Naxçıvan Muxtar Respublikası ərazisində Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinə məlumat verilməlidir.
1. 20 iyun 2007-ci il tarixli 3323 nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Orqanı (Azərbaycan Respublikasının Normativ Aktlarının Bülleteni, 2007-ci il, № 05-06)
2. 30 sentyabr 2021-ci il tarixli 7-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiya Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202109300007, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 30 sentyabr 2021-ci il)
3. 13 aprel 2023-cü il tarixli 1-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiya Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202304130001, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 13 aprel 2023-cü il)
4. 30 may 2023-cü il tarixli 7-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiyasının Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202305300007, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 30 may 2023-cü il)
5. 13 dekabr 2023-cü il tarixli 17-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiyasının Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202312130017, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 14 dekabr 2023-cü il)
6. 2 aprel 2025-ci il tarixli 4-N nömrəli Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Kollegiyasının Qərarı (Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi 15202504020004, Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix 2 aprel 2025-ci il)