Notariuslar və notariat hərəkətləri aparan digər vəzifəli şəxslər hər bir halda müvafiq notariat hərəkətləri apararkən bunun üçün müraciət etmiş şəxslərin, onların nümayəndələrinin və ya idarələrin, müəssisələrin və təşkilatların nümayəndələrinin şəxsiyyətini müəyyən etməlidirlər.
Əqdlər təsdiq edilərkən və Azərbaycan Respublikası qanunvericiliyində nəzərdə tutulan hallarda bəzi başqa notariat hərəkətləri aparılarkən əqdlərin iştirakçılarının və notariat hərəkətlərinin aparılması üçün müraciət etmiş digər şəxslərin imzalarının həqiqiliyi yoxlanılmalıdır.
Əqdlər təsdiq edilərkən əqdlərdə iştirak edən şəxslərin fəaliyyət qabiliyyəti aydınlaşdırılmalıdır və hüquqi şəxslərin hüquq qabiliyyəti yoxlanılmalıdır. Əqd nümayəndə tərəfindən aparıldıqda onun səlahiyyəti yoxlanılmalıdır.
Notariat qaydasında təsdiq edilən əqdlər, habelə ərizələr və başqa sənədlər notariusun və ya notariat hərəkəti aparan digər vəzifəli şəxsin iştirakı ilə imzalanmalıdır. Əgər əqd, ərizə və ya başqa sənəd göstərilən vəzifəli şəxslərin iştirakı olmadan imzalanmışsa, onu imzalayan şəxs sənədi özünün imzaladığını şəxsən təsdiq etməlidir. Şəxs əqdi, ərizəni və ya başqa sənədi fiziki çatışmazlığına, xəstəliyinə və ya hər hansı başqa səbəbə görə özü imzalaya bilmədikdə əqdi, ərizəni və ya digər sənədi onun tapşırığı ilə, onun iştirakı ilə və notariusun, yaxud notariat hərəkəti aparan digər vəzifəli şəxsin iştirakı ilə başqa şəxs imzalaya bilər. Belə halda notariat hərəkətinin aparılması üçün müraciət etmiş şəxsin sənədi özünün imzalaya bilmədiyinin səbəbi göstərilməlidir.
Notarius və müvafiq icra hakimiyyəti orqanı idarələrin, müəssisələrin, təşkilatların onlara məlum olan vəzifəli şəxslərinin şəxsi müraciətləri zamanı alınmış və həqiqiliyi şübhə doğurmayan imzalarının nümunələri vardırsa, həmin vəzifəli şəxslərin hər dəfə gəlməsini tələb etməyə bilərlər.